Будьте организованы: очистите контакты Gmail

"Где адресная книга?"

Это один из самых распространенных вопросов, которые задают новые пользователи Gmail. Если многие люди не могут даже найти свои контакты Gmail / Google, вам лучше поверить, что система не является удивительно интуитивно понятной или простой в управлении. (В этой статье я использую контакты Google и контакты Gmail взаимозаменяемо, поскольку они действительно одно и то же.)

Даже если вы знаете, что область контактов в вашей Gmail существует, есть большая вероятность, что это зона бедствия с неопознаваемыми адресами электронной почты и, возможно, даже телефонными номерами, которые все расплывчато сгруппированы как другие контакты.

В моей учетной записи Gmail было более тысячи записей в группе «Другие контакты». Я решил, что это неприемлемо, поэтому я начал очищать свои контакты Gmail. Я поделюсь здесь тем, что я сделал, что я узнал, и несколькими альтернативными решениями, которые я рекомендую использовать, если вы не хотите возиться с грязными контактами Gmail.

Последний вариант, использующий что-то еще, на самом деле и является тем, что я рекомендую. Очистка контактов Google требует большой ручной работы, особенно если у вас есть тысячи «других» контактов. Существует так много замечательных приложений и сервисов для управления контактами, которые действительно хорошо работают и подключаются прямо к вашей учетной записи Gmail, если вы предпочитаете идти по этому пути.

5 фактов о Gmail / Google Контакты

Контакты Gmail работают не так, как многие другие менеджеры контактов, поэтому знание нескольких основных принципов может очень помочь. Вот пять фактов, которые могут пролить некоторое понимание:

• Как попасть в адресную книгу Gmail? Он скрыт под большой почтой в левом верхнем углу интерфейса. Нажмите на Почту, и вы увидите раскрывающийся список для контактов. Или войдите в Google и перейдите на страницу google.com/contacts.
• Когда вы отвечаете (включая «ответить всем») или пересылаете электронное письмо, Google автоматически добавляет всех и каждого в цепочке в ваш список контактов, если вы не отключили эту функцию. Кроме того, если вы используете устройство Android, ваши контакты Google могут также содержать списки телефонных номеров, которые вы набрали, в зависимости от того, как настроена ваша учетная запись на устройстве.
• В контактах Google есть инструмент слияния, но он не всегда работает или выглядит не так, как вы ожидаете (подробнее об этом позже).
• Контакты Google получают информацию о классификации как из Gmail, так и из Google+ (группы и круги соответственно), но они не синхронизируются, хотя иногда кажется, что они должны это делать.

Теперь давайте разберемся с некоторыми советами и инструкциями по очистке контактов Google.

Очистка контактов Google

Понимать группы контактов и круги

Как только вы попадете в Контакты Google (снова щелкните логотип Почты в верхнем левом углу и выберите Контакты), первое место, на которое вы обращаете внимание, это списки, которые появляются в левой рамке.

Как вы можете видеть в моем аккаунте, у меня есть несколько основных разделов: Мои контакты, Круги, С наибольшим числом контактов и Другие контакты. Мои контакты и круги имеют подгруппы. Число в скобках после названия группы указывает, сколько человек в этой группе.

Мои контакты - это люди из Gmail, которые я добавил в качестве контактов. Круги - это информация о ваших знакомых и знакомых в Google+, которая не имеет ничего общего с электронной почтой. Когда вы просматриваете список людей из ваших контактов Gmail (например, используйте панель поиска, чтобы найти всех по имени Смит), вы также можете увидеть, есть ли эти люди в каком-либо из ваших кругов Google+, так как эта информация отображается далеко. Право их имен. Таким образом, между группами контактов и кругами есть некоторое совпадение, но не так много, хотя люди в ваших кругах полностью появляются в ваших контактах Google.

Смущены еще?

Больше всего контактов - 20 лучших людей, с которыми вы обменялись большей частью электронной почты, даже если вы молчали. Другими словами, это не люди, которым вы отправляете электронные письма наиболее часто, и не последние, так как они смотрят на всю вашу историю электронной почты. Ваш бывший три года назад вполне мог попасть в топ-20.

Последняя группа «Другие» - это все остальные из Gmail (и, возможно, с вашего устройства Android, как я упоминал ранее), с которыми вы когда-либо связывались.

Найти и объединить

На мой взгляд, лучше всего начать с поиска дубликатов контактов в группе «Другие контакты» (или во всех контактах Google, если у вас еще нет подгрупп) и их объединения.

Нажмите «Другие контакты», затем выберите «Дополнительно» в верхней части страницы и в раскрывающемся меню выберите «Найти и объединить дубликаты». Появится сводка, которая позволит вам просмотреть сведения о возможных слияниях, прежде чем принять действие. Не забудьте проверить этот список на наличие общих имен, которые на самом деле могут быть двумя разными людьми.

Теперь, если этот список невероятно длинный, вам нужно отменить и повторить функцию поиска / слияния в небольшой подгруппе ваших контактов. Вы можете просто выбрать другую подгруппу из этой левой линии или выполнить поиск, например, поиск по домену (например, поиск всех адресов электронной почты с помощью pcmag.com). В любом случае, это даст вам более управляемый кусок потенциальных дубликатов для просмотра. Повторите по мере необходимости.

Посмотрите официальные инструкции Google для поиска и объединения контактов для получения более подробной информации.

Назначить людей в группы, добавить детали

Чуть ниже этой записи для других контактов вы можете увидеть новую группу. Если вы хотите классифицировать свои контакты по разным группам, это следующая область контактов Google, которая должна привлечь ваше внимание.

Чтобы иметь кого-то в любой группе, вы также должны перечислить его в Мои контакты. Так оно и есть.

Чтобы добавить людей в группы, используйте кнопку со значком трех голов. Это довольно очевидно, но для получения более подробной информации смотрите инструкции Google по редактированию контактов.

Я еще не продал группы, которые по-настоящему ценны, поскольку я использовал их только в ограниченной степени, но я мог предвидеть некоторые сценарии, в которых они могли бы быть полезными. Например, одна группа, которую я создал, - это руководители технических компаний. Если я когда-нибудь уложусь в срок и отчаянно нуждаюсь в цитате, это наверняка поможет узнать, с кем в технологической отрасли я напрямую связан (в отличие от подключения через PR-фирму) в прошлом.

Если бы у меня было безграничное время (у кого?), Я бы серьезно усилил раздел «заметок» о людях. Нажмите на любого человека в вашем списке контактов, и вы можете добавить типичную информацию адресной книги, а также фотографию и заметки.

В моей личной учетной записи Gmail было бы полезно добавить подробности для специалистов по связям с общественностью, поскольку их адреса электронной почты и даже предыдущие сообщения не всегда помогают мне определить, представляют ли они компанию или продукт, который мне нужно исследовать.

Отключить функцию автоматического добавления

Если после просмотра списка «Другие контакты» вы обнаружите, что это в основном нежелательные («общие» адреса и т. Д.), Я бы рекомендовал отключить функцию автоматического добавления.

Перейдите к значку шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Настройки». Оставайтесь на вкладке Общие и прокрутите вниз, чтобы найти «Создать контакты для автозаполнения» (это два ниже вашего профиля изображения).

Заинтересованы в других приложениях и сервисах?

Допустим, прочитав эту информацию, вы решили просто не использовать Google Контакты. Я не могу винить тебя. Вот еще несколько мест, где можно хранить адресную книгу, чтобы вы могли автоматически получать и добавлять информацию из своих контактов Google.

Контакты LinkedIn и LinkedIn. Реальная проблема, с которой я сталкиваюсь при управлении своей собственной адресной книгой, заключается в том, что трудно поддерживать актуальность информации. Я не должен нести ответственность за обновление вашего названия должности и адреса электронной почты при смене работодателя. Это на тебе, приятель. И именно поэтому я люблю LinkedIn в качестве адресной книги. Обновлять информацию намного проще, если все ваши контакты отвечают за содержание.

LinkedIn работает очень хорошо, помогая вам найти контакты и их основную информацию, но специальное приложение под названием LinkedIn Contacts идет немного дальше в этом направлении.

Если вы подключите свою учетную запись LinkedIn к Gmail, профессиональный сетевой веб-сайт порекомендует «людей, которых вы знаете», основываясь на информации, найденной в Google. Некоторые люди действительно ненавидят это, но это может быть ценным, в зависимости от того, насколько мощная ваша учетная запись LinkedIn.

С другой стороны, у вас также есть возможность экспортировать контакты LinkedIn, а затем импортировать их в Gmail.

iOS контакты. Если вы пользователь iPhone или iPad, вы можете синхронизировать свои контакты Google с вашим устройством iOS, чтобы вы могли просто использовать приложение контактов Apple в качестве основной адресной книги. Инструкции немного отличаются для пользователей Google Apps.

Легко сделать и iOS. Еще один способ управления контактами iOS - это приложение EasilyDo и его новая (платная) функция, которая называется Catch All Contacts. Когда вы запускаете «Поймать все контакты», EasilyDo в течение последних двух лет просматривает вашу электронную почту для получения контактной информации из тела сообщений и сохраняет ее в приложении «Контакты iOS». Хотя приложение EasilyDo бесплатное, эта функция стоит $ 39, 99 (один раз) за учетную запись электронной почты. К сожалению, эта функция недоступна для пользователей Android. о Easyly для iPhone и EasilyDo для Android в их соответствующих обзорах.

Cloze. Веб-приложение и мобильное приложение Cloze объединяет все ваши почтовые ящики, а также каналы социальных сетей и извлекает некоторую интересную информацию о ваших контактах. Это не совсем менеджер контактов, но он поддерживает старый добрый Gmail. Cloze может идентифицировать людей, которые важны для вас (так что вы можете повысить их эго, любя их посты в Facebook), а также людей, с которыми вы теряете связь. Как я уже сказал, это не совсем приложение для управления контактами, но оно очень удобно для того, чтобы дать вам представление о ваших контактах в Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook и других онлайн-аккаунтах.

Дополнительные советы по управлению контактами см. В статье «Организовать: 7 способов автоматической организации контактов». И когда вы будете готовы принять свой почтовый ящик Gmail, ознакомьтесь с 30 советами по Gmail, которые помогут вам завоевать электронную почту.