Организоваться: как отменить отправку в Outlook | Джилл Даффи

Иногда лучший способ работать с электронной почтой - вообще не отправлять сообщение, особенно если его содержание неверно или плохо продумано. После многолетнего тестирования своей кнопки «Отменить отправку» среди группы пользователей Gmail, сделавшей подписку, Google сделал эту любимую функцию доступной для всех. Отмена отправки - это отказоустойчивая система, которая дает вам до 30 секунд для отмены отправки электронного письма. Достаточно времени, чтобы задохнуться, вытащить ногу изо рта и убедиться, что сообщение никогда не увидит свет дня. Не все понимают, что Microsoft Outlook также имеет ряд параметров и опций для отзыва сообщения, задержки отправки сообщения и т. Д., Возможно, потому, что их нелегко найти или понять. Существует вариант, аналогичный кнопке «Отменить отправку» в Gmail, но он не интуитивно понятен для поиска или использования. Вот как это работает и как его настроить.

Как работает Отмена отправки

Чтобы понять, как отмена отправки работает в Outlook, сначала нужно понять, как она работает в Gmail. Чтобы получить кнопку «Отменить отправку» в Gmail, вы должны включить эту функцию и указать количество времени, которое вы хотели бы дать себе, чтобы иметь возможность остановить отправку сообщения. Максимальное количество времени составляет 30 секунд, и этот вариант я рекомендую.

Когда вы включаете настройку, то, что вы на самом деле делаете, это создает автоматическую задержку или задержку для каждого отправленного сообщения, что, в свою очередь, создает возможность для вас отменить его. Итак, вы ничего не удаляете. Вы просто останавливаете действие до его начала. Конечно, «отменить отправку» более лаконично и проще для понимания, чем «отложить отправку с ограниченной по времени возможностью отменить».

Microsoft, в своем типичном отсутствии перфорированности, предлагает то же самое в Outlook, за исключением того, что это двухэтапный процесс и требует больше труда для настройки.

Как настроить отмену отправки в Outlook

Как я уже сказал, настройка эквивалента кнопки отмены отправки Gmail в Outlook является двухэтапным процессом. Во-первых, вы должны создать правило, которое задерживает отправку всех сообщений. Я обобщу инструкции здесь:

1. Перейдите в Файл> Управление правилами и оповещениями> Новое правило.
2. Здесь, смотрите в разделе Начать с пустого правила. Выберите «Применить правило к сообщениям, которые я отправляю». Не добавляйте никаких других правил (т.е. оставляйте флажки пустыми).
3. Под списком действий выберите «отложить доставку на несколько минут». Вы можете отложить доставку до 120 минут, но это слишком долго. Я рекомендую 1 минуту, поэтому введите «1» (или сколько угодно минут), где написано «число».
4. Следуйте инструкциям, чтобы сохранить и назвать правило, и обязательно установите флажок «Включить это правило» перед выходом.

Следующий шаг - это тот, который вы делаете, когда случайно нажимаете Отправить на сообщении и хотите остановить его, прежде чем оно действительно отправится.

Ваше сообщение будет в вашем исходящем. Вот где он зависает в течение одной минуты задержки.

Самый быстрый способ убедиться, что он никуда не денется, - нажать кнопку «Работать автономно» (на вкладке «Отправить / получить»). Теперь вы можете либо перетащить сообщение в папку с черновиками, чтобы отредактировать его, либо щелкнуть правой кнопкой мыши на сообщении и удалить его.

Кто может использовать отмену отправки?

К сожалению, функция отмены отправки в Outlook доступна не всем. Приложение Outlook Mac просто не имеет его. Однако он доступен в Outlook для Windows 2016, 2013 и 2010.

Ранее я упоминал, что в Outlook есть другие варианты «отзыва» сообщений. Почему бы просто не использовать это вместо метода задержки и удаления? Есть несколько очень хороших ответов.

Во-первых, не всем пользователям Outlook доступны функции отзыва. С учетными записями Microsoft Exchange администратор должен сделать опции доступными. Многие организации предпочитают опускать его, и в свою защиту это довольно запутанная функция. Во-вторых, вы можете только вспомнить сообщения, отправленные другим людям в вашей организации, так что это не работает во всех случаях. В-третьих, если получатели уже открыли сообщение, вам не повезло. В-четвертых, получатели могут включить свою собственную функцию, которая по существу запрещает отзыв.

Надеюсь, что запутанного бизнеса по отозванным сообщениям достаточно, чтобы убедить вас вместо этого включить функцию задержки сообщений и использовать ее в своих интересах. Это лучший вариант, и он может спасти вас много горя!

Для получения дополнительных советов по электронной почте вы также можете прочитать 5 способов лучше написать по электронной почте, Как убить электронную почту с помощью правильного приложения для управления проектами и Прекратить борьбу с электронной почтой с большим количеством электронной почты.