Как сделать резервную копию вашей учетной записи электронной почты и получить к ней доступ в автономном режиме

В мире, где Wi-Fi есть везде, легко думать, что ваша электронная почта всегда будет вам доступна. Но даже Gmail иногда отключается. Или ваша школа или работа могут без предупреждения закрыть ваш почтовый ящик. Если вы постоянно застреваете в самолете без Wi-Fi, было бы неплохо по крайней мере иметь доступ к старым сообщениям.

Если вы теряете свою электронную почту, вам кажется, что вам не хватает руки, подумайте о резервном копировании вашего почтового ящика, чтобы вы могли получить к нему доступ, когда ваша веб-учетная запись в противном случае недоступна. Вы не сможете получить доступ к новым сообщениям, если интернет выйдет из строя, но вы сможете просмотреть весь свой архив, который иногда - все, что вам нужно для продолжения работы.

Как сделать резервную копию электронной почты

Существует несколько способов резервного копирования вашей электронной почты, например облачная служба Backupify или служба Google Takeout, которую можно использовать для загрузки архива ваших данных. Однако для обычного резервного копирования в автономном режиме я рекомендую пойти по старинке и настроить почтовый клиент для настольного компьютера, например Thunderbird.

Запускайте его время от времени в фоновом режиме, и он будет загружать сообщения со всех ваших учетных записей электронной почты, поэтому, если вы потеряете Интернет - или, не дай Бог, саму учетную запись - вы все равно сможете получить доступ к своим сообщениям.



Добавьте свои учетные записи в Thunderbird

Загрузите Thunderbird и установите его так же, как и любое другое приложение - оно доступно для Windows, macOS и Linux. Когда вы запустите его, он запросит имя пользователя и пароль для вашей учетной записи электронной почты.

Если вы используете обычную службу веб-почты, такую ​​как Gmail или Outlook, она определит для вас правильные настройки; в противном случае вам, возможно, придется нажать кнопку «Ручная настройка», чтобы самостоятельно ввести номера серверов и портов. (Их часто можно найти в разделе справки службы веб-почты.)

Как только вы добавите свою учетную запись в Thunderbird, она должна начать загружать ваши сообщения. Это может занять некоторое время, поэтому дайте ему сделать свое дело и вернитесь позже.



Настройте параметры протокола Thunderbird

При настройке почтового клиента вам может понадобиться сначала включить IMAP (протокол доступа к сообщениям в Интернете) и POP (протокол почтового отделения) в настройках веб-почты. Gmail, например, требует, чтобы вы включили его на этой странице. Если вы используете двухфакторную аутентификацию, вам может потребоваться сгенерировать пароль для конкретного приложения в настройках вашей веб-почты. Опять же, проверьте документацию службы электронной почты, если у вас возникли проблемы.

Когда вам предоставляется выбор между IMAP и POP, вы, как правило, хотите выбрать IMAP. IMAP пытается отразить то, что находится на сервере, поэтому, если вы удалите сообщение из своего почтового ящика на Gmail.com, это письмо также исчезнет из Thunderbird. POP, с другой стороны, немного устарел и создает совершенно отдельную базу данных на вашем компьютере.

Вы также хотите убедиться, что Thunderbird не удаляет сообщения с сервера после их загрузки. Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши учетную запись в Thunderbird, перейдя в « Настройки»> «Настройки сервера» и сняв флажки «Не более 14 дней» и «Пока я не удалю их» в разделе «Оставлять сообщения на сервере».



Настройте Thunderbird для загрузки всех сообщений

Каждый сервис использует IMAP немного по-своему. По умолчанию многие могут загружать ваши входящие, но не другие папки, поэтому вам нужно убедиться, что Thunderbird захватывает все ваши сообщения каждый раз, когда проверяет почту на сервере.

Есть несколько способов сделать это, но лучший способ скрыт в редакторе конфигурации Thunderbird. Перейдите в «Параметры» Thunderbird, перейдите в « Advanced»> «Config Editor» и нажмите кнопку «Я принимаю риск», когда появится соответствующий запрос. Найдите параметр mail.server.default.check_all_folders_for_new и дважды щелкните его, чтобы установить значение «True».

Отныне Thunderbird должен автоматически синхронизировать всю учетную запись, а не только папку «Входящие». Если этого не произойдет, вам может потребоваться выйти и перезапустить Thunderbird после добавления новой учетной записи или подождать, пока он захватит сообщения для каждой папки. Опять же, этот процесс может занять много времени, если у вас много старых сообщений, поэтому продолжайте выполнять другую работу и позвольте ей делать свое дело.

Когда это будет сделано, переведите компьютер в режим «В самолете» и изучите папки электронной почты, чтобы убедиться, что ваши сообщения доступны для чтения. Опять же, разные веб-службы могут реализовывать IMAP немного по-разному, поэтому, если вы не можете просматривать свои сообщения в автономном режиме, вам, возможно, потребуется немного покопаться и протестировать в течение нескольких дней, чтобы все работало правильно.

Если вы уверены, что Thunderbird загружает всю вашу почту, просто позвольте ей работать в фоновом режиме, пока вы используете компьютер. Если вы предпочитаете не тратить ресурсы, настройте планировщик задач Windows на запуск Thunderbird один раз в день или два, чтобы он обновлял свою локальную базу данных с помощью последних сообщений. Если вы когда-нибудь потеряете интернет, просто запустите Thunderbird, и он будет работать в автономном режиме, что позволит вам получить доступ к загруженному архиву, чтобы вы могли работать продуктивно.



Резервное копирование ваших резервных копий

Ваш ноутбук даже более уязвим к потере данных, чем служба электронной почты, поэтому, как только в вашей системе будет создана эта «резервная копия», вы, вероятно, захотите сделать резервную копию этой резервной копии.

Это должно быть довольно легко, так как в любом случае вы уже создаете резервную копию своего компьютера, верно? Если нет, у вас есть много вариантов. Просто убедитесь, что папка C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Thunderbird включена в ваши обычные резервные копии. Таким образом, если жесткий диск вашего компьютера выйдет из строя, вы можете восстановить папку старого профиля на новом компьютере и продолжать работу, как будто ничего не произошло.

Все это может показаться окольным процессом для чего-то столь редкого, но когда случится худшее, вы будете рады, что применили это.