Sap бизнес один профессиональный обзор и рейтинг

SAP SE - почтенный немецкий производитель программного обеспечения, обслуживающий в основном компании Global 1000 и специализирующийся на передовых базах данных, планировании ресурсов предприятия (ERP) и финансовом программном обеспечении, включая бухгалтерский учет в Главной книге. SAP ERP (ранее SAP R3) является одним из наиболее широко внедряемых приложений ERP на мировом рынке и придерживается традиционного пути внедрения, обычно требующего обширной настройки, многолетних путей внедрения и сотен тысяч долларов в виде платы за консультационные услуги.

Тем не менее, в этом обзоре мы рассмотрим SAP Business One (который начинается с 82 долл. США на пользователя в месяц за размещенную профессиональную версию); он представляет предложение компании для малых и средних предприятий (МСП). Мы проверяем это как с точки зрения общего финансового учета, так и с точки зрения ERP. Я тестировал версию SAP Business One для собственной базы данных HANA и аналитического механизма SAP; Однако Business One также доступен в версии Microsoft SQL Server (на случай, если вам это удобнее). Однако только Business One для HANA предлагает мультивалютность, в то время как версия Microsoft SQL Server предназначена для использования исключительно в США.

В большинстве систем бухгалтерского учета и ERP для малого и среднего бизнеса все еще используется модульный подход, позволяющий объединить финансовый учет, управление взаимоотношениями с клиентами, управление персоналом (HR) и сложное управление запасами. SAP Business One Professional (которая также доступна за 3145 долл. США для локальной лицензии на пользователя Professional) имеет солидное бухгалтерское ядро, но интегрирует функциональность во всех этих других областях в несколько модулей (что означает, что вы можете купить намного больше, чем вы на самом деле намереваются использовать), например, модуль администрирования пособий (BA), подробно описанный ниже в обзоре.

Одна только эта особенность повышает уровень сложности Business One, но ориентация программного обеспечения на поддержку сложных и гибко настраиваемых требований бизнеса и операций делает его еще более сложным. Если ваш бизнес может извлечь выгоду из этого уровня настраиваемости, и вы не возражаете против сложной кривой обучения и внедрения, тогда SAP Business One очень стоит усилий. Предприятиям, которые ищут что-то более простое и предназначенное для облачных вычислений, будет лучше с победителями «Выбор редакции» Intacct (в части финансового учета) и NetSuite OneWorld (для универсальных ERP-систем).

Не думай об этом как о приборной панели

Я тестировал Business One с использованием подключения к удаленному рабочему столу (RDP) к серверу SAP, работающему под управлением версии HANA. Хотя эта тестовая учетная запись поддерживалась на собственных серверах SAP, важно отметить, что я работал с локальной версией программного обеспечения, установленной на виртуальных серверах и размещенной в облаке. Версия SAP Business One Cloud - это другая версия, разработанная специально для облачного доступа на основе браузера и работающего на уровне обслуживания, полностью управляемом SAP.

Это, вероятно, одна из причин, по которой у меня возникли проблемы с доступом к моему тестовому экземпляру с помощью браузера. SAP поддерживает его также доступным с помощью веб-браузера Firefox, который в настоящее время (и на удивление) является единственным поддерживаемым веб-браузером. Это никогда не работало для меня, но SAP уверяет меня, что они работают над этим. Независимо от того, как вы получаете доступ к системе, первый экран, который вы увидите, - это панель управления SAP «Кабина». Кокпит обладает широкими возможностями настройки, отображает соответствующие данные на уровне пользователя и служит полезным порталом для навигации по системе в целом.

Эта навигационная система состоит из трех частей: полоса ленты в верхней части кабины, вертикальная боковая панель меню в левой части экрана и виджеты, отображаемые на приборной панели. Верхняя ленточная панель - это простой способ анализа записей. Например, если вы находитесь в файле заказов на покупку, на панели инструментов есть стрелки для перемещения вперед и назад.

Меню левой боковой панели позволяет перейти к любой транзакции, экрану ввода данных или отчету в системе. Он разделен на функциональные области, такие как администрирование, финансы, продажи, закупки, возможности (в основном CRM) и другие, в том числе раздел «Отчеты». Запасы и заработная плата также находятся в главном меню. Нажатие на заголовок открывает подуровни. Вы можете вводить или просматривать транзакции, или создавать отчеты, включая основные финансовые отчеты. SAP Business One предоставляет три из четырех основных финансовых отчетов. Отдельный отчет об изменениях в нераспределенной прибыли не является одним из отчетов, но его достаточно легко создать в Microsoft Excel, если он вам действительно нужен.

Кабина также предоставляет еще один способ ввода, доступа и представления данных. Виджеты на экране являются подвижными, что означает, что вы можете добавлять и удалять их в зависимости от индивидуальных потребностей пользователя, а также доступно значительное количество готовых виджетов. Вы также можете редактировать существующие виджеты или создавать свои собственные, содержащие информацию, необходимую для вашей конкретной позиции. При наведении курсора на точку данных в виджете открывается небольшой экран с более подробной информацией об этой точке данных. Это определено в виджете, и, как и большинство аспектов системы, является редактируемым и настраиваемым. В целом, этот стиль представления данных в виде виджетов типичен для более крупных приложений учета и ERP, и вы найдете его в большей части конкурентов, включая даже облачные приложения, такие как Intacct или NetSuite OneWorld. Вы можете создавать новые виджеты, используя выбор Pervasive Analytics в боковом меню.

Два из виджетов особенно заметны. Виджет «Общая функция» представляет собой таблицу ярлыков для операций, которые вы выполняете чаще всего. Я нашел удобный способ настроить пользовательский набор ярлыков для конкретного человека, хотя это также будет применимо на уровне департамента. Еще одним ценным виджетом является Workbench. Workbench состоит из всех документов и отчетов, относящихся к конкретному рабочему процессу. В тестовой компании, которую я создал для тестирования, этот виджет был настроен для процесса продаж и, по сути, представлял собой блок-схему всего процесса, начиная с генерации оценки с помощью системы дебиторской задолженности. Рядом со значком подпроцесса есть небольшой пузырь со стрелкой вниз, и при щелчке по нему появляются отчеты, относящиеся к этой части рабочего процесса. Предоставляются четыре рабочих места - продажи, закупки, инвентарь и финансы.

Есть два других навигационных средства, которые я часто использовал во время тестирования. Когда окно графика открыто, щелчок правой кнопкой мыши или двойной щелчок по номеру строки вызывает все детали транзакции строки. Часто детали данных значительно больше, чем показано в открытом окне. Некоторые из записей строки также будут иметь оранжевую стрелку, указывающую на один или несколько элементов, отображаемых в строке. Это указывает на то, что вы можете углубиться в этот фрагмент данных. Например, в отчете с указанием предмета инвентаря нажатие на оранжевую стрелку выведет описание, местоположение и стоимость предмета, а также номер на складе или, если товар находится на складе.

Независимо от вашей организационной структуры, система нумерации счетов достаточно гибкая, чтобы справиться с ней. SAP Business One предоставляет четыре сегмента счета по умолчанию (общий счет, подразделение, регион и отдел), и вы можете определить до 10 сегментов для обеспечения большей детализации счета.

Для тестирования бухгалтерской отчетности в Главной книге я в первую очередь посмотрел раздел Главной книги всей системы, но SAP Business One Professional обладает такими же мощными счетами кредиторской и дебиторской задолженности, платежной ведомостью, основными средствами и запасами. В частности, инвентаризация - это то, где системы бухгалтерского учета начального уровня часто терпят неудачу. Система инвентаризации Business One дает возможность использовать разные методы калькуляции для различных типов инвентарных запасов, а также обеспечивает комплектацию и обработку спецификации (спецификации).

Мультивалютные возможности в версии приложения HANA являются надежными, и вы можете сохранять валютные подразделения в других географических областях, конвертируя в валюту США при закрытии периода. Business One выполняет это преобразование в режиме реального времени только при закрытии периода, но может имитировать приблизительное преобразование для отчетов среднего периода. В зависимости от ваших потребностей, невозможность истинной конвертации валюты в реальном времени в любой день или время может представлять проблему, хотя для большинства пользователей будет достаточно конвертации на конец периода с использованием оценки на день закрытия.

Хорошо пойти?

Для мобильных пользователей есть как хорошие, так и плохие новости. Плохая новость: на момент написания этой статьи веб-версия SAP Business One Professional поддерживала только один браузер - Mozilla Firefox. Хорошей новостью является то, что Firefox доступен для операционных систем iOS, Android, Windows и Mac. Тем не менее, SAP по-прежнему устраняет эту возможность доступа. В ходе тестирования я не смог получить доступ к системе SAP Business One с помощью Firefox даже с моего компьютера.

Компания SAP знает об этих проблемах, имеет ресурсы, которые необходимо использовать, и знает о важности мобильного доступа и BYOD (создать собственное устройство), поэтому я не сомневаюсь, что мобильный доступ будет запущен в скором времени. Однако я бы посоветовал, если эта функция важна для вашего бизнеса, вы должны убедиться, что реселлер, с которым вы работаете, может продемонстрировать работоспособность доступа Firefox на ваших устройствах.

Администрация преимуществ

При более глубоком рассмотрении других, дополнительных модулей и возможностей SAP Business One мы начали с учета, а затем перешли от алфавита к администрированию преимуществ. Как и со всеми другими дополнительными модулями, которые ваш бизнес может включать в платформу SAP, модуль управления преимуществами легко настраивается для комплексных и детальных планов и пакетов преимуществ на всех предприятиях. Подкомпонент модуля mySAP HR, модуль BA интегрирован с модулем расчета заработной платы SAP и опирается на гибкую структуру и автоматизированные рабочие процессы для оптимизации администрирования персонала.

Модуль разбит на несколько ключевых компонентов. Для администраторов льгот SAP предлагает набор инструментов, который включает в себя мастер регистрации для настройки пользовательских планов и льгот для медицинского, стоматологического и медицинского обслуживания. Он также включает в себя инструмент проверки приемлемости и интегрируется с основными поставщиками плана для получения подробной информации о покрытии. Как и в случае с программным обеспечением BA, таким как BambooHR и Namely, модуль также включает в себя функции создания отчетов о преимуществах для агрегирования и обобщения данных о выплатах по сотрудникам и планам, а также возможность создания пользовательских отчетов о преимуществах.

Со стороны сотрудника модуль BA представляет собой портал самообслуживания сотрудников, на котором пользователи могут просматривать свой план выплат и охват, а также вносить изменения в свой выбор пособий. Модуль не слишком углубляется в премиальные льготы и льготы, но он охватывает базовые планы медицинского страхования, планы страхования, гибкие счета расходов (FSAs) и планы сбережений, такие как 401k.

Пользовательский интерфейс (UX) согласуется с принципами проектирования SAP, что означает, что он имеет устаревший, простой дизайн, похожий на Fairsail HRMS. Он предлагает глубокую детальную настройку с использованием фирменных схем отображения SAP и параметров инфо-типов. Модуль в целом является ценным дополнением к универсальным ERP-возможностям организации, хотя его автономная ценность и выполнение BA далеко от функций, функциональности и интуитивно понятного UX редактора.

Хорошие отношения важны

CRM является ключевым компонентом любой современной организации продаж предприятия - настолько, что SAP решила не маркировать свои функции CRM как «CRM», а вместо этого пометить их как «Возможности продаж». Клиенты (и потенциальные клиенты) настраиваются в разделе «Заказ на продажу» системы, импортируются из Microsoft Outlook или вводятся через экран «Возможности продаж». Экран «Возможности продаж» позволяет импортировать существующего клиента или потенциального клиента, щелкнув в поле «Код деловых партнеров», в котором затем отображается список деловых партнеров. Другие поля в этой записи позволяют вам ввести возможность (то есть, какие товары или услуги вы хотите выставить), предполагаемую дату закрытия и этап этого процесса продаж.

Этапы продаж берутся из созданной вами таблицы, в которой процесс продаж проходит от начального этапа до встреч, предложений и других этапов и, наконец (окончательно) заканчивается окончанием заказа. Вы также вводите приблизительный процент закрытия на каждом этапе. Вам не нужно проходить каждый этап с каждым лидерством, но процент закрытия используется для прогнозирования вероятности фактического получения заказа. Насколько это полезно, во многом зависит от ваших собственных оценочных показателей, но подход Business One, безусловно, интересен.

Документация SAP Business One «To Go», являющаяся основным руководством пользователя, подробно описывает этот процесс (и другие) и является документом, который необходимо прочитать для любого бизнеса, рассматривающего программную систему. Как и в любом приложении CRM, SAP Business One имеет возможность создавать и управлять кампаниями, в основном с помощью мастера управления кампаниями, который я нашел простым в использовании. В процесс продажи также включена возможность создавать и поддерживать сервисные контракты, карточки с оборудованием клиента и создавать сервисные звонки.

Сильное управление запасами

SAP Business One Professional, очевидно, хорош в управлении широким кругом организаций по продажам, но он также хорош в управлении легкими производственными и складскими объектами, хотя его возможности немного уступают тем, которые специализируются в этой вертикали, таким как Epicor.

Инвентарь SAP Business One Professional особенно хорошо подходит для рынка малых и средних предприятий (МСП). Однако, несмотря на то, что он имеет некоторые функции, необходимые в производственной цепочке, он не обеспечивает достаточного количества средств для обеспечения реальной работы цеха. Тем не менее, даже в модуле инвентаризации система SAP Business One Professional обладает обширными возможностями анализа и прогнозирования.

Модуль планирования ресурсов материалов (MRP), который отсутствует в некоторых системах начального уровня, таких как саммит Cougar Mountain Denali, позволяет выполнять значительный объем анализа и прогнозирования, а затем эти возможности дополнительно укрепляются в функции интеллектуального прогнозирования. Эта функция использует «Тройное экспоненциальное сглаживание» или «Линейная регрессия с демпфированным трендом и сезонной корректировкой» для получения точных прогнозов ваших будущих потребностей в продажах и запасах, при этом приложение выбирает наиболее подходящий метод с учетом количества и типа вводимых вами данных. Этот результат прогноза можно использовать в качестве входных данных для мастера MRP, который проведет вас через процесс ввода параметров, необходимых для генерации прогноза по заказам и запасам, необходимым для их выполнения (т. Е. Заказов на покупку). Или, если вы используете его с производственными модулями, то на производственных заказах, необходимых для производства запаса, который затем удовлетворяет требованиям продаж. Вы можете установить минимальный и максимальный уровни запаса и выполнить анализ экономического объема заказа (EOQ), чтобы поддерживать оптимальный уровень запаса для удовлетворения прогнозируемых продаж, минимизируя при этом общие затраты и вероятность отсутствия на складе.

Для расчета стоимости ваших запасов SAP Business One Professional предоставляет функциональные возможности для всех четырех основных методов калькуляции, включая FIFO, Скользящее среднее, Стоимостная стоимость и Последовательная / Пакетная калькуляция. Метод серийной / пакетной калькуляции позволяет назначить стоимость для отдельных предметов в инвентаре, которая по существу является специфической калькуляцией товара. Чего вы не найдете, так это поддержки метода Last-In First-Out (LIFO), но этот способ работы потерял популярность, поэтому маловероятно, что это понадобится новым, более мелким операциям.

Функции инвентаризации в SAP Business One Professional ориентированы на склад. Вы можете указать склад как склад прямой отправки, как склад бункера или просто как «склад». Однако после указания в качестве хранилища бункеров каждый элемент должен быть назначен в бункер, хотя у вас может быть «общий» бункер, который может содержать несколько различных элементов. После того, как склад настроен с ячейками, каждая транзакция (получение, доставка, переводы, заказ на изготовление или покупку) должна иметь связанный с ней номер ячейки. Номера ячеек могут быть закодированы, и система может поддерживать ведомости материалов (BoM), комплектацию и списки выбора, используя эти назначения ячеек. BoM создаются и поддерживаются в производственном модуле, хотя инвентарь, продажи, закупки, ППМ и производство тесно связаны между собой, и эти функции передаются между модулями в зависимости от конкретного элемента и транзакции, к которой обращается пользователь.

SAP Business One Professional не предоставляет большого количества стандартных отчетов, хотя содержит отчеты, которые вы чаще всего будете использовать. И вы можете указать, какие ключевые показатели эффективности (KPI), связанные с запасами, вы хотите отображать на целевой странице Inventory, что также полезно. Если вам требуется настраиваемая отчетность, помните, что механизмом отчетности для большинства продуктов SAP, включая Business One Professional, является Crystal Reports, который фактически является продуктом SAP. Хотя это отличный инструмент для составления отчетов, его не особенно легко использовать. Поэтому, возможно, хорошей идеей будет иметь кого-то или консультанта в этом приложении для составления отчетов.

В целом, как и в случае с другими компонентами SAP Business One Professional, модуль Inventory иногда оказывался немного сложным в использовании. Некоторые из экранов данных могут быть тупыми и неинтуитивными, и не всегда понятно, что вводить в поле или где найти необходимые данные. Тем не менее, для компенсации это очень всеобъемлющая справочная система и отличная документация для тех, кто готов приложить усилия.

Выше и дальше

SAP Business One предоставляет комплексную и сложную финансовую систему, которая также легко расширяется, добавляя функции настоящей ERP-системы, включая модули для производства, HR, CRM и MRP. Есть даже возможность отслеживать проекты и выполнять прогнозную бизнес-аналитику с помощью расширенных функций базы данных SAP HANA.

Недостатком всех этих возможностей является то, что общая система довольно сложна. Добраться до определенной функции легко. Обычно существует несколько способов получить доступ к конкретной транзакции или отчету, а также несколько уровней детализации, что означает, что вы можете получить настолько детализированную информацию, сколько потребуется или потребуется большинству пользователей. Сравнительная таблица показывает около 150 доступных стандартных отчетов, хотя эта цифра немного обманчива. Как и во всех доступных вариантах отчета, вы можете получить практически любой тип отчета, который вам нужен или нужен.

Однако во многих случаях наличие всех доступных опций отчета на нескольких уровнях может сделать создание нестандартного отчета сложной задачей. К счастью, очень легко экспортировать отчет в Microsoft Excel и управлять им там. Crystal Reports также доступен, и если у вас есть кто-то в вашей компании, имеющий опыт работы с этим приложением, может быть проще создать некоторые из ваших отчетов с этим. Основная база данных Microsoft SQL Server и HANA доступна через системный Studio Manager, который позволяет формировать сложные запросы, а также создавать экраны форм и создавать виджеты.

Нижняя линия

Переизбыток богатства не редкость в системах малого и среднего бизнеса, и SAP Business One страдает от этого «недуга», как и многие другие системы малого и среднего бизнеса ERP, включенные в этот обзор. И со всеми из них, решение состоит в том, чтобы перейти к реализации с четким представлением о том, какую роль ваши сотрудники и посредник / партнер будут играть в установке и настройке системы.

Наконец, один из наиболее важных факторов при переходе на такую ​​систему, как SAP Business One, заключается в осознании того, что плавное начало работы не будет быстрым. С небольшими бухгалтерскими приложениями, такими как QuickBooks и многими новыми облачными учетными системами среднего уровня, вы можете установить систему самостоятельно или с помощью своего бухгалтера за несколько дней, а также научить кого-то ее использовать всего за день или два. Не ожидайте, что это будет в случае с SAP Business One или другими приложениями среднего уровня, протестированными в этом обзоре, особенно если они построены на более традиционных средах в стиле ERP, таких как Open Systems Traverse.

Реально, вы должны запланировать внедрение, настройку и тестирование на несколько недель. Вы также должны получить четкое предложение от вашего партнера SAP или VAR о том, сколько эти услуги добавят к общей стоимости системы. Чтобы получить представление о том, что связано с использованием и изменением приложения, перейдите на YouTube. Существуют десятки демонстраций и учебных пособий, которые должны дать вам достойное представление о том, чего вы можете ожидать.

SAP Business One - это надежная система, и с правильным посредником / партнером она станет отличным выбором для многих МСП. Имейте в виду, однако, что вашему бизнесу потребуются как бухгалтерские, так и ИТ-знания, чтобы действительно продуктивно использовать систему.