Zoho проекты обзор и рейтинг

Zoho Projects Настройка и интерфейс

Сайт Zoho Projects имеет чистый и современный внешний вид. Сайт достаточно интуитивно понятен, поэтому, если вы сможете использовать большинство основных онлайн-приложений, таких как веб-почта, вы сможете разобраться с проектами Zoho за несколько минут. Эта простота использования и простота необходимы для малых предприятий, которые не имеют специального менеджера проекта в штате.

Владельцы бизнеса и руководители команд оценят, что Zoho Projects предлагает людям включить двухфакторную аутентификацию, чтобы обеспечить безопасность и безопасность учетных записей. Двухфакторная аутентификация помогает сохранить всю информацию о компании, которую вы помещаете в свою учетную запись Zoho, более безопасной.

В макете Zoho Projects вы всегда найдете нужные опции в нужное время. Настройка учетной записи, создание вашего первого проекта, добавление этапов и задач, а также приглашение присоединиться к вам большего количества людей занимает несколько минут. Когда присоединяются новые люди, сайт дает им интерактивные советы о том, как начать работу и что делать дальше.

Настраиваемая панель инструментов позволяет вам видеть любые диаграммы или обновления, которые наиболее актуальны для вас, поэтому при входе в свою учетную запись Zoho Projects вы получаете моментальный снимок проектов или состояния, которые имеют значение. Например, вы можете добавить виджет «Состояние задачи», который отображает как круговую диаграмму, так и счетчик необработанных чисел, показывающих, сколько задач открыто или закрыто. Если вы заинтересованы в расписаниях или отдельных рабочих нагрузках, вы можете соответствующим образом изменить свою панель.

Связь и сотрудничество

Некоторые из наших любимых функций Zoho Projects связаны с общением и совместной работой. Приложение предоставляет вам множество инструментов, некоторые из которых вы можете включить или исключить при первоначальной настройке. Одна из причин, по которой вы можете исключить некоторые из этих инструментов, заключается в том, что ваша команда использует некоторые другие приложения для более прозрачного обмена сообщениями или совместной работы, и вы не хотите, чтобы общение происходило где-то еще.

Одним из инструментов, который нам нравится, является окно чата, встроенное прямо в рабочее пространство. Наличие чата означает, что вы можете задавать коллегам вопросы о проектах или задачах, над которыми вы работаете, без необходимости переходить в другое приложение.

Zoho Projects также имеет форумы, на которых вы можете общаться с коллегами асинхронно, окно обновления статуса, чтобы сообщить коллегам, что вы делаете, и канал активности, где вы можете видеть все действия в проекте в обратном хронологическом порядке.

Еще один инструмент коммуникации, который нам нравится, - это практически бесшовная интеграция с Zoho Meeting. На определенных страницах вы видите кнопку «Встречайте сейчас» вверху. Нажмите ее, и вы сможете создать онлайн-видео или аудио-собрание на новой вкладке. Перед началом встречи появляется приглашение, чтобы вы могли добавлять людей на вашу встречу. Ваши коллеги получают уведомления, содержащие приглашение и ссылку на встречу в режиме реального времени. Они могут присоединиться без необходимости открывать какие-либо дополнительные приложения или вводить идентификатор встречи.

В целом, уведомления Zoho Projects хорошо реализованы, потому что некоторые из них являются интерактивными. Например, вы можете отвечать или комментировать важные вопросы из окна уведомления, а не ссылаться на страницу, где отображается исходная информация. Это хорошо для производительности.

Ключевые особенности управления проектами

Разделы для задач и этапов позволяют вводить и обновлять подробные сведения о работе вашего проекта. У каждой задачи может быть дата начала и окончания, а не просто крайний срок. Вы можете оценить, насколько вы близки к выполнению задачи, введя процент.

Когда вы углубляетесь в детали задачи, есть встроенный таймер для отслеживания времени, затраченного на задачу, хотя он ограничен пользователями с учетной записью Express и более высокими планами (т. Е. Он не входит в бесплатные или стандартные планы). Если ваш бизнес оплачивается по часам, вам будет предложено либо указать время выполнения задачи как оплачиваемое, либо не оплачиваемое.

Другой вариант позволяет установить для проекта «строгую» временную шкалу, что означает, что вы не можете назначить сроки выполнения для этапов, которые выходят за рамки времени проекта.

У Zoho Projects есть зависимости, хотя выяснить, как их настроить, не так интуитивно понятно, как в остальной части приложения. В некоторых других приложениях для управления проектами, таких как LiquidPlanner, вы можете создавать зависимости между задачами, рисуя линию от одного к другому в виде диаграммы Ганта. В Zoho Projects вы должны открыть задачу, а затем выбрать добавление зависимости. Откроется небольшое окно, в котором вы вводите имя задачи, которую вы хотите связать с текущей, и новая задача должна быть в том же списке задач, что и другая.

В программное обеспечение добавлено представление канбан, которое позволяет просматривать задачи в виде карточек в столбцах. Это не так полезно, как настоящее приложение для канбан-досок, потому что вы не можете настраивать столбцы в Zoho Projects. Скорее, вы можете выбрать один из готовых вариантов, таких как «Открыть» и «Закрыто» (не самый полезный вид), «Приоритет» или «Процент завершен». Существуют некоторые приложения для управления проектами и задачами, которые включают в себя представления канбана, но на ум приходит Asana, но вы должны выбрать использование канбана перед созданием проекта. Как только вы решили использовать этот метод, пути назад уже нет. Kanban на самом деле не столько «видение», сколько методология, которую вы должны придерживаться, как только решите ее использовать.

Еще одна ключевая функция управления проектами в Zoho Projects - это отчет об управлении ресурсами. Это поможет вам увидеть, кому из вашей команды поручено слишком много работы, недостаточно работы или просто нужное количество в разные периоды времени. Он представлен визуально на большом графике с небольшим балансом (например, колебанием), показывающим, сколько или мало работы каждый человек поручил им в неделю. Для небольших команд такое необычное представление данных, вероятно, работает просто отлично. Для больших команд с 50 или более сотрудниками в любом данном отделе было бы кошмаром прокручивать и искать несбалансированные качели. Большие группы, нуждающиеся в надежных инструментах управления ресурсами, должны взглянуть на LiquidPlanner. Это одна из сильных сторон приложения.

Мы кратко упомянули диаграммы Ганта, но это помогает узнать, где их найти: под кнопкой «Отчеты» в крайней левой части приложения (если она скрыта, нажмите на три точки, чтобы открыть ее). Это та же область, где вы найдете использование ресурсов, плановые и фактические отчеты и отчеты о задачах. В диаграммах Ганта вы можете перетащить край панели гаечного ключа задачи, чтобы изменить ее длину, и есть переключатель, который показывает ваш критический путь. Если вы спрашиваете себя: «Каков критический путь?» это определение из 2020ProjectManagement.com может помочь: «самая длинная последовательность действий в плане проекта, которая должна быть выполнена вовремя, чтобы проект завершился в срок».

Функциональность отслеживания времени

Zoho Projects предлагает базовое отслеживание времени как часть комплексного пакета управления проектами, такого как Mavenlink. Когда вы углубляетесь в детали задачи, в верхнем правом углу есть встроенный таймер для отслеживания времени, затраченного на задачу, и он будет работать, если вы покинете страницу. Таймер ограничен пользователями на учетной записи Express и более высоких тарифных планах (то есть он недоступен в тарифах Free или Standard). Если ваши бизнес-счета на почасовой основе, то вам будет предложено либо указать время выполнения задачи как оплачиваемое или неоплачиваемое.

Мы добавили в проекты задачу под названием «Покраска правительственного офиса», чтобы отслеживать время. Чтобы записать время, вы можете нажать на время в правом верхнем углу или задавать время в вашем табеле задним числом. Мы обнаружили, что опция «Еженедельное время в журнале» - это простой способ отслеживать время. Чтобы найти тип еженедельного журнала, перейдите в раздел «Расписание», а затем в правом верхнем углу измените раскрывающийся список с «Добавить время журнала» на «Время еженедельного журнала». Вы можете перемещаться по полям и вводить количество часов для каждого проекта. Кроме того, щелкнув задачу в Календаре, можно просмотреть историю проекта. Вы можете связать подзадачу, записывать часы, прикреплять документы и отслеживать проблемы.

Еще одна особенность, которая нам понравилась в Zoho Projects, - это возможность помечать работу как критическую задачу. Это служит хорошим напоминанием для входа в систему и выполнения работы. Плюсом Zoho Projects является возможность одновременно выполнять несколько задач. Вы не найдете эту функцию в других приложениях для отслеживания времени, таких как Hubstaff или VeriClock, или даже TSheets, как выбор других наших редакторов. Zoho Projects предлагает более надежные функции управления проектами и отслеживания времени, но мы обнаружили, что такие продукты, как TSheets, проще в использовании. Кроме того, вы не сможете отслеживать будущее время, как в других программах, таких как Wrike.

Zoho Projects имеет мощные функции отслеживания времени администратора. Вы можете отслеживать утверждения, посмотрев на маленький значок рядом с модулем Расписания. Если щелкнуть значок, вы увидите все задачи и запросы на утверждение. Zoho Projects также позволяет пометить всю работу как подлежащую оплате или не подлежащую оплате, что помогает в бухгалтерии.

В отличие от TSheets, Zoho Projects не позволяет разделять учетные записи, чтобы отслеживать время для администратора или сотрудника. Вы просто устанавливаете разрешения на то, кто может что просматривать. Zoho Projects предоставляет впечатляющие параметры конфигурации, как VeriClock. В Zoho Projects вы можете запретить сотрудникам добавлять табель рабочего времени, или вы можете установить разрешения, чтобы они могли видеть только свои собственные.

Мы вошли в мобильное приложение Zoho Projects и обнаружили, что Лента и Домашние страницы хорошо организованы. На странице ленты вы можете увидеть список предпринятых действий, например, назначение задач. Чтобы изменить время в мобильном приложении, выберите «Расписание» и выберите задачу для редактирования. Нажмите Edit, и тогда вы можете время. Далее нажмите галочку в правом верхнем углу. Мы хотели бы, чтобы секундомер был легко доступен в мобильном приложении. Тем не менее, Zoho Projects говорит, что пользователи в полевых условиях могут регистрировать свое время после того, как их смены закончились, так как клиенты могут не одобрять работников, смотрящих на их телефон, когда они работают, например, переделывают дома. Мы все еще хотели бы увидеть эту функцию.

В целом, мы обнаружили, что функциональность отслеживания времени в проектах Zoho немного сложнее, чем в Hubstaff и TSheets, которые оба сосредоточены на отслеживании времени. Вот почему Zoho Projects получает пятизвездочный рейтинг «Выбор редакции» в нашем обзоре управления проектами, но немного отстает от TSheets для «Выбор редакции» в нашем обзоре программного обеспечения для отслеживания времени. Принимая во внимание полную функциональность, которую предлагает Zoho Projects, инструмент отслеживания времени должен быть более заметным. Тем не менее, Zoho Projects по-прежнему предоставляет глубокий и впечатляющий набор функций.

Отслеживание ошибок, отслеживание проблем

Если вы являетесь командой разработчиков программного обеспечения и нуждаетесь в тщательном отслеживании ошибок как части вашего приложения для управления проектами, у вас есть несколько вариантов. Например, вы можете импортировать ошибки в Zoho Projects из файлов CSV, XLS и XLSX, а также из JIRA. Второй вариант - использовать IssueTracker, входящий в состав Zoho Projects. Этот инструмент помогает отправлять, отслеживать, систематизировать и исправлять любые проблемы, возникающие в проекте разработки программного обеспечения. Не каждый в вашей учетной записи может получить доступ к информации, хранящейся в IssueTracker. Только администраторы и менеджеры могут настраивать статус и рабочий процесс проблем.

Zoho также продает IssueTracker как отдельное приложение под названием Zoho BugTracker. Существует бесплатная версия для очень маленьких команд, но в противном случае вы можете рассчитывать платить 480 долларов в год за 15 человек, плюс дополнительные 36 долларов в год за каждого дополнительного человека.

Интеграции и приложения для проектов Zoho

Zoho создает целый набор бизнес-приложений. Отсюда следует, что многие из его собственных программ тесно интегрированы с проектами Zoho или, по крайней мере, могут быть.

Мы уже упоминали, как инструмент видеоконференций Zoho Meeting открывается в любое время, когда вам нужно встретиться с коллегами. Вы также можете интегрировать проекты Zoho с Zoho Books и Zoho Invoice для управления вашим бухгалтерским учетом.

Zoho Projects также работает с Google Apps. Когда они интегрированы, вы можете загружать файлы напрямую с Google Drive в Zoho Projects и экспортировать события календаря из одного в другое. Вы даже можете использовать Gmail для создания задач и отработанных часов журнала.

Другие поддерживаемые варианты интеграции включают Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket и Zapier. Это не особенно длинный список, но он охватывает многие основы.

Zoho имеет мобильные приложения для многих своих инструментов, включая Zoho Projects и Bug Tracker. Приложения находятся на Android и iOS. Мобильные приложения для управления проектами не являются заменой полноценного веб-приложения, но, по крайней мере, они позволяют людям не отставать от важных обсуждений и видеть, какой прогресс делают все в проекте, где бы они ни находились.

Сбалансированное приложение для управления проектами

Zoho Projects - хорошо сбалансированное приложение для управления проектами. Он предлагает все инструменты, необходимые для управления сложным проектом, такие как диаграммы Ганта и виджет для отслеживания времени, с разумной ценой и интуитивно понятным интерфейсом. Это особенно привлекательно для малых предприятий, которые управляют несколькими проектами и людьми, но не сотнями. Требуется немного времени, чтобы изучить тонкости Проектов Zoho, но не так много. В целом, Zoho Projects является отличным инструментом управления проектами и по-прежнему остается выбором редакторов PCMag.