Будьте организованы: 10 советов по управлению вашими цифровыми заметками

Поклонники Seinfeld вспомнят великолепную сцену из шоу, когда Джерри и Элейн появляются в агентстве по прокату автомобилей. Джерри просит забрать автомобиль среднего размера, который он зарезервировал. Агент на стойке отвечает, что у них не осталось моделей среднего размера, потому что они закончились. «Видите ли, - говорит Джерри, - вы знаете, как оформить бронирование. Вы просто не знаете, как провести резервирование». Я тоже так думаю о цифровых заметках. Делать заметки очень легко, но использовать их гораздо сложнее.

Чтобы реально использовать заметки, которые вы делаете, вы должны организовать и знать, как их найти. Эти советы по началу работы с приложением для создания заметок и организации ваших заметок помогут.

1. Выберите отличное приложение для заметок

Выбранное вами приложение для создания заметок сильно влияет на то, когда и как вы снова увидите свои заметки. Базовое приложение для создания заметок, которое было установлено на вашем телефоне или планшете, вероятно, не очень хорошо. Конечно, вы использовали его раньше, и он отлично работает, но, возможно, вы не знаете, какие функции вам не хватает, которые отделяют просто удовлетворительные приложения от отличных.

Три функции, которые делают приложения для создания заметок действительно полезными:

• папки,
• теги и
• оптическое распознавание символов (OCR).

Я более подробно расскажу о каждом моменте.

Три приложения, которые я рекомендую больше всего, основанные на моем личном тестировании многих приложений для заметок за эти годы:

• Microsoft OneNote, если вы хотите бесплатное приложение для создания заметок,
• Evernote, если вы не против заплатить за Премиум подписку, и
• Quip для совместной заметок.

2. Создайте Входящие

Когда вы записываете заметку быстро, вам нужно место для ее сохранения, чтобы она не потерялась. Создайте папку «Входящие» в приложении для создания заметок и установите ее в качестве места хранения по умолчанию.

Регулярно просматривайте папку «Входящие», чтобы добавить больше информации о своих заметках и отсортировать их. Вы увидите, как это сделать, в следующих нескольких советах. Вам не нужно чистить папку «Входящие» по заданному расписанию, но попробуйте это сделать, когда ваше полноформатное приложение для заметок открыто (см. № 10 ниже). Это позволяет увидеть, что вы делаете, и увидеть все варианты, которые у вас есть.

Вам не нужно снимать для Inbox Zero в приложении для заметок. Inbox - это отличное место для хранения заметок, которые вы часто посещаете. Например, я сохраняю записку со всеми именами и паролями сети Wi-Fi всех моих друзей, поэтому, если я принесу новое устройство в их дом или сотру пароль сохранения, я снова смогу подключиться к сети, не беспокоясь о деталях. Эта записка имеет постоянный дом в моем почтовом ящике.

3. Сортировать заметки в папки или записные книжки

Папки, которые некоторые приложения также называют «Блокнотами», помогут вам организовать заметки вручную. Они становятся полезными позже, когда вы хотите изучить заметки по определенной теме, например, все заметки, которые являются рецептами.

Папки, которые вы создаете, и то, как вы их называете, зависят от того, какие заметки вы делаете и как их используете. Если вы не уверены, начните с папок «Входящие», «Чтение», «Домашнее хозяйство», «Личные» и «Работа». Вы всегда можете изменить их и создать больше, как только вы получите представление о том, как вы их используете.

4. Сделайте ярлыки для ваших любимых папок

Любое хорошо используемое приложение для создания заметок имеет папки, которые видят больше действий, чем другие. Сделайте эти папки легко доступными, создав для них ярлыки или отметив их как избранные. Это папки, в которых вы часто просматриваете сделанные заметки и добавляете новые.

Скорее всего, у вас есть другие папки, которые просто хранят заметки до тех пор, пока они вам не понадобятся. Они не должны быть передними и центральными.

5. Используйте теги

Теги помогут вам найти существующие заметки. Они могут сузить то, что вы видите в определенной папке, или показать вам все заметки, помеченные общей темой в нескольких папках. Они также помогают найти заметки, относящиеся к какой-либо теме, даже если тематическое слово не появляется в самой заметке. Позвольте мне привести несколько примеров.

Пример 1. Скажем, у вас есть папка с названием «Рецепты», и вы планируете вечеринку для некоторых вегетарианцев. Вы можете получить все заметки только из той папки, которая помечена как вегетарианская, чтобы узнать, что делать.

Пример 2: Возможно, вы писатель, который пишет для разных публикаций. Вы можете делать заметки о статьях и организовывать их в папки в зависимости от того, где они опубликованы. Однако могут быть случаи, когда вы захотите изучить все заметки, которые у вас есть по определенной теме, независимо от того, кто опубликовал этот материал. Если вы пометили свои заметки этой темой, вы можете выполнить поиск по тегу и просмотреть их все, независимо от того, в какой папке они находятся.

Пример 3: Вы пересылаете электронное письмо, связанное с проектом, над которым работаете, в свое приложение для создания заметок. В сообщении никогда не говорится название проекта или его содержание. Вот как люди общаются, когда они в гуще событий. В этом случае вы можете добавить теги для определения заметки (название проекта, клиент, описание работы), чтобы вы могли найти заметку, когда вам это нужно.

6. Отборные метки

Существует такая вещь, как наличие слишком большого количества тегов. Чем больше вы добавляете теги, тем медленнее они получают. Так что время от времени отбрасывайте свои метки. Вот как это сделать.

Вытащите список всех используемых тегов. Часто вы можете увидеть количество заметок рядом с тегом. Во-первых, ищите почти дубликаты. Если у вас есть теги для «приложения» и «приложения», избавьтесь от того, что у вас меньше заметок. Откройте затронутые заметки и добавьте тег, который вы собираетесь сохранить. Удалить другой тег.

Кроме того, если у вас есть какие-либо теги с двумя или меньшими примечаниями, рассмотрите возможность избавиться от них. Они, вероятно, не приносят вам пользы.

7. Создайте ярлык на вашем телефоне

Сделайте на своем телефоне ярлык, чтобы начать новую заметку в своем приложении для заметок, чтобы захват идей и информации всегда был под рукой. На устройствах iOS вы можете создать ярлык Siri, а на Android - найти опцию New Note Widget в приложении.

8. Диктовать

Когда что-то приходит на ум, вы хотите записать, но вы серьезно спешите, или вы гуляете с собакой, и едва ли можете удержать поводок и телефон одновременно, диктуйте.

Большинство смартфонов имеют функцию преобразования текста в текст. Используй это! Начните новую заметку, нажмите значок микрофона на клавиатуре и говорите все, что хотите записать. Кроме того, вы можете записать голосовую заметку и расшифровать ее позже. Если вы вошли в привычку и в конечном итоге часто диктуете длинные отрывки, вы можете воспользоваться услугой транскрипции, чтобы сэкономить время. Есть много хороших бесплатных и платных вариантов, хотя платные варианты имеют тенденцию быть значительно более точными.

9. Прикрепите изображения и PDF-файлы, используйте OCR

Если ваше приложение имеет OCR, оно может искать текст, найденный в изображениях, PDF-файлах и других файлах, которые вы загружаете в него. Не стесняйтесь добавлять файлы в свои заметки, когда они вам нужны. Это включает в себя фотографирование информационных знаков, рукописных заметок, страниц книг и так далее.

Вы можете увидеть, как это полезно на примере. Допустим, вы приложили PDF-квитанцию ​​к трапезе, которую вы должны запросить в отчете о расходах. Вы забыли пометить это «квитанция», и вы не знаете, где это. Если вы помните название ресторана, вы можете ввести его в строку поиска, и OCR его отследит.

Обратите внимание на ограничения, накладываемые вашим приложением для заметок или типом учетной записи на использование и хранение OCR. Например, бесплатная версия Evernote запускает OCR для изображений, но не для PDF-файлов и документов Office. Для этого вам нужен премиум или бизнес аккаунт. Если в ваше приложение не встроено сканирование, вы можете рассмотреть возможность его сопряжения с мобильным приложением для сканирования.

10. Организовать на большом экране

В идеале ваше приложение для создания заметок будет иметь приложение для рабочего стола и веб-приложение. Используйте один из них (вообще говоря, настольные приложения лучше подходят для этой цели) при сортировке входящих сообщений и организации заметок. Большой экран помогает вам видеть больше приложения, и, следовательно, большую часть структуры папок, теги и другую информацию, которую вы добавляете в заметки, чтобы поддерживать их организованность. Если вы видите все свои варианты, вы, скорее всего, выберете правильные.

Возьмите записку, держите записку, повторно посетите записку

Организуя свой опыт ведения заметок, вы повышаете свои шансы не только делать более релевантные заметки, но и хранить их таким образом, чтобы вы могли вернуться к ним, когда придет время.