Будьте организованы: 5 советов для соблюдения сроков

Одно из моих любимых высказываний всегда было: «Если хочешь что-то сделать, отдай это занятому человеку». Не секрет, что люди, которые заняты, имеют стратегии для определения приоритетов и управления всеми вещами, которые им нужно делать. Эти стратегии, хотя их редко называют явными, обычно вращаются вокруг одной главной концепции: сроков.

Сроки обеспечивают структуру. Они создают ответственность и помогают предотвратить негативные последствия. Некоторые люди любят их, некоторые ненавидят их, но те, кто их обнимает, обычно добиваются успеха.

Чтобы написать эту колонку, я подумал о своих собственных стратегиях управления сроками, а затем поговорил с моими коллегами и друзьями, которые продуктивно и успешно работают, чтобы увидеть, насколько их стратегии были похожи на мои и у других. Кончики совпали чрезвычайно.

Вот 5 советов о том, как организованные люди управляют своими сроками и остаются на вершине своей игры.

1. Всегда дополнять свой срок!

Может быть, вы подумали, что правилом номер один для крайних сроков является предоставление себе разумных сроков. Это хороший совет, но на самом деле важнее, чем: всегда соблюдайте сроки!

Всегда есть два крайних срока: конечный срок, который вы назначаете, и «крайний срок отбрасывания». Крайний срок отбрасывания, также известный как дата «или иначе», является абсолютным последним днем ​​и временем, когда что-то может произойти. Это почти всегда срок, который кто-то другой дает вам. Примером крайнего срока является срок подачи налоговой декларации, установленный вашим правительством. Еще один крайний срок подачи заявок на поступление в колледж.

Мягкий крайний срок, с другой стороны, является вашим добровольным крайним сроком. Заполнение крайнего срока означает, что вы устанавливаете крайний срок немного раньше, чем крайний срок, чтобы оставить немного места для маневра, чтобы что-то пошло не так. Всегда задавайте свои собственные сроки и всегда задавайте сроки, которые вы назначаете другим. Никогда не планируйте вводить что-то прямо под провод (это не «план», не так ли?). Скорее, планируйте на случай непредвиденных обстоятельств, таких как больничные дни, застревание в застрявшем поезде метро, ​​перебои в работе электронной почты, забастовка по почте или другие стороны, просто передумавшие о том, что они хотят и когда они этого хотят.

2. Сделайте ваши сроки видимыми.

Сроки должны быть там, где вы их видите. Как и в случае списков дел и целей, чем больше вы видите свои сроки, тем меньше вероятность того, что вы забудете о них. Печатные настенные календари работают блестяще. Если вы используете бумажный блокнот, напишите свои сроки в одностраничном календаре (вы можете распечатать его из Интернета), сложите его пополам и используйте в качестве закладки. Если вы человек безбумажных заметок, установите сроки в приложении, которое вы используете ежедневно, будь то Outlook, Google Calendar, Excel или что-то еще. Вы можете даже использовать календарь виджетов на рабочем столе, в зависимости от того, сколько предстоящих сроков вам нужно управлять.

Одним из преимуществ установки сроков в приложении является то, что им легко делиться. С помощью нескольких щелчков мыши или нажатий на экран, вы можете напомнить своим коллегам или партнерам о приближающихся сроках.

3. Знайте свои рабочие циклы.

То, как вы делаете свои сроки видимыми, во многом зависит от ваших рабочих циклов, то есть от того, есть ли у вас ежедневные, еженедельные или ежемесячные сроки. Например, я работал над ежеквартальным журналом, поэтому я всегда прикреплял к своей пробковой доске три календаря, показывающих следующие три месяца. Когда был сентябрь, я мог видеть самые важные предстоящие сроки, хотя они не должны были прибыть до ноября. У меня также был годовой календарь, показывающий важные сроки, которые были еще дальше, но я держал этот календарь в цифровом виде, потому что мне не нужно было видеть его каждый день. Высокопродуктивные люди уравновешивают сроки, которые им нужны, чтобы иметь доступ к срокам, которые им необходимо соблюдать. Видеть слишком много сроков становится подавляющим. Увидеть необходимые сроки для наиболее важных предстоящих проектов держит вас на задаче.

4. Используйте двойные напоминания.

Когда крайний срок далеко, но очень важен, используйте двойное напоминание. Другими словами, установите две тревоги или уведомления, чтобы напомнить вам на несколько дней раньше времени, что крайний срок близок. Этот трюк особенно важен для сроков, выходящих за рамки типичного объема работы - тех вещей, которые вы, вероятно, забудете. Если мне придется выступить с докладом (что я делаю редко) через шесть недель с четверга, я установлю напоминание в своем календаре на шесть недель с понедельника, чтобы в начале назначенной недели я вспомнил, что это событие наступает, и что мне нужно подготовить.

5. Соблюдайте свои сроки.

«Соблюдайте свои сроки» - это одна из тех вещей, которые легче сказать, чем сделать. Но если вы понимаете, что это влияет на вашу ценность на рабочем месте, то это само по себе может быть достаточно мотивирующим.

Последовательное соблюдение сроков может повысить вашу ценность как сотрудника, члена команды или партнера. Подумайте о том, как вы относитесь к людям, которые постоянно соблюдают сроки. Они надежны, имеют сильную трудовую этику и считаются командными игроками. Соблюдение сроков редко сводится к выполнению работы исключительно для вас. Почти всегда нужно завершить одно звено в цепочке, а там, где есть цепочка, есть другие люди, которые не могут уложиться в свои собственные сроки, пока вы не встретите свои. Если вы не вовремя, они не могут быть вовремя.

Так много людей не уложились в сроки, которые обычно выделяются тем, кто это делает. Если вы соблюдаете свои сроки в течение нескольких месяцев подряд, люди заметят, и это изменит то, как они видят вас и насколько доверяют вам.

И, как говорится в поговорке: «Если вы хотите, чтобы что-то было сделано, дайте это занятому человеку» - чем больше вы соблюдаете свои сроки, тем больше вероятность того, что вы продолжите соблюдать сроки. Это циклическое поведение.

Делай или не делай… нет «попробуй» с установленными сроками

Несмотря на то, что все эти советы о сроках работают для большинства людей, всегда делайте то, что наиболее полезно для вас, вашей работы и ваших привычек. Например, некоторые люди просто не соблюдают установленные сроки. Им нужно, чтобы дата, указанная в календаре, была крайним сроком отбрасывания, и вместо этого в их голове происходит любое дополнение. И это нормально.

Но когда ваши привычки мешают вашей собственной продуктивности и успеху, попробуйте распознать это и внести изменения. Очень простые системы напоминаний или уведомлений в приложениях, которые вы уже используете - от Outlook до Gmail и Basecamp - могут помочь вам создать лучшие привычки. Так что разработайте календарь, используйте функции приложения, которые уже у вас под рукой, и установите некоторые сроки (со встроенной комнатой для маневра). Вы будете рады, что сделали.