Будьте организованы: 5 приложений, которые вам нужны, чтобы стать безбумажными

Переход на безбумажный процесс не должен быть трудным, особенно если вы знаете, какие инструменты могут вам в этом помочь. Если вы пытаетесь полностью отказаться от бумаги, для ее работы необходимо как минимум пять инструментов.

Где в своей жизни вы все еще используете бумагу? Возможно, вы храните свой список дел в блокноте или, возможно, у вас есть стопка документов, которые нужно подписать чернилами. Вы можете уничтожить почти все бумаги в своей жизни, если у вас есть эти пять инструментов:

1. приложение списка дел,
2. приложение для сканирования,
3. служба синхронизации файлов,
4. инструменты электронной подписи и
5. служба доставки документов.

Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих инструментов и то, что они делают. Я также даю рекомендации для конкретных приложений, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам начать работу.

1. Список дел

Я бы никогда не стал указывать пальцем на кого-то, кто использует бумажный список дел, если он считает, что он работает для них. Однако если вы пытаетесь перейти на безбумажную работу, лучше всего начать с переноса всех своих задач и списков в приложение.

Лучшие списки приложений гораздо эффективнее, чем бумажные списки. С бумагой вы застряли с перекрестными вычеркиваниями, и вы не можете легко переставить задачи, когда ваши приоритеты меняются. Вы также не можете назначать задачи другим людям и получать оповещения, как только они их завершат.

С приложением списка дел вы получаете напоминания о предстоящих сроках, уведомления о том, что кто-то еще завершает задачу, возможность изменить свой список в любое время и многие другие преимущества. Мои первые три выбора среди приложений списка дел:

• Todoist Premium
• Асана (показана выше)
• Any.do

Если вы пытаетесь стать безбумажным, вам нужно найти приложение для списка дел, которое работает для вас, и придерживаться его в течение нескольких недель.

Начните с создания трех категорий списков: рабочий, личный и домашний. Вы всегда можете изменить их позже, если они не совсем подходят для ваших нужд. В своем рабочем разделе запишите задачи на работе, которые вы должны выполнить на этой неделе. В своем личном списке запишите что-нибудь личное, что вам нужно сделать, например, отправив благодарственную карточку или назначив встречу для стрижки. Используйте свой домашний раздел, чтобы начать список покупок.

Это достаточно, чтобы вы начали. По мере использования приложения «Задачи» вы будете выяснять, какие стратегии лучше всего подходят для вас, когда речь идет об организации списков, настройке напоминаний и назначении задач другим людям. Однако в течение первых нескольких недель лучше всего сохранять свои списки короткими и понятными. Использование списка дел в первый раз похоже на принятие новой привычки; если это слишком сложно, вы можете не придерживаться этого. После того, как вы действительно избавитесь от этой привычки, вы можете начать совершенствовать свои стратегии списка дел.

2. Приложение для сканирования

Приложение для сканирования имеет неоценимое значение для преобразования важных бумажных документов в цифровые файлы. Когда вы оцифровываете документы, вы делаете их резервную копию, а это значит, что вы можете уничтожить или утилизировать оригиналы или безопасно их сохранить. Некоторые из предметов, которые вы можете оцифровать, это бумажные налоговые декларации, документы, удостоверяющие личность, официальные сертификаты (например, рождение, смерть, брак или диплом), гарантии и квитанции, рецепты и даже не бумажные документы, такие как детали и инструкции напечатано на нижней части вашего домашнего маршрутизатора Wi-Fi.

Сканирующие приложения превращают камеру вашего телефона в сканер. Хотя вы можете использовать любой принтер со сканером для оцифровки документов, мобильные приложения для сканирования намного удобнее, не говоря уже о портативности. Вы можете сделать снимок чего угодно в любом месте.

Лучшие приложения для сканирования обнаруживают не только края сканируемого элемента, но и его тип, будь то страница из книги или визитная карточка. Самые лучшие из них также включают технологию оптического распознавания символов (OCR), так что примерно через минуту после сканирования документа вы можете скопировать и вставить текст из него. Хорошее приложение для сканирования также должно иметь возможность компилировать несколько страниц в один файл.

Два приложения для сканирования, которые отвечают всем этим требованиям и доступны для Android и iOS:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (подписка от 9, 99 долл. США в год или 59, 99 долл. США на приобретение)
• Scanbot Pro ($ 6, 99).

3. Электронная подпись

Если вы перешли на безбумажную работу, вы должны иметь возможность подписывать документы, не печатая их. Почти нет причин печатать и подписывать лист бумаги, который кто-то отправляет вам в электронном виде. Вы должны быть в состоянии подписать большинство документов в цифровой форме, за очень немногими исключениями. Для этого вам понадобится приложение, которое позволит вам создать цифровую подпись и применить ее к файлам.

Вот несколько примеров программного обеспечения, которое включает инструменты электронной подписи:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign и
• Предварительный просмотр для macOS (показано выше).

Для начала необходимо сначала создать подпись, что зачастую является самой сложной задачей, поскольку подписи выглядят неаккуратно при использовании мыши, пальца и сенсорного экрана или стилуса. Хорошей новостью является то, что вы должны сделать этот шаг только один раз. После того, как вы создадите и сохраните подпись, вы можете использовать ее снова и снова. Для получения более подробной информации о двух самых популярных методах вы можете получить более подробную информацию о рассказах PCMag о том, как подписать PDF с помощью Acrobat Reader и как подписать PDF в предварительном просмотре macOS.

Если вам не удается подписать свое имя мышью, пальцем или стилусом, проверьте, есть ли возможность сделать снимок подписи, выполненной ручкой и бумагой, которую затем можно загрузить.

4. Служба синхронизации файлов

Служба синхронизации файлов делает все ваши документы доступными для вас, независимо от того, какое устройство у вас под рукой. Вот пример того, как необходим сервис синхронизации файлов: несколько лет назад я был в аэропорту, подал заявку на Global Entry. Мой интервьюер попросил у меня подтверждение почтового адреса. Это не входит в мои водительские права, и я не взяла с собой почту, чтобы показать его. Потом я вспомнил, что отсканировал и сохранил документ по недвижимости, который был отправлен мне по адресу, который мне был нужен. Я открыл мобильное приложение службы синхронизации файлов и поднял документ, чтобы показать интервьюеру. Он был удовлетворен, и я получил свой Глобальный Вход.

Три из наиболее известных служб синхронизации файлов - и я без колебаний рекомендую любой из них - это:

• Box,
• Dropbox и
• Гугл драйв.

Многие программы для синхронизации файлов также позволяют сохранять автономные копии документов на ваших устройствах, что очень удобно для всего, что вам может понадобиться в случае чрезвычайных ситуаций, таких как страховые сертификаты, удостоверение личности или имена и номера телефонов в дереве телефона., Некоторые из лучших сервисов синхронизации файлов также имеют инструменты для обмена документами, к которым мы можем обратиться далее.

5. Инструмент обмена документами

Распространенным способом отправки цифровых документов является прикрепление их к электронной почте. Однако этот вариант не всегда идеален, потому что вы не всегда можете сказать, когда или получатель получил их. (Вы можете использовать квитанции о прочтении, но они работают только в том случае, если получатель не заблокировал или не отклонил их.) Другая проблема с электронной почтой заключается в том, что некоторые файлы слишком велики, или ваша программа электронной почты автоматически снижает качество оригинала.

Альтернативный способ отправки цифровых документов - поделиться ими через какой-либо другой облачный сервис. Службы синхронизации файлов, такие как упомянутые в предыдущем разделе, обычно позволяют вам предоставить общий доступ к файлу путем создания ссылки на него, которую вы затем можете отправлять по своему усмотрению. Сервисы облачного хранения (многие из которых в настоящее время неотличимы от сервисов синхронизации файлов) также обычно имеют их.

Обычно вы помещаете файлы, которыми хотите поделиться, в папку в приложении синхронизации или облачного хранилища и щелкаете правой кнопкой мыши, чтобы получить ссылку, которой вы можете поделиться. По этой ссылке получатель может скачать файлы. В зависимости от того, какая у вас услуга, у вас может быть возможность посмотреть, когда или как часто человек загружает файл. Некоторые сервисы, в том числе Dropbox, даже позволяют создавать дату окончания срока доступа.

Смотреть вперед, начать сегодня

Последний совет о том, чтобы стать безбумажным, - начать сегодня и смотреть вперед, а не назад. Я имею в виду, что не зацикливайтесь на оцифровке того, что у вас есть бумага. Вместо этого примите несколько приложений, которые помогут вам стать безбумажным с самого начала , и вы сможете двигаться дальше со своими новыми привычками.