Будьте организованы: 6 советов для начала работы с управлением проектами

Управление проектами - тяжелая работа. Команды и организации стараются работать более экономно, и часто это означает устранение роли преданного руководителя проекта. Несмотря на то, что по-прежнему можно получить ученую степень по данному предмету, люди с небольшим опытом нередко оказываются в роли менеджера проекта, часто в дополнение к своей официальной работе. Хотя это может быть огромным опытом, на рынке имеется настолько мощное программное обеспечение для управления проектами, что для одного или двух небольших проектов менеджер проекта может вообще не потребоваться.

Если у вас нет большого опыта в управлении проектами, вот несколько советов, с которых можно начать. Большое спасибо Питеру Кларксону, ранее работавшему в Maestro Development, и Джейсону Вестленду, генеральному директору ProjectManager.com, за понимание более ранней версии этой статьи.

1. Убедитесь, что у вас есть проект

Прежде чем начать пытаться управлять проектом, убедитесь, что у вас есть проект! Этот совет может показаться слишком простым, но я слышал его снова и снова от опытных руководителей проектов.

Проект - это набор задач, которые имеют дату начала, дату окончания и результат. Результатом является все, что доставляется в конце работы, например, физический продукт или работающий веб-сайт. Строительство дома - это проект. Редизайн веб-сайта (как показано на экране из ProofHub ниже) - это проект. Если вы теоретически можете передать все задачи проекта кому-то другому и получить что-то от этого человека, это проект.

Иногда люди путают текущую работу с проектами, поэтому позвольте мне привести несколько примеров текущей работы, чтобы прояснить ситуацию. Написание нового контента для веб-сайта каждую неделю - это постоянная работа, даже несмотря на то, что вы можете рассматривать производство одного отдельного фрагмента как свой собственный маленький проект. Обеспечение технической поддержки кода путем его постоянного исправления - это текущая работа. Отвечая на электронные письма клиентов или телефонные звонки - это постоянная работа.

2. Имейте Период Открытия

Прежде чем начать проект, некоторые люди рекомендуют то, что называется открытием. Открытие управления проектом отличается от открытия в юридическом смысле. Для наших целей это период времени, когда люди, запрашивающие проект, изучают, что они хотят сделать или сделать и почему. Это может быть встреча, серия встреч или открытый период времени для свободного мышления и исследования.

Ниже приведены некоторые вопросы для изучения, пока вы находитесь в поиске.

• Каким будет проект? Насколько конкретно вы можете определить это?
• Какова его цель?
• Какие результаты вы хотите?
• Какие ресурсы вы должны взять на этот проект?
• Когда вам нужен конечный продукт, и является ли ваш срок разумным с учетом ваших ресурсов?

3. Определите область

Вы могли бы услышать, что опытный менеджер проекта сказал бы следующее: «Если это не входит в сферу, это не входит в проект».

Каждый проект нуждается в четкой сфере. Объем проекта точно определяет, что проект повлечет за собой. Это закрытый список всех аспектов, активов, функций, результатов и других деталей, связанных с проектом. Как только он заблокирован, вы не можете добавить к нему. Например, если вы строите дом, область действия будет определять, сколько историй будет содержать дом, его площадь в квадратных футах, сколько будет окон, сколько лестниц, выключателей и т. Д.

Проекты нуждаются в четкой области видимости до того, как вы их начнете, в том, что никто не пытается добавить что-либо, что находится за пределами области действия, после запуска проекта. Добавление в область действия проекта после его начала приводит к потере сроков, бюджета и доступных ресурсов. Если вы продолжаете добавлять задачи в проект, он может даже перестать быть проектом - он может просто стать текущей работой.

Определение области действия может происходить на собрании по обнаружению или просто из разговоров между клиентом или лицом, запрашивающим проект, и потенциальным лидером или менеджером проекта.

4. Проведите стартовую встречу

На стартовой встрече все, кто будет работать над проектом, знакомятся с ним. Эта встреча задает тон предстоящей работе и гарантирует, что у всех в команде проекта есть четкая информация о том, что они будут делать и почему.

Обратите внимание, что проведение стартовой встречи даже близко не первое, что вы делаете при управлении проектом! Поскольку этот старт помогает привлечь всех на одну и ту же страницу, вы хотите быть уверенными в том, что у вас есть четкое представление о проекте и сфере охвата, чтобы вы с уверенностью доставляли его всем остальным.

Во время стартовой встречи руководитель проекта должен определить, по крайней мере, эти четыре вещи:

• Объем проекта,
• Игроки и их роли,
• Результаты и
• Основные этапы.

Мы уже говорили о масштабах проекта. Что касается игроков и их ролей, руководитель проекта представит различные команды и участников друг другу. Кроме того, начальная встреча является идеальным временем для обсуждения иерархии, то есть того, кто отчитывается перед кем, а кто подписывается на работу.

Обсуждение результатов будет совпадать с обсуждением иерархии, потому что вы должны ответить на вопрос: «Кто получит каждый результат?»

Вехи (как показано в программном обеспечении для управления проектами «Выбор редакции», Teamwork Projects, выше) - это точки в проекте, которые показывают явный прогресс в достижении конечной цели. Когда вы строите дом, момент, когда у вас есть засыпанный фундамент, может быть вехой. Когда у вас есть рамка, это еще одна веха. Во время начальной встречи вы должны знать, какими будут основные этапы проекта, даже если у вас еще не установлены даты для них. Иногда вам нужны другие эксперты группы, такие как программист или разработчик, чтобы точно определить, когда эти вехи должны упасть. Хорошо начинать начальную встречу с приблизительным представлением о ваших крайних сроках, но дайте каждой команде возможность взвесить и скорректировать их.

5. Составьте график сроков вашего проекта

Ранее мы говорили о том, как у каждого проекта есть дата начала и дата окончания. Начало может быть вашей официальной датой начала. Дата окончания должна отмечать абсолютное окончательное закрытие всей работы. Никакой работы над проектом не происходит после этой даты. Это настоящий невнимательный момент.

Теперь, когда у вас было начальное собрание, все ключевые игроки (такие как руководитель проекта и руководители команд) могут определить точные этапы и даты доставки и отобразить их в календаре между датой начала и датой окончания.

Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, тогда вы начнете его использовать. Поместите все ваши важные даты в приложение. Вы также можете загрузить другую документацию, которую вы создали, например, область проекта. Сейчас также самое подходящее время, чтобы начать приглашать всех игроков присоединиться к программному обеспечению. Когда люди присоединяются к приложению для управления проектами, они могут получать задания, обновлять свой прогресс и сотрудничать другими способами. Пример всей этой информации, отображенной на диаграмме Ганта в TeamGantt, можно увидеть ниже. Чтобы узнать больше о диаграммах Ганта, вы можете прочитать мою статью о 5 простых шагах для начала работы с диаграммами Ганта.

6. Установите ожидания для общения

Как после встречи, так и на протяжении всего проекта важно поддерживать открытость линий связи. Независимо от того, есть ли в вашей группе менеджер проекта на полный рабочий день или нет, кто бы ни был основным контактным лицом для проекта, должен быть тот, кто поощряет и облегчает общение. Неплохая идея провести еще одно собрание до того, как проект будет полностью запущен, чтобы люди могли задать любые оставшиеся вопросы.

Установите ожидания для общения рано. Будут ли руководители команд еженедельно сообщать о прогрессе своей команды? Сколько встреч с рук в руки будет у вас в течение проекта - иногда они вообще не нужны; что нужно вашему проекту? Часто небольшие группы в рамках проекта, такие как команда разработчиков или команда разработчиков, проводят повторные встречи, на которых каждый рассказывает о том, что они сделали в последнее время, и вызывает любые потенциальные проблемы. Чем больше людей рано озвучивают потенциальные проблемы, тем больше у всех шансов помешать им или справиться с ними.

Двигаться вперед

Вооружившись этими советами по началу работы, теперь вы можете погрузиться в суть проекта. Программное обеспечение для управления проектами помогает держать всех участников проекта в курсе его прогресса. Тем не менее, это также требует значительного взаимодействия с человеком и максимальной ясности в отношении проекта и его деталей.