Будьте организованы: 7 простых шагов для очистки вашего диска Google

Как и в любом другом месте, где вы храните свои вещи, Google Drive может запутаться. Вы создаете файл или два, импортируете пару документов из Gmail, принимаете общую папку, и, прежде чем вы это узнаете, все это - катастрофа.

Вы можете упорядочивать файлы на своем Google Диске, помещая их в папки и используя другие инструменты, как концептуальные, так и актуальные, чтобы вы всегда могли найти то, что вам нужно. Эти советы и рекомендации покажут вам, как организовать файлы на Google Диске, и они также должны хорошо работать, если вы используете Google Drive для работы.

1. Установите вид по умолчанию

Вы можете просматривать файлы и папки на Google Диске множеством разных способов. Например, вы можете отобразить все в виде списка или сетки, а также установить межстрочный интервал, чтобы быть удобным, удобным или компактным. Решите, как вам нравится смотреть на ваш Google Drive, поиграв с настройками, пока вы не будете довольны. Мне нравится просмотр списка с удобным интервалом, вот что вы увидите на большинстве скриншотов здесь.

Не пропустите левую боковую направляющую. Многие люди сосредотачиваются на центре экрана, когда смотрят на Google Drive. Тем не менее, когда дело доходит до организации ваших папок и файлов, обязательно убедитесь, что это левый рельс. Вы можете легко просматривать свои папки и подпапки и резервировать центр экрана для содержимого любой папки, которую вы выбираете для просмотра.

2. Создайте скелет папок

Создайте каркас папок для себя, используя любую структуру и имена, которые лучше всего подходят для вас. Как вы организовываете свои файлы и папки в других приложениях? Что приходит на ум, когда вы думаете о каком-то документе, который вам нужен? Лучший способ выяснить, как настроить ваши папки - это ответить на эти два вопроса.

Для многих людей в первую очередь приходит на ум содержание их работы, поэтому они используют тематические названия, такие как Project X или School Work для папок. Лично я цепляюсь за свидания. Когда мне нужно найти файл, будь то фрагмент текста или рисунок, я всегда думаю о том, когда его создал. В результате я часто использую даты в соглашениях об именах папок и файлов. Например, у меня есть папки на 2019, 2018, 2017 и так далее. Я также использую числа, которые соответствуют годам и месяцам. Например, 1906 означает 2019 год и шестой месяц, или июнь. Когда я смотрю на папку, которая начинается с нескольких цифр, я точно знаю, что они означают, и это помогает мне быстро найти нужные мне файлы.

Я видел, как некоторые люди в Интернете рекомендовали вам добавить эмодзи в имена папок, чтобы дать вам больше визуальных подсказок. Не надо! Emoji не всегда хорошо конвертируется в другие форматы, поэтому, когда вы пытаетесь создать общую ссылку на папку или экспортировать ее, изображения могут ее сломать.

3. Создайте подпапки

Подпапки - это неожиданный случай для организации. Сделайте их и используйте их! Они помогают вам сортировать и классифицировать ваши файлы в более мелкие и более конкретные группы.

Если вы создали папки, но застряли, пытаясь выяснить, какие подпапки создать, возможно, они вам пока не нужны. Вы также можете создать папку с именем DONE или OLD, чтобы, когда работа была завершена или папка не использовалась, вы могли перетащить ее туда.

4. Используйте Цвет

Цвета - отличная визуальная подсказка, а Google Диск позволяет добавлять собственные цвета в ваши папки. Щелкните правой кнопкой мыши любую папку на боковой панели или в главном окне и выберите «Изменить цвет». Затем выберите нужный вам цвет.

Уловка, которую я использую, состоит в том, чтобы сделать мои активные папки зелеными. Иногда у меня есть папки или подпапки, которые некоторое время простаивают, но одна или две папки из них все еще используются. Я выделяю активные папки зеленым цветом, а остальные - серым. Таким образом, когда я хочу перейти прямо к своей работе, у меня появляется зеленый свет, направляющий меня к папке, в которой хранятся мои работы, которые находятся в процессе выполнения.

5. Добавить звезды в часто используемые файлы и папки

Google Drive позволяет добавлять звездочку к файлам и папкам. Вы делаете это так же, как вы добавляете цвет: щелкните правой кнопкой мыши файл или папку и выберите «Добавить в избранное».

Я рекомендую добавить звездочку к часто используемым файлам. Таким образом, вы можете получить список всех материалов, к которым вы регулярно обращаетесь, независимо от того, где они находятся в Drive, щелкнув заголовок «Помеченные» в левой направляющей.

6. Переместите важные файлы «Shared With Me»

Посмотрите на заголовок в левой направляющей под названием Shared With Me. Нажмите на нее, и может появиться беспорядок файлов и папок. Не беспокойся о них. Если в этой партии есть что-то важное, с ними можно сделать три полезных вещи:

Добавьте звезду. Добавление звездочки в файл, которым вы поделились, делает то же самое, что и добавление звездочки в один из ваших собственных файлов. Он появляется в списке помеченных материалов.

Сохранить на диск / переместить в папку. Другим вариантом является добавление файла на диск Google и размещение его в папке. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по файлу и выбрать «Переместить в». Затем в появившемся окне перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить этот файл. Другой вариант, который делает то же самое, - это выбрать элемент, который вы хотите сохранить, и затем щелкнуть значок Google Диска в правой верхней части экрана. Затем у вас есть возможность переместить его в папку по вашему выбору. В любом случае вы эффективно создаете ярлык для общего файла из нового местоположения, которое вы выберете. Файл все еще доступен всем и все еще принадлежит первоначальному владельцу.

Сделать копию. Если вы сделаете копию файла, которым вы поделились, новая копия станет вашей. И это просто копия. Он больше не подключен к файлу общего доступа, и те же люди не обязательно имеют разрешение на доступ к нему больше.

• Google Диск Google Диск
• 35 советов по Google Drive, которые нельзя пропустить 35 советов по Google Drive, которые вы не можете пропустить
• Организоваться: как включить чтение чеков в Gmail Организоваться: как включить чтение чеков в Gmail

7. Сбросьте мусор

Когда вы удаляете файл или папку с Google Диска, он попадает в корзину и остается там до тех пор, пока вы не удалите корзину. Чем дольше вы позволяете накапливать мусор, тем меньше у вас шансов на полную веру в то, что все в нем должно быть полностью уничтожено, и тогда вы будете держаться за мусор еще дольше. Сделайте себе одолжение и время от времени очищайте мусор. Это поможет сохранить ваше место на Google Диске на точном уровне, и поможет вам в здравом уме, когда вы пытаетесь сохранить организованный аккаунт.