Будьте организованы: 3 способа использования новых досок асаны

Некоторые инструменты повышения производительности не имеют особого смысла, пока вы не увидите их в действии. Так что, если вы никогда не использовали доски канбан, вы, возможно, не поняли, что за шумиха вокруг главной службы управления рабочими процессами и совместной работы Asana, добавляющей доски Канбан. Однако, если вы заинтересованы в том, чтобы работать более продуктивно, стоит разобраться, как я объясню.

Для непосвященного онлайн-приложения Asana, которое в последнее время набирает обороты. Эта услуга в основном список дел на стероидах. Вы можете использовать Асану с группой людей, и она довольно популярна на рабочих местах. Что нового в Asana на прошлой неделе - это функция, называемая досками, основанными на досках канбан. Kanban - это общий термин, который описывает как тип приложения, так и систему его использования. Одним из самых известных приложений для досок канбан является Trello.

Kanban также довольно популярен среди ИТ-команд и групп разработчиков программного обеспечения. Когда они описывают это, они разбрасывают такие термины, как Scrum и своевременная доставка, ожидая, что мы, обычные люди, поймем, что они имеют в виду. Это очень запутанно.

Гораздо проще и понятнее понять канбан - увидеть его примеры в действии. Ниже приведены некоторые примеры канбан-досок, которые могут быть менее распространены на рабочем месте, но которые разработаны, чтобы иметь смысл почти для любого.

1. Отслеживать личные задачи: делать, делать, делать

Один из способов использовать доску канбан - это организовать личный список дел и убедиться, что вы никогда не выполняете слишком много задач одновременно. Давайте назовем это доской To Do, Doing, Done.

В этой настройке у вас есть три столбца с метками «Делать», «Делать» и «Готово». У вас также есть стопка заметок, которые в канбан называются карточками. Вы пишете свои задания на заметках, по одной задаче на заметку, и помещаете их в столбец To Do. Все идет нормально.

Прямо сейчас у нас есть список задач в столбце To Do и ничего в столбцах Doing или Done. Я знаю, что вы можете видеть, куда это идет, но пока не переходите к следующему шагу.

Что нужно знать о досках канбан, так это то, что они представляют собой визуализацию информации, которую вы могли бы так же легко отслеживать другим способом. В Asana вместо этого вы можете просматривать свои задачи в виде списка, используя заголовки в списке, чтобы различать различные типы задач, как на рисунке ниже.

Но когда вы визуализируете ту же информацию в виде доски, это может иметь другой психологический эффект. С досками «Делать», «Делать», «Готово» люди, как правило, самостоятельно устанавливают ограничение на количество задач в столбце «Выполнение» в любой момент времени. Цель состоит в том, чтобы создать систему, которая поможет вам сосредоточиться только на нескольких активных задачах. С представлением списка легко чувствовать, что все задачи имеют одинаковую важность, и все они должны быть выполнены прямо сейчас!

Канбан «To Do, Doing, Done» отлично подходит для сложных задач, в которых много шагов. На изображениях выше и ниже вы можете видеть, что многие из задач являются большими и не могут быть выполнены за один день. Ограничение списка дел всего двумя или тремя задачами не позволяет вам сосредоточиться на них, пока они не будут завершены.

Очень просто применить ту же концепцию ограничения выполняемой работы (Doing) и к настройкам команды.

2. Распределите работу через корзину с общими задачами

Вот еще один пример, который довольно прост. Вы можете использовать доску канбан, чтобы сделать работу доступной для отдельных людей в команде, чтобы они могли ее подбирать и назначать.

Чтобы было легче понять, давайте представим, что это список дел по дому. В этом доме трое детей: Энди, Берта и Клаудио. Первая колонка канбан - это работа по дому. Следующие столбцы - это Энди, Берта и Клаудио. Последний столбец Готово.

Семейное правило гласит, что каждый ребенок должен выбирать одну домашнюю работу каждую субботу. Время от времени могут возникать дополнительные хлопоты. У детей есть возможность самостоятельно выбирать работу по дому. Они делают выбор, помещают эту карту в свою колонку и, следовательно, берут на себя ответственность за это. Когда они заканчивают работу по дому, они перемещают карту в столбец Готово.

Легко представить это расположение на рабочем месте. У нас может быть команда рабочих с кучей работы, которую они все должны выполнить коллективно. Вместо того, чтобы ждать, пока менеджер назначит ему работу, он получает заявку на выполнение задания из корзины «Доступная работа».

3. Управление контактами

Более необычный способ использовать доску канбан - вести списки контактов в зависимости от региона или города. Опять же, это может быть так же легко и в виде списка, но для многих людей просмотр столбцов и карточек имеет другой (положительный) психологический эффект.

На этот раз, достаточно просто, на доске есть колонки для разных регионов и городов. Каждая карточка - это контакт, который находится в этом регионе. Когда путешествие приведет вас в определенное место, вы можете легко просмотреть список контактов, к которым вы могли бы обратиться, находясь там. Кроме того, вы очень быстро заметите, что все больше важных контактов оказываются в одном месте, что может означать, что вам нужно увеличить частоту посещения.

Чтобы немного автоматизировать этот процесс, вы можете напрямую пересылать электронные письма от контактов в проект Asana. Измените строку темы на имя и местоположение контакта, чтобы упростить последующую сортировку и правильную карточку. Видя, как много людей включают свои полные контактные данные в конце электронного письма, у вас также будет все, что сохраняется на карточках.

Делай больше с досками канбан

Надеемся, что эти примеры сделали канбан-доски немного более доступными для непосвященных. Их использование может быть намного более сложным, от отслеживания разработки программного обеспечения, о котором я говорил ранее, до управления запасами. Более базовые примеры, которые я привел, призваны помочь вам понять, почему вы можете использовать доску в Асане, а не список. Будьте изобретательны и используйте доски для управления тем, что имеет для вас наибольшее значение.

Ищете больше информации об Асане? Вы можете прочитать Использование Asana в бизнесе, 7 хитростей Asana, чтобы стать единым целым с бизнес-процессами, и Slack против Asana.