Будьте организованы: 5 удобных трюков в Microsoft Word

Мой друг экспортировал контент из Excel в Microsoft Word и постоянно сталкивался с различными вариантами экспорта. Независимо от того, что он сделал, в получившемся документе Word были лишние вкладки, где должны были быть одиночные пробелы. Он позвонил мне и попросил зайти и помочь.

«Просто найдите и замените табуляцию пробелами», - сказал я.

"Как ты это делаешь?"

Это определенно простая функция, но это один из тех приемов Microsoft Word, которые, если вы никогда не видели этого раньше, вы не знали бы, как это сделать или даже как правильно сформулировать это в поиске Google.

Итак, я показал ему, как, плюс несколько других полезных трюков, которые я использую в Microsoft Word все время. И я поделюсь ими с вами здесь тоже.

1. Найти и заменить пробелы

Пробелы в Microsoft Word переводятся в ^ t.

Чтобы найти и заменить их одним пробелом, используйте кнопку «Найти / заменить». Введите ^ t в первое поле и один пробел во второе. Нажмите «заменить все» и, вуаля .

2. Найти и заменить возврат абзаца

Кто не получил документ с двойным возвратом абзаца, где нам нужен только один?

Возврат абзаца или возврат каретки, как их иногда называют, может быть представлен в Microsoft Word как ^ p.

Чтобы найти и заменить возвраты с двумя абзацами на одиночные, используйте кнопку «Найти / Заменить». Введите ^ p ^ p в первое поле и ^ p во второе. Нажмите «заменить все», и все готово.

3. Автоматизируйте часто набираемый текст с помощью макросов

Признание: я годами боялся макросов, потому что я не понимал, что они были, и, похоже, мне пришлось изучать код, чтобы использовать их. Не правда. Макросы твои друзья. Хотелось бы, чтобы у них было другое имя, например, кнопка «Часто набираемый текст», потому что это действительно то, что они есть.

Многие люди используют макросы в качестве шаблонов, заявлений об отказе от ответственности или юридического текста, который требуется для всех документов определенного характера. Я использую их для автоматизации чрезвычайно простого текста, который мне приходится набирать снова и снова, включая некоторые HTML-коды, которые мы в PCMag используем для публикации статей в Интернете.

Первоначальная настройка макроса занимает несколько шагов, но это стоит того времени, которое вы сэкономите в дальнейшем.

Вот как это сделать (инструкции напечатаны ниже двухминутного видео, в котором также показано, как использовать макросы):

Версия для Windows 2010: на вкладке «Вид» нажмите кнопку «Макросы» в правом углу и выберите «Запись макроса».

Word: версия Mac 2011: в верхнем меню выберите «Инструменты»> «Макрос»> «Записать новый макрос».

Дайте вашему макросу имя в поле «Имя макроса» и обратите внимание, что в именах не должно быть дефисов или других специальных символов, только буквы и цифры (что глупо, но это так). Далее вы можете назначить кнопку или сочетание клавиш для макроса, но это необязательно. Вы всегда сможете запустить свой макрос из меню, если хотите. Назначение сочетания клавиш может быть сложным, потому что вы должны знать все другие существующие сочетания клавиш, чтобы случайно не переопределить тот, который вам может понадобиться. Добавьте описание, если хотите, но это не обязательно.

Когда вы нажмете ОК, Word запишет все, что вы печатаете и делаете. Введите текст, который вы хотите автоматизировать, и отформатируйте его так, как вы хотите, или запишите действие, которое вы хотите захватить, а затем вернитесь к кнопке макроса и нажмите «Остановить запись».

Теперь протестируйте свой макрос, вернувшись к кнопке «Макрос» и выбрав «Просмотр макросов», а затем выбрав «запустить» для того, который вы создали; или просто нажмите сочетание клавиш или назначенную вами кнопку. Вы должны увидеть ваш текст волшебным образом одним махом.

4. Очистить форматирование вставленного текста

Вы копируете и вставляете текст из онлайн-источников, других документов, электронной почты и т. Д., И сжимаетесь, когда он появляется на странице красным шрифтом в 18 пунктов в Verdana? Удаление того форматирования, которое невольно идет с вставленным текстом, является большой болью в шее. Вы можете изменить настройку в Word, чтобы форматирование не переносилось из других текстов.

В Microsoft Word для Windows начните с перехода в меню «Файл» и выберите «Параметры». Найдите параметры Word и нажмите «Дополнительно». Где-то в этом огромном списке (я знаю, он длинный) есть запись Pasting из других программ. Выберите «Сохранить только текст» и нажмите «ОК». Проведите тест-драйв, вставив некоторый текст из веб-документа и посмотрите, как он будет соответствовать существующему форматированию этого документа.

Другой способ сделать это без постоянного изменения настроек: найдите значок монтажной панели, который появляется при вставке текста. Привет, «оставь только текст», и все готово.

Если вы не видите этот значок (в Mac), перейдите в «Настройки»> «Редактировать», а затем найдите параметры «Вырезать и вставить». Нажмите кнопку «Настройки» в этом разделе и убедитесь, что флажок «Показать параметры вставки» установлен.

5. Удалить строку

Страшная линия! Вы нажали несколько дефисов или подчеркиваний плюс клавишу ввода, и Microsoft Word упал жирной линией на всем протяжении страницы, которую вы не можете на всю жизнь понять, как удалить!

Хитрость в том, чтобы избавиться от этой линии, это назвать ее «границей», а не линией. Нажмите прямо над этой строкой, то есть «граница». На вкладке «Главная» выберите значок границы (он выглядит как сетка четыре на четыре). Вы должны увидеть, что нижняя граница выбрана. Просто измените его на No Border, и все готово. Если вы хотите изменить настройки Word, чтобы эта граница больше никогда не появлялась, выберите Файл> Параметры> Параметры автозамены. Выберите Автоформат при вводе и найдите «Применить при вводе». В этом разделе вы можете снять флажок Границы линий.