Будьте организованы: 5 причин, по которым ваш почтовый ящик не входит в список дел

Мне нравится спрашивать людей о том, как они используют офисную электронную почту, хотя бы для того, чтобы лучше понять разницу между тем, как электронная почта была разработана для ее использования, как она используется наиболее эффективно и как люди ее используют.

В ответ на вопрос многие люди гордо описывают свои методы управления электронной почтой: «Мой почтовый ящик - это мой список дел!»

Они обычно думают, что это гениальная система, но она заставляет меня вздрогнуть. Я ужасаюсь, когда слышу это благонамеренное, но в конечном итоге губительное заявление. (Моя физическая реакция, как я узнала, не идеальна, если я собираюсь продолжить разговор.)

Цель этой статьи - убедить вас, что ваш почтовый ящик не должен входить в список дел. Есть лучшие и более эффективные способы использовать электронную почту или лучше думать об электронной почте.

Надеюсь, эта статья убедит вас изменить ваши пути. В колонке на следующей неделе (проверяйте каждый понедельник последние новости из этой серии Get Organized) я расскажу о другой стороне уравнения: как составить более умный список дел. Не забудьте также прочитать колонку на прошлой неделе с 11 советами по управлению электронной почтой.

Для чего нужна электронная почта?

«Электронная почта» больше не является точно описательным названием программных приложений и услуг, которые мы используем для отправки электронной почты. Они делают намного больше, чем это. Благодаря всем возможностям и функциям электронной почты - способности отправлять вложения (жизнь меняется!), Встроенным адресным книгам, функциям планирования и напоминаний, общим и личным календарям - удивительно, что мы все еще называем это «электронной почтой».

Для межорганизационного общения электронная почта работает превосходно. У вас есть бумажный журнал разговоров с отметками времени и даты, доставленный практически мгновенно и безопасно. Электронная почта позволяет вам работать в своем темпе, расставляя приоритеты ответов по своему усмотрению.

Однако для внутриорганизационных (то есть внутри вашей организации) сообщений электронная почта может быть ужасно устаревшей и даже по пути в морг (см. «Электронная почта мертва?»). Теперь у нас есть более широкий ассортимент инструментов, которые помогают нам достичь тех же конечных целей, но более эффективными и полезными способами. Приложения для обмена мгновенными сообщениями, деловые социальные сети и порталы управления проектами (например, Basecamp) - вот несколько примеров. Некоторые люди забывают, что телефоны и личные встречи часто также являются лучшим средством общения для определенных задач.

Электронная почта, безусловно, имеет свое место, но многие люди используют ее для выполнения задач, которые выиграют от другого решения. Электронная почта должна использоваться для связи, которая требует бумажного следа, особенно межорганизационных сообщений. Приложения и функции электронной почты, такие как календари и расписание, должны использоваться по назначению. Если вы хотите сохранить свой список дел в своей почтовой программе, возможно, для этого есть инструмент (например, в Outlook он называется «Задачи»). Но папка «Входящие» не была предназначена для того, чтобы сообщать вам, какие задачи вам нужно выполнять изо дня в день. Вот несколько причин:

Причины, по которым ваш почтовый ящик не должен быть вашим списком дел

1. Нет контроля над входящими товарами.

Список дел содержит только элементы, которые вы добавили в него. Ваш почтовый ящик, с другой стороны, похож на носик без втулки. У вас нет контроля над входящими элементами, за исключением того, что вы рассматриваете их один за другим и удаляете их - крайне неэффективный способ составления списка дел. Сообщения появляются в любое время суток. Они могут исходить от любого, не обращая внимания на иерархию, которая может определять ваш фактический список дел. И, скорее всего, только часть из них будет отражать то, что вам нужно сделать.

2. Плохо названные задачи.

Для небольшого кусочка входящего материала, который на самом деле отражает вещи, которые должны быть в вашем списке дел, спросите себя вот что: точно ли в теме написано, что вам нужно делать? Во многих случаях другие люди составляли строку темы, которая может не отражать само сообщение, тем более ту часть сообщения, которая относится к вам. Имея правильный список дел, вы используете свой собственный язык для быстрой передачи важной информации. Хорошо написанный список дел - это тот, который вы можете отсканировать за секунду или две и точно знать, что нужно сделать. Только вы можете писать так, чтобы быстро сообщать вам информацию.

3. Слишком долго

Я знаю, что только что высказал эту мысль, но стоит повторить: хорошо составленный список дел - это тот, который вы можете отсканировать за секунду или две и точно знать, что нужно сделать. Я бы поставил 50 долларов на то, что я не смог найти ни одного человека в PCMag с почтовым ящиком, который может передать информацию одним взглядом.

Не обманывай себя. Мы все храним сообщения в нашей папке входящих, которые напоминают нам о задачах, которые мы хотели бы выполнить, но не будем. И это нормально. Но эти предметы не входят в список дел.

4. Отсутствие инструментов для определения приоритетов и сроков.

Красные восклицательные знаки, флаги, звезды, цветные пузыри - почтовые программы обычно предоставляют вам несколько инструментов для маркировки важных сообщений. В некоторых приложениях вы даже можете связать дату «ответа по», например, сегодня, завтра или в произвольной форме «на этой неделе». Используйте эти функции для напоминания о себе, чтобы общаться с людьми, но не в качестве маркеров приоритета или сроков выполнения конкретных задач. Как уже упоминалось, строки темы никогда не сообщают вам, что вам нужно делать, а добавление флагов не дает такой же ценной информации, как в списке дел. Хороший список дел расставляет задачи по приоритетам и использует сроки.

5. Предотвращает вашу электронную почту от электронной почты.

Я надеюсь, что в основном убедил вас, что попытка настроить ваш почтовый ящик, чтобы он работал как список дел, приводит к очень плохому списку дел. Угадай, что? Это также создает очень плохой почтовый ящик, так что теперь вы две неэффективности! Если вы попытаетесь изменить свой почтовый ящик, чтобы он стал двойным списком дел, это заставит вас переключаться между операциями. Вот как это может произойти: сортируйте входящие сообщения одним способом, чтобы найти элементы с высоким приоритетом; найдите новый фрагмент почтового потока; быть прерванным; прибегнуть к почтовому ящику; проверить новую почту; решить, что это не относится к вам; снова прибегать к помощи флагов или звезд; постарайтесь вспомнить, где вы были в списке дел…

Помните, что если в вашей почтовой программе есть встроенное приложение или функция для списков дел, вы можете использовать это!

Электронная почта

Сохраняйте свой почтовый ящик как почтовый ящик, а не список дел, и вы будете намного эффективнее. Скорее всего, ваша работа станет немного счастливее. В колонке Get Organized на следующей неделе я более подробно объясню, что делает хороший список дел, как его использовать, и некоторые инструменты, которые делают процесс управления списком дел очень автоматизированным.