Будьте организованы: 5 простых шагов для начала работы с диаграммами Ганта

Прежде чем начать новый проект, он помогает составить план, какой-то четкий обзор всех необходимых шагов и порядка, в котором эти шаги должны выполняться. По сути, это и есть диаграмма Ганта. Неважно, является ли проект личным, например, добавление колоды к задней части вашего дома или бизнес, например, создание нового веб-сайта. Ты должен знать

• когда и где вы начинаете,
• все шаги на этом пути и сколько они займут,
• кто отвечает за каждый шаг,
• порядок, в котором необходимо выполнить шаги, и
• когда проект будет завершен.

Диаграммы Ганта, названные в честь инженера и консультанта Генри Ганта, который разрабатывал и использовал их в 1910-х годах, представляют собой визуализацию проекта от начала до конца. Они являются чрезвычайно распространенным типом инструмента повышения производительности, и они являются ключевой частью многих служб управления проектами. На самом деле, отличный сервис TeamGantt даже берет свое название из чартов. Я объясняю, что такое диаграммы Ганта, что они делают и как их используют люди, и даю пять шагов для начала работы с ними.

Что такое диаграмма Ганта?

«Диаграмма Ганта - это визуализация шагов, необходимых для завершения вашего проекта», - объяснил Кайвон Гаффари, ведущий менеджер программы в LiquidPlanner, когда я недавно попросил его поделиться некоторыми соображениями по поводу начала работы с диаграммами Ганта. LiquidPlanner - это приложение для управления проектами и совместной работы, удостоенное награды «Выбор редакции», которое выделяет диаграммы Ганта.

Гаффари напомнил мне, что проект отличается от других видов работ. «Проект - это набор работ, который имеет начало и конец, а выполнение создания этого проекта - это набор задач», - сказал он. Диаграммы Ганта работают специально для проектов, а не для текущей работы. Они помогают вам пройти от начала до конца, поэтому важно, чтобы конец.

Диаграммы Ганта читаются слева направо, сверху вниз. (См. Изображение выше из TeamGantt.) Ось X - время. Диаграмма начинается, когда проект запускается, и заканчивается, когда проект доставлен. Задание длины оси Y - это задачи, хотя они просто в списке. Их точное размещение на оси Y не имеет значения, хотя они имеют тенденцию падать в хронологическом порядке.

«Задача состоит из трех компонентов: что это такое, сколько времени это займет, и кто собирается это делать», - сказал Гаффари. На диаграмме Ганта каждая задача представлена ​​столбцом. Длина столбца показывает, сколько времени займет задание. Часто панели задач координируются цветом, указывая, какой человек или отдел отвечает за выполнение задачи. Что касается «что», то имя задачи обычно отображается на панели или становится видимым при нажатии на нее.

В дополнение к показу всех задач для проекта и продолжительности их выполнения, диаграммы Ганта показывают последовательность и зависимость. Другими словами, они показывают порядок, в котором должны выполняться задачи, и должна ли одна вещь происходить раньше другой. Почему это так важно?

Что делают диаграммы Ганта?

«Диаграммы Ганта наглядно показывают, что вы не можете делать все одновременно», - говорит Крис Савойя, руководитель направления стратегии Workfront. Он использовал пример строительства дома на дереве. Вы можете купить гвозди и дерево одновременно, но вы должны разрезать дерево, прежде чем прибить его к дереву.

Диаграммы Ганта показывают зависимости между задачами, обычно с чем-то вроде линии, соединяющей их.

Прежде чем присоединиться к Workfront (который, как и LiquidPlanner, является инструментом для совместной работы на рабочем месте и управления проектами), Савойя работала над некоторыми очень сложными проектами с Объединенным космическим альянсом совместно с Космическим центром имени Джонсона из НАСА. Он упомянул, что, хотя последовательность и зависимости важны даже для простых проектов, таких как строительство домика на дереве, они имеют решающее значение для масштабных, многолетних проектов, таких как строительство Международной космической станции.

Еще одна вещь, которую делают диаграммы Ганта, - это помощь организациям или руководителям проектов в управлении ресурсами. «То, что задача существует, не означает, что есть человек, который может это сделать», - сказал Гаффари.

С помощью диаграммы Ганта вы можете легко увидеть, когда люди или отделы планируют работать над задачами, а не когда они свободны. «Вы должны быть в состоянии учитывать расписание людей и сколько часов в день», - добавил он. Диаграммы Ганта создают эффективный способ просмотра времени, задач и ресурсов.

Начало работы с диаграммами Ганта

Как только вы получите общее представление о том, что такое диаграммы Ганта и почему они полезны, вы можете начать создавать их для своих собственных проектов. Эти пять шагов помогут вам начать.

1. Выберите шаблон или создайте его с нуля

Как правило, когда вы начинаете новую диаграмму Ганта, у вас есть возможность использовать шаблон или начать с нуля. Шаблоны могут исходить из внешнего источника, в случае тех, которые предоставляются программным обеспечением для управления проектами, или они могут быть из вашего собственного прошлого проекта.

Одним из преимуществ использования собственной предыдущей работы для создания шаблона является то, что вы часто можете многому научиться из того, что происходило в прошлом. Шаблон предоставит информацию не только о задачах и последовательности, но и о том, заняла ли какая-либо задача больше времени, чем ожидалось.

2. Отметьте свои вехи

Большая часть программного обеспечения для создания диаграмм Ганта включает возможность добавлять вехи. Веха - это маркер, который указывает, что фаза проекта завершена. Например, при создании веб-сайта блокировка каркасов является типичной вехой.

При построении диаграммы Ганта с нуля часто бывает полезно построить все вехи перед добавлением каких-либо задач. Перечисление всех этапов помогает разбить проект на более мелкие фрагменты, и эти более мелкие фрагменты легче осмыслить, чем весь проект сразу.

3. Добавьте задачи, события последовательности и создайте зависимости

Следующим шагом является добавление задач, последовательность событий и создание зависимостей. При добавлении задач обязательно посмотрите исторические отчеты или поговорите с людьми, которые будут выполнять задачи, чтобы получить точные оценки того, сколько времени они должны занять.

При определении последовательности событий следует учитывать, что несколько задач могут выполняться одновременно, но не одним и тем же человеком. При сборке веб-сайта один человек может работать с каркасами, а другой - собирать образцы контента для прототипа. Но каркасный дизайнер не может одновременно создавать доски настроения.

Добавляйте зависимости только после того, как вы перечислили все задачи и расставили их в правильном порядке, и будьте осторожны с ними. «То, что действительно может вас испортить, это то, что вы идете на полпути к диаграмме Ганта и видите, что, скажем, задача 12 больше не зависит от задачи 5», - сказала Савойя. Он добавил, что новички должны быть чрезвычайно осторожны, чтобы не удалять зависимости, если они не уверены, что это правильно, потому что вернуть их очень сложно, если они создают длинную цепочку событий.

4. Следите за своими ресурсами

«Задачи должны быть в правильном порядке, а затем вам нужно контролировать, кто доступен для выполнения этих задач», - объяснил Гаффари. Как упомянуто выше, просто потому, что есть задача, не означает, что есть кто-то, кто может ее выполнить.

Гаффари отметил, что программное обеспечение Gantt его компании не допускает перебронирования, то есть LiquidPlanner не позволит вам назначить кого-то для задачи, если этот человек уже назначен для другой задачи в то же время.

Диаграммы Ганта помогают вам увидеть не только, если ресурс перебронирован, но и каковы последствия для остальной части графика проекта, когда он исправлен.

5. Сотрудничать

«Очень важно, чтобы люди понимали, что диаграмма Ганта не волшебна», - сказал Гаффари. «То, что вы что-то запланировали, не означает, что это имеет отношение к реальности».

Чтобы удостовериться, что диаграмма Ганта соответствует действительности, является сотрудничество. Часто программное обеспечение Gantt для диаграмм является частью более крупного пакета управления проектами или совместной работы на рабочем месте. Каждый в команде должен иметь возможность хотя бы видеть диаграмму, если не обновлять задачи и другую информацию, которая в нее входит. Таким образом, если уполномоченный завершает задание досрочно, и у него есть возможность обновить свой прогресс, чтобы пометить задание как выполненное и скорректировать приблизительное время, и тем самым она может помочь другим назначенцам выполнить свои задания тоже рано. Или она может также пометить себя как доступный ресурс, чтобы помочь с какой-то другой задачей до ее следующего запланированного назначения.

Гаффари суммировал силу совместной работы следующим образом: «Если диаграмма Ганта находится в вакууме, кто знает, точна ли она? Если она совместная, то в нее встроены проверки, и она с большей вероятностью отражает реальность. Вот где ценность Диаграмма Ганта светит."

Не слишком полагайтесь на диаграммы Ганта

И Гаффари, и Савойя сказали мне, что они используют диаграммы Ганта для планирования и проверки проекта, но им не нравится управлять повседневной работой в нем. «Обычно это план, а не график выполнения», - сказала Савойя.

Савойя также отметила, что новичок может не осознавать, что люди редко, если вообще когда-либо, смотрят на всю диаграмму Ганта сразу, потому что они обычно огромные. «Вам понадобится рекламный щит, чтобы напечатать его», - сказал он.

По словам Гаффари, «построение диаграммы Ганта - не конечная цель. Это визуализация плана и последовательности задач. Диаграмма Ганта помогает людям понять, как план будет работать».

Если вы заинтересованы в диаграммах Ганта, вы, вероятно, также заинтересованы в управлении проектами в целом. За некоторыми отличными дополнительными советами по поддержанию проекта на должном уровне, ознакомьтесь с моими 4 советами по началу работы с управлением проектами, а также моими советами о том, как улучшить связь для лучшего управления проектами.