Будьте организованы: 5 способов лучше написать

Существует множество философий и методологий для более эффективного использования электронной почты. Они являются основополагающими для ограничения отвлечения и быть более продуктивными. Но вам также нужно знать, какие инструменты в вашем распоряжении, чтобы попасть в это более продуктивное место.

Поставщики услуг электронной почты и сторонние разработчики приложений изобрели несколько исключительных инструментов, которые делают электронную почту намного более эффективной. Есть пять, которые, на мой взгляд, имеют наибольший эффект и наиболее широко применяются. Вместе они помогут вам

• лучше писать электронные письма,
• превращать электронные письма в задачи,
• отменить отправку писем,
• запланировать отправку писем и
• откладывать электронные письма.

Пиши лучше

Написание ненужных длинных или неясных электронных писем - пустая трата времени. Получатель может не иметь времени, чтобы прочитать их в первую очередь, или может тратить время на перечитывание их, чтобы попытаться разобраться в них, или может потребоваться ответить отправителю для разъяснения. Плюс, на это уходит все потраченное время.

Есть два приложения, которые усердно работают, чтобы помочь вам писать более качественные электронные письма, потому что они сосредоточены на самом написании: Grammarly и Crystal

Grammarly - это плагин, который работает как средство проверки орфографии, чтобы анализировать грамматику и на самом деле делать разумные предложения о том, как усилить язык, писать ясно и исправлять распространенные ошибки. Он обладает замечательной способностью обнаруживать ошибки ESL, в частности.

Crystal также является плагином, и он подталкивает вас к тому, чтобы адаптировать язык вашей электронной почты для обращения к получателю. Это работает следующим образом: Crystal сначала находит ваших получателей в Интернете - их учетные записи Twitter, страницы Facebook и т. Д. - и смотрит, как они используют язык и реагируют на него. Они краткие и прямые? Или они, как правило, оказываются вовлеченными в длительные дискуссии? Основываясь на результатах, Кристал направляет ваше письмо.

Если вы не являетесь сильным писателем, очень четкие подсказки Кристалла могут действительно помочь вам найти слова, чтобы написать то, что вы хотите сказать. Это ценное предложение, но в нем есть что-то, что меня теряет неправильно. Есть неустановленная предпосылка, что вы настраиваете свой язык, чтобы получить что-то от другого человека, и я нахожу это манипулятивным. Однако это может вас не беспокоить, или это может быть именно то, что вы ищете. Ни в коем случае нельзя отрицать, что это хорошо в том, что он делает.

Превратите электронные письма в задачи

Ваш почтовый ящик не входит в список дел, но вы, вероятно, все еще получаете задачи, назначенные вам по электронной почте. Исправление заключается в настройке подключенного приложения для эффективного перемещения этих задач в более подходящее место.

Вместо того, чтобы вручную вводить новую задачу для себя в приложении, которое вы используете, или в напоминании, подключите приложение непосредственно к вашей учетной записи электронной почты или настройте пересылку электронной почты, и одним или двумя щелчками переместите это электронное письмо на свое место.

Wunderlist, Evernote Plus и Premium, Todoist Premium, Boxer и Newton Mail - это несколько приложений, которые поддерживают возможность переноса электронных писем в другое приложение через прямое соединение или пересылку по электронной почте.

Отменить отправку

Мы все нажали «Отправить» преждевременно, потому что мы пропустили опечатку, упустили какую-то информацию или не остановились, чтобы пересмотреть письмо, написанное в самый разгар. Однако вам не придется мириться с сожалением или неэффективностью необходимости писать второе письмо. Вам просто нужно отменить отправку.

Отмена отправки отличается от отзыва сообщения. При отмене отправки сообщение никогда не отправляется. По сути, ваша электронная почта хранит сообщение примерно от 10 до 30 секунд, в течение которых вы можете передумать.

В Gmail есть кнопка «Отменить отправку» (см. Видео ниже, чтобы узнать, как ее настроить), которую должен включить каждый пользователь Gmail. Newton Mail (который полон богатых функций для работы с электронной почтой на мобильных устройствах) также имеет функцию, которая работает с любой учетной записью электронной почты, которую он поддерживает, и включает в себя учетные записи Microsoft Exchange и iMap. Другие провайдеры электронной почты предлагают это тоже.

Расписание Отправить

«Прямо сейчас» не всегда подходящее время для отправки электронного письма. Вот когда расписание отправки пригодится. Эта функция электронной почты позволяет вам выбрать время в будущем, когда ваше сообщение будет доставлено. Outlook, Boomerang для Gmail и Newton Mail - все это есть.

С расписанием отправки, пока сообщение еще не отправлено, вы также можете редактировать его. Таким образом, он охватывает некоторые из тех же основ, что и функция отмены отправки.

вздремнуть

Я не являюсь поклонником философии Inbox Zero, пытаясь свести к минимуму количество непрочитанных сообщений. Это занимает слишком много времени для управления и не учитывает реальные потребности людей в электронной почте, психологически или технически. Тем не менее, я фанат дремоты, которая придерживается той же идеи, чтобы минимизировать количество сообщений в вашем почтовом ящике в любой момент времени.

Дремота не делает ничего, кроме как скрывает сообщение от вашего почтового ящика на некоторое время. Сколько? Вам решать. В результате вы можете сосредоточиться на важных сообщениях, не отвлекаясь на менее важные. Эти менее важные сообщения появятся в тот момент, когда вам будет лучше иметь с ними дело. Outlook (где это называется «расписание»), Airmail, Sparkmail и Newton Mail имеют кнопку повтора.

Если вы заинтересованы в том, чтобы быть более продуктивным (а кто нет?), Вам следует взглянуть на мою сводку лучших приложений для повышения производительности. Независимо от того, какие у вас проблемы с эффективностью работы, там должно быть несколько приложений или сервисов, которые помогут вам более эффективно использовать свое время.