Будьте организованы: 7 основных советов для слабых пользователей

Многие команды переносят свои внутренние коммуникации с электронной почты на приложения для обмена сообщениями, такие как Slack. Slack стал одним из самых популярных инструментов, которые группы используют для общения и совместной работы, но он не обязательно более эффективен, чем электронная почта сама по себе.

Чтобы получить максимальную отдачу от Slack, вам необходимо убедиться, что вы используете некоторые из ключевых функций, которые отличают приложение от электронной почты.

Многие советы по повышению производительности, которые я видел для Slack, включают изучение сочетаний клавиш, подключение сторонних приложений и настройку автоматических команд с помощью IFTTT. Такие вещи действительно полезны, но я думаю, что вы можете получить больше отдачи от вложенного времени, начав с концентрации на основных функциях, настройках и передовых практиках. Они просты в освоении и, вероятно, окажут огромное влияние на эффективность Slack.

1. Добавить уведомления для ключевых слов и фраз

Чтобы иметь продуктивный опыт работы со Slack, одна из самых первых настроек, которую вы должны настроить, это ваши уведомления. Вы должны сосредоточиться, в частности, на уведомлениях для слов, которые имеют для вас особое значение

Нажмите на свое имя в левом верхнем углу и выберите Настройки. Перейдите в Настройки уведомлений. Прокрутите вниз, где вы видите выделенные слова. Любые слова или фразы, которые вы вводите здесь, будут вызывать оповещение всякий раз, когда кто-то их использует.

Вам не нужно использовать кавычки для терминов более чем одного слова, и слова не чувствительны к регистру.

2. Настройте уведомления канала

Не каждый канал, к которому вы присоединяетесь, обязательно так же важен, как и другие, и вы не захотите слышать звуки, звонки, звуки, дребезги или гудение каждый раз, когда кто-то в канале упоминает, что выкрикивает @everyone. Аналогично, могут быть некоторые каналы, которые используют ключевые слова, которые важны для вас, но их использование в определенном канале не имеет. Вы можете исключить уведомления для ключевых слов и фраз из выбранных каналов.

Начните с перехода на канал, который вы хотите настроить. В верхней части страницы нажмите на название канала, затем выберите «Настройки уведомлений о каналах». Внесите свои коррективы в появившееся окно.

3. Используйте @Everyone и @Channel экономно

Этот совет по производительности больше относится к этикету Slack, чем к какой-либо специальной функции или опции: используйте @everyone и @channel экономно.

Использование любого из этих выносок эквивалентно отправке электронного письма всем, чего вы и ваша команда, возможно, пытаетесь избежать, используя Slack в первую очередь.

4. Добавьте Slack Email псевдонимы в ваши контакты

Мне нравится, что команды могут отправлять сообщения в Slack, пересылая электронные письма на специальный адрес. Но я ненавижу, что адреса электронной почты являются пустяком.

Сделайте себе одолжение, добавив псевдонимы электронной почты Slack в свою адресную книгу и присвоив им более запоминающееся имя. Например, если вы используете переадресацию электронной почты, чтобы предупредить свою команду об освещении в прессе, назовите адрес электронной почты Slack Slack Press Coverage. Если вы используете его для пересылки новостей, называйте это Slack News. Таким образом, когда ваш мозг думает об отправке электронного письма Slack, ваши пальцы могут начать печатать «Slack», что просто имеет смысл.

Найдите псевдонимы электронной почты (или настройте их), перейдя в настройки приложений и пользовательских интеграций команды. Откроется новая страница. Выберите Настроить в правом верхнем углу. Ищите электронную почту. Чтобы получить уже настроенный адрес электронной почты, выберите «Редактировать конфигурации». Вы можете скопировать и вставить псевдоним оттуда.

5. Введите / для команд и ярлыков

Вы можете потратить много времени на изучение команд и сочетаний клавиш, но я думаю, что для неопытных пользователей Slack лучше использовать время, просто помните, что вы можете ввести косую черту в начале любого сообщения и увидеть список варианты команд.

Выберите нужную команду из списка, просто набрав следующую букву этой команды.

6. Добавить напоминания

После того, как вы откроете мир быстрых команд в Slack, вам стоит освоить напоминания. Введите "/ напоминание" и позвольте Slack предложить вам заполнить все остальное.

Вы можете добавить напоминания для себя, своих товарищей по команде или целого канала. Вы можете установить напоминание, например, чтобы предупредить всех в вашей команде, чтобы выгрузить холодильник в пятницу в 16:40.

7. Добавить цвет на боковую панель

Если вы используете Slack для более чем одной группы или цели, переход от учетной записи к учетной записи может привести к путанице, если вы не зададите разные темы для своих боковых панелей.

Я рекомендую выбирать темы, которые больше всего отличаются друг от друга, чтобы помочь вам быстро и легко определить, в какой команде вы находитесь в любой момент времени.