Организоваться: 7 способов автоматической организации контактов | Джилл Даффи

Сколько адресов электронной почты вы используете? Сколько контактов базы данных у вас есть в результате? Поддержание актуальности вашей адресной книги - это боль, так как требует частого обновления. К счастью, есть несколько способов автоматизировать процесс обновления и резервного копирования списка контактов.

Здесь я поделюсь с вами семью способами, которыми вы можете автоматически упорядочить свой список контактов. Пять из них используют IFTTT, бесплатный веб-сайт и сервис, который означает «если это, то это». IFTTT работает следующим образом: вы разрешаете ему иметь доступ к различным используемым учетным записям в Интернете, таким как Gmail, Evernote, контакты iOS и т. Д. Затем вы создаете сценарии «если это, а затем» (или «рецепты», как они называются), которые выполняет служба. Я покажу вам несколько примеров через минуту. Вам не нужно знать, как кодировать или писать сценарии для создания рецептов. Это действительно очень просто.

Я предпочитаю использовать сайт IFTTT на полноразмерном экране компьютера или ноутбука, но есть приложение IFTTT для iPhone и недавно выпущенное приложение IFTTT для Android, если вы предпочитаете работать на мобильном устройстве.

Итак, вот пять способов использования IFTTT (и два бонусных способа с использованием инструментов, отличных от IFTTT), чтобы помочь вам организовать, создать резервную копию и в целом поддерживать вашу адресную книгу. Зарегистрируйте бесплатную учетную запись IFTTT и найдите эти рецепты в разделе «Обзор» сайта. Вы заметите, что рецепты, включенные здесь, похожи по своей природе, но используют разные услуги. Дополнительные предложения по автоматизации см. В 101 Best ifttt Recipes.

1. Если приходит новое электронное письмо Gmail, добавьте «С адреса» на Google Диск

Включите этот рецепт, и когда придет новое сообщение Gmail, вы автоматически получите запись адреса электронной почты отправителя, добавленную в электронную таблицу Google Диска. Тестируя этот рецепт, я заметил, что вы получите дубликаты, что несколько раздражает и не идеально. Если у вас есть интеллектуальный, автоматизированный способ обмануть этот список, пожалуйста, поделитесь им в комментариях!

2. Если к контактам iOS добавлен новый контакт, добавьте «С адреса» на Google Диск

Эта автоматизация работает так же, как и предыдущая, за исключением того, что она использует контакты iOS, а не новые входящие сообщения Gmail. В результате, он не страдает от повторяющейся проблемы, указанной выше. С другой стороны, он предназначен только для пользователей Apple.

3. Если к контактам iOS добавлен новый контакт, то пригласите подключиться на LinkedIn

Включите этот рецепт, и он поможет вам поддерживать базу данных соединений LinkedIn. Вы можете использовать его в дополнение к другим рецептам контактов iOS (вы не ограничены только одним), но опять же, только если вы пользователь Apple.

4. Если в Gmail приходит новое электронное письмо, добавьте адрес электронной почты отправителя в заметку в Evernote.

Этот рецепт является единственным в этом списке, который не был предварительно сделан в IFTTT и доступен в разделе «Обзор», но я поделился им, поэтому он должен быть общедоступным сейчас. Как и в предыдущем рецепте Gmail (номер один в этом списке), по мере поступления новых писем у вас будут повторяться записи, но по крайней мере у вас будет резервная копия ваших контактов.

5. Если новый контакт добавлен в контакты iOS, добавьте примечание к Evernote

Вот еще один для пользователей iOS. Сделайте резервную копию ваших контактов iOS в Evernote. Как написано, этот рецепт будет содержать имя отправителя, номер телефона, адрес электронной почты, адрес, аффилированность (организация / компания), должность, примечания и дату добавления. Вы можете редактировать рецепт, чтобы исключить любое из этих полей, если хотите.

Два бонусных трюка

Хотя IFTTT - отличный сервис, которым легко пользоваться, у меня есть две другие тактики для организации контактной информации.

6. Пересылать сообщения на пользовательский вариант вашего адреса Gmail.

Один использует старый трюк Gmail. Оказывается, точки в вашем адресе Gmail не влияют на доставку почты вам. Итак, и то и другое доставляют на один аккаунт. Хитрость заключается в том, чтобы настроить правило в Gmail, которое фильтрует различные варианты вашего адреса Gmail. Я настроил правило так, чтобы, если входящая почта отправлялась на мой личный адрес Gmail с двумя специально помещенными точками в имени, сообщение пропускалось во входящих и помечалось как «Контакты». Я использую этот адрес, когда получаю электронное письмо, отправленное на мой рабочий адрес, от кого-то, кто также становится личным контактом: я пересылаю сообщение на мой специальный Gmail-адрес или ответ. В результате эти люди и история электронной почты теперь находятся в моем личном Gmail, они полностью доступны для поиска, но скрыты из моего почтового ящика.

7. Автоматическое добавление к контактам входящей и существующей электронной почты

Второй трюк - использовать бесплатное приложение EasilyDo для Android или EasilyDo для iPhone. Это приложение личного помощника с десятками средств автоматизации, которые вы можете по желанию включить. Он имеет автоматизированную систему под названием «Контактная информация», которая ищет новые и существующие контактные данные в учетных записях электронной почты, доступ к которым вы разрешаете. Затем он добавляет людей, которых он находит, в ваши учетные записи контактов, Evernote, Salesforce и LinkedIn, или кого бы вы ни выбрали. EasyilyDo обычно распознает, когда контакт уже существует, избавляясь от проблемы дублирования, о которой я упоминал в некоторых других автоматизациях, и даже имеет автоматизацию устранения дублирования, которую можно использовать для очистки существующих контактов.

Поддержание ваших контактов в порядке, резервное копирование и обновление - одна из тех задач, которая требует некоторого обслуживания. Но когда вы автоматизируете это обслуживание, на ваших плечах практически не останется работы.