Будьте организованы: бухгалтерский учет и финансы для фрилансеров и малого и среднего бизнеса

Когда малые предприятия впервые начинают работать - и это особенно актуально для фрилансеров или других индивидуальных предпринимателей - система бухгалтерского учета и выставления счетов не всегда необходима. Вы найдете работу. Вы завершаете работу. Вам платят. Достаточно просто. Но постепенно, иногда незаметно, ситуация меняется.

Представьте себе такой сценарий: допустим, вы фрилансер. Вы получаете первые несколько рабочих мест, распределенных в течение многих месяцев - настолько распространенных, что они даже не пересекаются. Вы работаете по одному проекту за раз. Затем вы получаете укус для нового проекта до того, как текущий будет закончен, но вы еще не видели контракт, поэтому вы все еще не слишком заняты. Несколько недель спустя клиент, с которым вы работали раньше, рассказывает вам о некоторых новых возможностях, но его бюджет еще не определен. Вы по-прежнему видите обещание новых рабочих мест, но фактическая работа все еще только начинается. Несколько месяцев спустя у вас есть шесть рабочих мест, для которых вы находитесь в срок, и три новых клиента ждут ответа Вы примете их предложения. Когда это произошло?

Хотя само изменение было постепенным, теперь вы хотели бы, чтобы вы приобрели систему учета и выставления счетов давным-давно, что, если вы настроили только один путь назад, когда вы взяли свою первую работу, вы были бы в гораздо лучшем состоянии сейчас… хотя в время, вы не могли себе этого позволить, и вы не были уверены, что хотите посвятить себя образу жизни фрилансера, помните? Как и обещанная проверка, которая никогда не появляется в вашем почтовом ящике, настройка системы финансового управления просрочена.

Организуйте себя или свой микробизнес, выбрав правильную систему и внедрив ее сейчас - даже если вы хотите, чтобы вы сделали это давно.

Финансовое программное обеспечение для фрилансеров и индивидуальных операций

Индивидуальные фрилансеры и другие работающие не по найму люди в магазине с одним человеком, вероятно, не нуждаются в высокоразвитых финансовых приложениях для управления счетами и выставления счетов. Более того, вы не должны платить руку и ногу за длинный список функций, которые вы просто не будете использовать.

Придерживайтесь простой программы, которая выполняет свою работу и стоит недорого. Ищите приложение, которое бесплатно или требует единовременного платежа, а не решение, которое взимает плату за месяц или за проект. Также имеет смысл использовать одну программу для отслеживания проектов и управления вашими счетами, а не две отдельные системы (если она охватывает основы для ваших нужд).

Наш любимый бесплатный вариант для общего бухгалтерского программного обеспечения - FreshBooks (4, 5 звезды, Выбор редакции). Он имеет записи о клиентах и ​​продуктах / услугах, простое создание и отправку счетов, а также надежные функции для запуска отчетов. Если у вас нет сотрудников или подрядчиков, вам не понадобятся включенные функции обмена документами, но, по крайней мере, вы не платите за эти неиспользуемые функции.

Немного более упрощенный вариант, который отлично подходит для тех, кто взимает почасовую оплату, - это OfficeTime (47 долларов, 4, 5 звезды). Он отслеживает, сколько времени вы тратите на проекты во время работы, и может создавать счета на основе этих данных. Компонента фактурирования достаточно для большинства индивидуальных операций. Еще один огромный плюс: вы можете купить настольное программное обеспечение OfficeTime один раз и никогда не платить за подписку или другие дополнительные расходы.

Другие хорошие бесплатные варианты включают Zoho Invoice (4 звезды), который не имеет учета времени или расписаний, и Outright (3, 5 звезды), который специально разработан для очень небольших предприятий, которые не обрабатывают инвентарь или платежную ведомость.

Выберите один и придерживайтесь его

После того, как вы выберете подходящее решение, начните использовать его в своем следующем проекте. Одна из моих основополагающих принципов организации - это то, что важнее смотреть вперед, чем оглядываться назад, поэтому не стоит слишком беспокоиться о внесении данных в новую систему учета, которую вы настроили. Более важно начать использовать систему сейчас в активных проектах, чем каталогизировать все из прошлого. Сделайте ваш приоритет настоящим.

Однако в какой-то момент вы захотите наверстать упущенное, регистрируя прошлые счета-фактуры и задания, выполненные в текущем налоговом году. Расставьте приоритеты в обратном хронологическом порядке, сначала введя самые последние счета и информацию о работе. Вы можете иметь дело с заданиями предыдущих лет или нет. Опять же, гораздо важнее придерживаться системы, которую вы внедрили сейчас для текущих рабочих мест, и наверстать упущенное в текущем налоговом году.