Будьте организованы: лучшие практики для Gmail

содержание

• Будьте организованы: лучшие практики для Gmail
• Gmail Archives, Bulk Actions, Labs

Gmail является одним из самых популярных почтовых сервисов. Используете ли вы это для личного общения, работы или для обеих целей, вы получите от этого больше пользы, если поймете, как работают несколько основных функций.

В этом выпуске еженедельной серии статей «Get Organized» объясняется несколько функций подписи Gmail и объясняется, как наилучшим образом использовать их, чтобы эффективно организовать свою учетную запись электронной почты и повысить производительность.

Потоки сообщений

Как все пользователи Gmail знают, непрерывный обмен электронной почтой укладывается в поток. Количество сообщений в цепочке всегда указывается в скобках рядом со сводкой имен на бирже, если хотите, счетчиком цепочек.

Поток сообщений - одна из моих любимых функций Gmail, потому что, когда шесть человек отвечают на одно письмо группы, я вижу только одну непрочитанную ветку, а не шесть непрочитанных сообщений. Что я усвоил, так это то, что есть дискуссия, которая требует от меня внимания. Если я вижу шесть непрочитанных сообщений, я чувствую, что шесть вещей требуют моего внимания.

Когда вы открываете тему, сообщения, которые вы уже прочитали, остаются свернутыми, а непрочитанные сообщения расширяются.

Лучшая практика. Один из лучших приемов управления потоками - сохранять их в целости и сохранности, если они не отклоняются от темы. Когда они действительно меняют тему, начинайте новую тему, просто изменяя тему, когда отвечаете. Вам не нужно начинать совершенно новое сообщение. Все получатели будут включены в новую ветку, а история вашего общения будет по-прежнему архивироваться в самом сообщении, под многоточием, на котором при наведении указателя мыши отображается «показать обрезанное содержимое» (см. Ниже), так что любой может ссылаться на него. Это.

Этикетки

Если бы была одна особенность, которая обозначает Gmail, это были бы ярлыки. Чтобы понять ярлыки, нужно описать, чем они не являются: папки. Ярлыки в Gmail часто выглядят как папки, и в какой-то степени они достигают той же цели. Но ярлыки принципиально отличаются от папок, и принятие их за папки действительно ограничит то, что вы можете делать с Gmail.

Позвольте мне начать с объяснения немного о папках. Папки электронной почты, часто разработанные в виде древовидной структуры с возможностью добавления подпапок, работают так же, как в реальных папках. Вы помещаете вещи в них. Если у вас есть сообщение в файл, вы можете отправить его только в одну папку.

На первый взгляд ярлыки в Gmail очень похожи на папки. Когда вы создаете новую метку, она появляется на левой направляющей, аналогично тому, где вы увидите папки (в любом случае с настройками по умолчанию) в Yahoo! Почта, Hotmail и Outlook. Этим ярлыкам Gmail также могут быть назначены цвета, что делает их еще более похожими на папки.

Так в чем же разница?

Любая заданная ветка сообщений может иметь более одной метки, например «работа», «октябрь 2012» и «срочно». Gmail также автоматически предоставляет вам две метки: звездочки и «важные», помеченные желтой меткой слева от сообщений, отправляемых непосредственно вам, т. Е. Не рассылки рассылки, или другой массовой рассылки.

Думайте о ярлыках больше как о тегах. А визуальные метки, которые вы видите на левой направляющей, представляют собой быструю кнопку для сортировки всех сообщений, имеющих определенный тег. Обратите внимание, что даже ваш почтовый ящик - это просто ярлык. Когда вы нажмете на ярлык на левой направляющей, вы увидите, что новый текст автоматически появится в поле поиска вверху.

Этот текст помогает уточнить поиск только для сообщений с соответствующим ярлыком. Помните, Google является компанией, стоящей за Gmail, и Google, эта компания была основана в качестве инструмента поиска.

Рекомендация. Используйте метки в Gmail свободно, поскольку они не заменяют папки, а скорее способ классифицировать или пометить элементы и сделать их более доступными для поиска.

Опытные пользователи должны изучить область «Настройки», чтобы настроить более сложные атрибуты маркировки. Например, вы можете настроить правила или фильтры для перенаправления определенных видов почты на метку, и эта метка будет отображаться на левой панели, только если она содержит непрочитанные сообщения.