Будьте организованы: оцифровка личных документов

содержание

• Организоваться: оцифровка личных документов
• Что не оцифровывать

Компьютеры очень хороши в поиске. Компьютеры также отлично справляются с поиском. Независимо от того, насколько быстро и эффективно вы думаете, что можете находить и извлекать информацию в своем доме из бумажек, будьте уверены, компьютеры смогут сделать это быстрее.

Это главная причина, по которой вы должны оцифровывать многие ваши личные документы.

Есть и другие причины, например, тот факт, что вы даже не можете получить информацию об этом документе о страховании от наводнения, когда он находится на листе бумаги на вашей кухне, в то время как отмененный рейс оставил вас в ловушке на Сент-Китсе из-за ураган вернулся домой. Разве это не подходящее время, чтобы получить цифровой документ, доступный с вашего ноутбука, смартфона или планшета?

Вот еще одно: за последние несколько лет вы несколько раз меняли врачей, страховые программы и аптеки, и теперь фармацевт должен знать вас, если вы когда-нибудь принимали определенные лекарства. Разве не было бы полезно войти в какую-нибудь безопасную систему, в которой есть записи всех рецептов, которые написали ваши врачи, потому что вы сняли камеру своего телефона перед тем, как их заполнить?

Или, может быть, вы мотивированы оцифровывать больше ваших личных документов, просто чтобы избавиться от беспорядка. Причины для этого бесконечны, и оправдания для того, чтобы не начать, тоже. Вот несколько советов и хитростей, которые не дадут вам повода отложить задание.

Что оцифровывать

Прежде чем вы сможете уменьшить количество бумаги в вашем доме, вы должны решить, какие документы имеют ценность в цифровую форму. Во многих случаях вы захотите сохранить оригиналы документов, сделав цифровой резерв по сути. Этот список может помочь вам генерировать идеи:

• налоги

• налоговые вычеты

• Paystubs

• дела и аренда

• гарантии

• паспорта (во многих странах действуют особые правила изготовления копий паспортов; уточните у своего правительства)

• семейные архивы, такие как свидетельства о рождении, документы об усыновлении, свидетельства о браке, свидетельства о смерти и иммиграционные документы

• страховые формы

• медицинские и стоматологические записи и рецепты

Если ваш работодатель не предоставляет электронные платежные квитанции, вы должны хранить оригиналы не менее шести месяцев, если не целый год. Банки и домовладельцы часто требуют эти документы, в дополнение к налоговым формам (W2s в США), при заполнении финансовой или жилищной документации.

С паспортами и некоторыми другими официальными юридическими документами будьте осторожны с правилами изготовления копий. Обычно хорошей идеей является уменьшение или увеличение изображения не менее чем на 10 процентов (поэтому не похоже, что вы пытаетесь его подделать).

Даже если вы не думаете, что вам когда-либо понадобится предоставить копии любого из этих документов, наверняка будут времена, когда вам нужно будет указать свой номер паспорта (например, для заявления) или какой-либо другой фрагмент данных из них. Гораздо эффективнее искать эту информацию с вашего компьютера, чем копаться в шкафу с бумагами.