Будьте организованы: документируйте свой рабочий процесс

Новые сотрудники и новые лица в рабочей силе, в том числе недавние выпускники, как правило, имеют дополнительное время, когда они начинают новую работу. Обучение может занять недели или месяцы, и коллеги по работе и менеджеры хотят дать вам передышку, пока вы акклиматизируете. Одним из наиболее ценных способов использовать это время простоя является документирование рабочего процесса и процессов.

Документирование вашего рабочего процесса и процессов означает не что иное, как запись, точно, что влечет за собой ваша работа, шаг за шагом. Это именно то, что вы изучаете, когда вы новичок в рабочей среде. Это также влечет за собой все изменения и изменения, которые вы можете вносить в эти процессы с течением времени или когда вы обнаруживаете лучшие или более эффективные способы выполнения своей работы.

Предприятия и правительственные организации, которые являются очень крупными и хорошо зарекомендовавшими себя, могут уже иметь в изобилии руководства по эксплуатации и другую документацию, но, по моему опыту, небольшие компании и команды, как правило, этого не делают, или, если они это делают, они серьезно устарели.

Когда вы сталкиваетесь с простоями на новой работе, документируйте свой рабочий процесс и процессы или обновляйте полученные руководства. Преимущества огромны и много.

Преимущества документирования вашего рабочего процесса

Начнем с того, что документирование вашего рабочего процесса укрепит обучение на рабочем месте, которое вы проходили до настоящего времени. По сути, вы научитесь работать быстрее.

Во-вторых, эти документы являются золотом для менеджеров и ИТ-отдела, которые могут не знать этапов и людей, вовлеченных в вашу работу, - которые они должны знать каждый раз, когда вносят изменения или представляют новые инструменты, и должны продумать все возможные последствия., Позвольте мне сказать по своему опыту, что вы не услышите ничего, кроме похвалы, если сможете предоставить подробный и упорядоченный документ, содержащий все, что им нужно. Альтернатива заключается в том, чтобы обсудить их через вашу работу ad hoc, когда вы можете забыть какой-то шаг, или неправильно сказать, или просто ошибетесь.

В-третьих, менеджеры и коллеги будут цепляться за ваши документы, если вам когда-нибудь понадобится неожиданный отпуск. Аналогичным образом, когда вы будете переведены на новую должность или перейдете в другую компанию, коллеги, которых вы оставите, будут благодарны за обновление руководств, которые будут переданы человеку, занимающему ваше место.

Как задокументировать ваш рабочий процесс

Документация, которую вы пишете, должна быть простой, легкой для понимания и доступной. В большинстве случаев я рекомендую создать текстовый документ (например, документ Word) с несколькими встроенными изображениями.

Вместо того, чтобы делать один массивный документ, который описывает все, создайте документы, которые охватывают только одну процедуру или которые описывают ряд связанных процедур, которые должны быть выполнены по порядку. Лично меня переполняет документация, которая длиннее примерно 11 или 12 страниц. Я предпочитаю видеть 4 или 5 страниц простых, легко читаемых инструкций. «Что нужно и чего не нужно» в нижней части этой статьи поможет вам составить краткие, но подробные руководства.

Проще говоря, сохраняйте заметки, когда у вас есть обучение на рабочем месте, и переносите эти заметки в документ. Когда вы начнете выполнять работу самостоятельно, добавьте в свои заметки или скорректируйте их, чтобы более точно отражать задачи, которые вы делаете.

Если в вашей работе есть «большая картина», краткий обзор, поместите ее в начало документа. Точки, составляющие общую картину, - это то, что вы должны записать более тщательно, либо в этом же документе, либо в нескольких небольших документах, если вам нужно разбить его. Например, в маркетинге рассылки, обзор может выглядеть так:

• Копирайтер пишет копию и представляет ее менеджеру по маркетингу.
• Менеджер по маркетингу просматривает и редактирует копию, и получает одобрение от старшего менеджера по маркетингу.
• Менеджер по маркетингу отправляет запрос на обновление списка.
• Менеджер по маркетингу доставляет окончательную копию помощнику.
• Ассистент выпускает новостную рассылку и отправляет тест качества.
• Команда QA просматривает информационные бюллетени и представляет изменения. Помощник внедряет изменения, проверяет и планирует выпуск.

Любой из этих пунктов может иметь трехстраничное руководство, описывающее шаги, необходимые для выполнения работы. Где и как подается копия? В каком формате должна быть копия? Кто запускает обновление списка, и что это значит? Или, некоторые из этих элементов могут быть объединены в одно руководство, например, три задачи, которые начинаются с «менеджер по маркетингу…»

Что вам нужно

Чтобы написать шаги, вы должны быть обучены им хотя бы один раз. Когда вам придется выполнить работу снова, используйте свой первый черновик ваших собственных процедур, чтобы провести вас по шагам, чтобы увидеть, насколько они точны и просты для понимания.

Снимки экрана. Сделайте скриншоты всего, что кажется трудным объяснить в тексте или что лучше всего иллюстрировать визуально. Сначала сохраните все свои скриншоты в папке и добавляйте их в документ только в случае необходимости. Слишком много скриншотов покажется властным для любого, кто читает ваши руководства.

(Существует несколько способов сделать снимок экрана, но самый быстрый из них: в Windows используйте кнопку PrtScn, а затем функцию вставки, чтобы перетащить изображение в программу для редактирования изображений, где вы можете обрезать и редактировать его; на Mac используйте Apple + Shift + 4 и перетащите цель вокруг области, которую вы хотите стрелять.)

Программное обеспечение для захвата экрана. В редакторе изображений, который вы используете, могут быть инструменты для разметки снимков экрана, если вы хотите добавить стрелку, указывающую на что-то соответствующее, или выделить определенную часть изображения. За $ 50 программа Snagit and Snagit for Mac для захвата экрана сделает все, что вам может понадобиться.

Инструменты диаграммы. Некоторые рабочие процессы и процедуры лучше всего выражать с помощью маленьких диаграмм. Программное обеспечение Mind-Mapping может помочь вам быстро рисовать потоковые диаграммы и тому подобное, хотя вы также можете найти множество таких же инструментов построения диаграмм в Microsoft PowerPoint и более ограниченный выбор в Word на вкладке «Вставка».

Делай и не делай

• Создавайте отдельные документы для разных процессов и процедур, а не один массивный документ, объясняющий всю вашу работу.
• Будьте внимательны, но и кратки.
• Включите скриншоты.
• Уделите несколько недель, чтобы заполнить документы. Дайте себе время подумать о процессах и вернуться к документам, чтобы проверить, правильно ли вы их записали.
• Поместите отметку даты вверху страницы, показывающую, когда файл был последний раз обновлен.
• При документировании рабочего процесса используйте названия должностей вместо имен людей.
• Храните главные копии в общедоступном месте, чтобы другие люди могли легко их извлечь.
• Сохраняйте локальную резервную копию файлов на рабочем столе или в частной облачной системе (или в обеих).
• Проверяйте и пересматривайте свои документы один раз в год. Думайте о них как о живых документах, которые никогда не «заканчиваются». Они постоянно развиваются.
• Сообщите своему боссу и коллегам, что вы создаете и поддерживаете эти новые записи, поскольку они также могут внести ценный вклад.
• Не включайте картинки просто чтобы оживить страницы. Все ненавидят это.
• Не сходите с ума, форматируя текст. Будь проще. Используйте жирный шрифт для подзаголовков. При необходимости используйте маркеры и нумерованные списки, чтобы люди могли легко видеть нужную информацию. Держите абзацы очень короткими.
• Не используйте имена людей. Обращайтесь к людям по их должностям. Я уже говорил это? Да, я сделал, но это действительно важно, поэтому я говорю это снова.
• Не будьте слишком осторожны с вашими документами. Вы создали их, чтобы помочь организации, а не для вашей единственной выгоды.
• Не выводите свои документы в PDF-файлы. Оставьте их в формате, который можно редактировать (см. Выше).