Будьте организованы: контакты по электронной почте

содержание

• Организоваться: контакты по электронной почте
• Как экспортировать контакты, CSV vCard

В электронной почте ваши контакты являются одним из наиболее ценных долгосрочных активов, которыми вы владеете. Это люди, которые поддерживают вашу работу, ведут вашу общественную жизнь и делают вас людьми. Если вы меняете работу или переходите на новую почтовую программу, вам определенно захочется взять с собой этих людей.

Многие социальные сети, приложения и службы позволяют напрямую подключаться к основным программам веб-почты, а также к учетным записям Microsoft Exchange, чтобы автоматически импортировать всех людей, с которыми вы общались ранее. Я думаю, что это одно из самых поразительных применений современных технологий. Не принимайте это как должное. Если вы можете оставаться на связи с людьми в вашей сети несколькими способами, сделайте это. Вы никогда не знаете, когда интернет-служба или компания будет закрыта, и если вы подключаетесь к определенным людям только в одном месте, это почти так же плохо, как не создавать резервные копии ваших самых важных данных!

Я поделюсь некоторыми советами и советами, как оставаться на связи с важными контактами. Затем я быстро перечислю инструкции по экспорту контактной информации из Gmail, Outlook для Windows и Outlook для Mac, которые понадобятся по ряду причин. В большинстве этих процедур вам также нужно будет решить, будете ли вы экспортировать данные в формат CSV или vCard, поэтому в конце статьи я включил краткий пояснение их различий. Один не "лучше", чем другой, поскольку у них обоих есть свои плюсы и минусы.

Поддержание контактов: советы и хитрости

Лично я не трачу много времени на содержание своего почтового списка контактов. Я в значительной степени позволяю Google и Outlook просто сохранять адреса электронной почты моих корреспондентов, а затем я полагаюсь на другие сайты и службы, чтобы оставаться на связи, основным из которых является LinkedIn.

Интернет-сети для профессиональных связей. Я бросил визитные карточки давным-давно. Когда я встречаю кого-то, кто просит визитную карточку, я говорю им, что больше не пользуюсь ими, и добавляю: «Просто пришлите мне приглашение в LinkedIn». Я не общаюсь с людьми, которых я не знаю в LinkedIn. Есть несколько исключений, например, когда я общаюсь с кем-то, кто хорошо известен, или с кем я связался, а не наоборот. Но я бы сказал, что 90 или более процентов моей сети LinkedIn содержат людей, с которыми я лично встречался.

Я также включаю друзей в LinkedIn, хотя я никогда не использовал этот сайт, чтобы найти своих друзей по социальным причинам. Время от времени друг может появляться в поиске, который я выполняю в LinkedIn, когда я пытаюсь выяснить, кто в моих сетях работает в компании X или является экспертом по теме Y.

Один из аспектов LinkedIn, который я действительно ценю, заключается в том, что каждый человек обязан постоянно обновлять свои контактные данные и информацию о компании. Моя задача не обновлять адресную книгу для всех моих контактов. Это их работа.

Точно так же вы можете использовать Facebook, Twitter или другую социальную сеть по вашему выбору, чтобы поддерживать ваши контакты в той же степени. Я предпочитаю LinkedIn для бизнеса, однако, в значительной степени потому, что люди, как правило, заполняют информацию о своих компаниях, как в прошлом, так и в настоящем, что обычно является важной информацией, которую я должен знать при поиске людей, которых мне нужно найти.

Бонусный совет: LinkedIn любит помогать вам в поиске людей, которых вы знаете, подключаясь напрямую к вашей учетной записи электронной почты, но вы также можете загрузить CSV-файл в LinkedIn, и он поможет вам найти людей, которых вы знаете таким же образом. Этот совет полезен, если вы экспортировали контактную информацию из старых вакансий или если служба электронной почты вашего текущего работодателя не поддерживается LinkedIn.

Приложение EasilyDo для добавления новых записей контактов iOS . На моем iPhone я использую приложение под названием EasilyDo, которое, по сути, автоматизирует небольшие задачи, которые я назначил приложению для выполнения. Один из них - для EasilyDo следить за моей учетной записью электронной почты для бизнеса и, когда он видит входящее письмо от нового человека, спросить меня, следует ли добавить этого человека в мою адресную книгу iOS. Также есть приложение EasilyDo для Android.

Я использую свою адресную книгу iOS в первую очередь для личных контактов, но я также храню там некоторые данные моих коллег на случай, если мне понадобится быстро связаться с ними, когда я буду вне офиса. Мне также нравится, что EasilyDo не просто автоматически добавляет каждый новый контакт, но всегда спрашивает меня первым.

ifttt для других способов переноса контактов . Используя веб-сайт и приложение для iPhone под названием ifttt (что означает «если это, то это»), вы можете создавать команды, например «если я добавлю новую запись в мои контакты iOS, а затем введите эту же информацию в электронную таблицу Google Drive». " И есть ряд других поддерживаемых сервисов, так что вы можете сделать что-то похожее с контактной информацией от людей, которых вы знаете из Facebook, электронной почты и других мест, а также. В отличие от EasilyDo, ifttt всегда будет выполнять команду при запуске - сначала он не спрашивает вас, следует ли выполнить действие. Но вы можете включать и выключать эти команды в любое время с веб-сайта или приложения ifttt. Возможность настраивать команды очень хороша, и вам не нужно знать немного кода, чтобы заставить их работать. Почти все готово к работе.

Дополнительный совет: поищите в списке общедоступных «рецептов» ifttt ( то есть , по командам) «контакты», и вы сможете находить и повторно использовать команды, уже разработанные другими людьми. Обратите внимание, что большинство автоматизаций, написанных в ifttt, работают, но не обязательно переносят данные, которые у вас уже есть.