Будьте организованы: сервисы синхронизации файлов на помощь

содержание

• Будьте организованы: службы синхронизации файлов на помощь
• Советы по синхронизации файлов

Грязные и неорганизованные люди навсегда оставляют важные вещи позади. Эта презентация вам нужна для конференции? Это в офисе на вашем настольном компьютере. Те фотографии с первого дня рождения Микки, которые ты планировал показать бабушке во время посещения? Они все еще на вашем ноутбуке, который сидит в 300 милях от дома на диване.

Технологи, довольно блестяще, решили эту проблему для смутных людей. Ответ - синхронизация файлов, и есть много компаний, которые предлагают эту услугу бесплатно.

Хотя службы синхронизации файлов не изменят вашу индивидуальность и не превратят вас в аккуратного и внимательного человека, они могут выступать в качестве системы безопасности, помогая вам избежать катастрофических последствий для вашей дезорганизации.

Что такое синхронизация файлов?

Цель службы синхронизации файлов - предоставить вам доступ ко всем самым важным текущим файлам с любого компьютера или устройства, подключенного к Интернету, например смартфона или планшета, в любое время и в любом месте. «Текущий» в данном случае означает файлы, к которым вам может понадобиться доступ в ближайшем будущем, а не документы, которые находятся в состоянии готовности, которое вам действительно нужно архивировать (я напишу больше о том, как архивировать в следующей статье), И файлы могут быть чем угодно, от документов до фотографий и музыки.

Вот как это работает: вы регистрируете учетную запись с помощью службы синхронизации файлов (бесплатной или с платной подпиской; я назову конкретные предложения чуть позже), устанавливаете программное обеспечение для синхронизации файлов на свой компьютер и решаете, какие файлы или папки, которые вы хотите синхронизировать. Как только файлы помечены для синхронизации, служба делает их копию и сохраняет их в сети, и - это важная часть - с этого момента она обновляет копию каждый раз, когда вы изменяете файл локально. Теперь, когда вы входите в службу, будь то со смартфона или с чужого компьютера через веб-сайт службы синхронизации файлов, у вас будет доступ к вашим документам.

Подробная информация о том, как работают службы, может немного отличаться, но основная предпосылка заключается в том, что каждый раз, когда вы изменяете файл, измененная копия будет сохраняться в Интернете, и каждый раз, когда вы входите в службу - будь то через веб-сайт или просто войдя в систему с помощью установленного программного обеспечения на вашем компьютере или мобильном устройстве - служба обеспечит просмотр самой последней копии. Служба «синхронизирует» самую последнюю копию каждого файла со всеми устройствами, которые вы используете для доступа к ним. Некоторые службы также сохраняют версии, сохраняющие историю ваших изменений, до определенного числа. Таким образом, вам не нужно беспокоиться о сохранении копий документов «версии 1» и «версии 2». Служба синхронизации файлов сделает это автоматически.

Служба синхронизации файлов помогает вам чувствовать себя более организованно в том, что от нее очень сложно отказаться от файла. Вам не нужно постоянно посылать себе по электронной почте тот документ, над которым вы работаете. Пока у вас есть подключение к Интернету, вы можете получить свою работу. Большинство служб также имеют некоторый уровень общего доступа, позволяя легко отправлять файлы другим пользователям, а некоторые имеют функции совместной работы, позволяющие нескольким людям загружать файлы в общее место.

Используйте случаи для синхронизации файлов

Иногда трудно представить, зачем вам нужен тот или иной сервис, пока вы не услышите о том, как его используют другие люди. Вот некоторые примеры:

Занят бизнес профессионал. Любой, кто хотя бы немного выполняет свою профессиональную работу дома - или, возможно, когда-нибудь понадобится - может вообразить полезность службы синхронизации файлов. Представьте, что плохая погода мешает вам приступить к работе, но вам нужно закончить проект, чтобы уложиться в срок. И последняя копия проекта живет локально на вашем офисном компьютере. Имея службу синхронизации файлов, вы можете получить этот проект за считанные секунды.

Путешественник. Частые путешественники, которые не хотят носить с собой неуклюжий ноутбук, могут убедиться, что все их файлы доступны для них, независимо от того, где они вошли. Путешественники также могут синхронизировать сделанные фотографии и почти мгновенно отображать их на своем домашнем компьютере.

Заявитель. Недавно я пользовался сервисом синхронизации файлов, проходя длительный процесс подачи заявки, в котором участвовали несколько сторон. Всякий раз, когда я получал документ, я сканировал его и сохранял в службе синхронизации. Затем, когда одна из сторон связалась со мной, чтобы попросить копию чего-либо, мне почти никогда не приходилось отправлять по факсу или фотокопии и отправлять что-либо по почте. Вместо этого я мог нажать кнопку и отправить документы кому угодно, независимо от того, был ли я дома, на работе или где-то еще.

Ученик. Студенты, работающие над диссертацией, эссе или любым другим проектом, могут сохранить свои активы в облаке синхронизации файлов и смогут получить к ним доступ в любое время, когда возникнет идея. Те, кто хранит один компьютер дома, возможно, делится им с соседом по комнате и использует общедоступные компьютеры в библиотеке или компьютерной лаборатории, несомненно, будет хорошо синхронизирован в своей работе.

Электронная почта. Если у вас есть привычка отправлять файлы по электронной почте, чтобы они могли быть сохранены в Интернете для быстрого доступа, позвольте мне заверить вас, что вы являетесь главным кандидатом на службу синхронизации файлов. Они намного более надежны, чем специальный метод электронной почты. А вложения электронной почты могут засорить входящие почтовые ящики с ограниченным хранилищем.