Видео: Маша и Медведь (Masha and The Bear) - Подкидыш (23 Серия) (Октября 2024)
Последняя часть организационной загадки - и люди, которых больше всего боятся, - это управление электронной почтой.
Как и в случае с соглашениями об управлении папками и именами файлов, для управления электронной почтой требуется решение для образа жизни. Вам необходимо разработать правила и принципы, с которыми вы можете жить каждый день. Помните, что организованность - это то же самое, что соблюдение режима питания и тренировок. Не делать этого и относиться к организации, как к однодневной весенней уборке, похоже на срочную диету. Любые результаты, которые вы увидите, будут очень короткими.
Прежде чем погрузиться в свой проект реорганизации электронной почты, уделите минутку, чтобы понять, что вам не обязательно быть идеальным. Цель состоит в том, чтобы придумать правила жизни, которых вы разумно придерживаетесь и которые делают вашу работу или личную жизнь проще, продуктивнее и лучше. Если установка отличного нового подключаемого модуля Microsoft Outlook - это то, что вызовет ваш механизм очистки почтовых ящиков, попробуйте Xobni (бесплатная версия за 29, 99 долл. США, 4 звезды), которая индексирует ваши файлы, или Evernote для Windows Premium (45 долл. В год, 4, 5 звезды), что позволяет отправлять электронную почту на ваш Evernote, где вы сможете воспользоваться выдающимися возможностями поиска этого программного обеспечения.
Увидеть дно коробки
В тот момент, когда я понял, что мне нужен системный подход к электронной почте, я впервые открыл свой почтовый ящик, и там было только три страницы материала. Большинство файлов были помечены как «прочитанные», но, поскольку я на них не действовал, я оставил их в папке «Входящие». Я помню, как чувствовал себя ошеломленным и думал, что, если бы я не начал выбрасывать электронные письма в ту же секунду, проблема усугубилась бы в течение часа и наверняка была бы невыносимой к следующему утру.
В результате я поставил перед собой одну простую цель: всегда иметь возможность видеть как нижнюю часть своего почтового ящика. Другими словами, я хочу, чтобы на одном экране можно было видеть записи для самого последнего полученного сообщения и самого старого сообщения.
Я не придерживаюсь этого стандарта каждый момент каждого дня. Это было бы невротично и контрпродуктивно. Но я стремлюсь увидеть дно своего почтового ящика до того, как уйду с работы каждый день, а если это не удастся, по крайней мере по пятницам. Я также остаюсь в здравом уме из-за перегрузки электронной почты, когда я болею один день или беру выходной. После того, как я вернулся из отпуска, я даю себе по крайней мере неделю, чтобы наверстать упущенное по электронной почте и постараться не волноваться об этом в первый день или два в офисе.
Месяц к месяцу
То, как я управляю своей учетной записью электронной почты для бизнеса, точно так же, как я управляю своими электронными файлами в папках. Все идет в папку.
Во-первых, я создаю несколько базовых папок по проектам, таких как Проект A, B и C. В каждой папке проекта я создаю подпапки для каждого месяца, помеченные двухзначным годом и месяцем, подчеркивая сокращенное буквенное обозначение месяца. Например, папка на июнь 2011 года называется 1106_JUN.
Когда приходят новые электронные письма, они часто сидят в моем почтовом ящике несколько часов, день, может быть, даже неделю или две. Но они никогда не подавляют меня, потому что у меня есть система, которая держит все на управляемом уровне. Вот правила для моей системы. Возможно, они вам не подходят, но они могут служить примером одного решения. Подберите собственное решение с правилами, которые соответствуют вашему стилю жизни.
Правило 1. Если письмо не требует каких-либо действий (включая перечитывание), я немедленно его выбрасываю.
Правило 2. Если электронное письмо имеет решающее значение, то есть требует немедленных действий или глубокого перечитывания и, возможно, ответа, оно остается в папке «Входящие» до тех пор, пока я на него не воздействую. Может оставаться в почтовом ящике до месяца. Через месяц я должен действовать на это. Это крайний срок. После того, как я принял меры, электронное письмо сохраняется в соответствующей папке.
Правило 3. Если электронное письмо содержит информацию, которая мне нужна, но не требует немедленных действий, ее следует переместить в соответствующую папку к концу дня или концу недели, если я занят. Если я боюсь, я забуду действовать, потому что это не сразу видно в папке «Входящие», я могу создать элемент календаря в качестве напоминания. Письмо должно быть сохранено в папке. Без исключений.
Правило 4. В пятницу днем я даю себе от 10 до 20 минут, чтобы разобраться с тем, что находится в папке «Входящие», и, возможно, воздействовать на предметы, которые не требуют длительного ответа. К тому времени, когда я покину офис, я смогу увидеть один или два дюйма пустого пространства внизу (место, чтобы снова заполниться в выходные).
Правило 5. Через год заархивируйте или забросьте его. Я склонен хранить данные электронной почты около года и архивировать все остальное, что очень легко сделать, когда ваша информация сортируется по папкам по месяцам и годам.
Еще один метод организации, который был популяризирован еще в день физического документооборота, состоит в создании 31 папки с числовым обозначением, каждый номер которой соответствует дню месяца. Вместо того, чтобы создавать ежедневный список дел, вы должны подать документы и напоминания (и открытки на день рождения, и счета для оплаты и т. Д.) В папки, соответствующие дате соответствующего действия. Когда приходит дата, вы открываете папку, и теперь вам нужно позаботиться о том, что находится внутри.
Еще один метод - разделение. Если вы используете инструмент управления проектами, такой как Basecamp (бесплатно, 4 звезды и выбор редакции), вам никогда не нужно сохранять электронные письма, связанные с проектами, которые управляются в этой системе. Basecamp сделает это за вас. Многие люди используют разделение на части в своей личной жизни электронной почты, выделяя одну учетную запись в Интернете для списков рассылки и списков рассылки, резервируя другую для общения с друзьями и семьей. Почему бы не использовать ту же концепцию в бизнесе?
Избавиться от беспокойства по электронной почте
Я ни в коем случае не защищаю то, что моя система или система 31-дневных папок подходит всем. Моя система работает для меня, потому что я склонен помнить вещи, основываясь на том, когда они произошли. Кроме того, я на самом деле с нетерпением жду тех нескольких минут в конце каждой недели, когда я делаю свой очередной просмотр в папке «Входящие». Наконец, основная цель - всегда видеть дно моего почтового ящика - дает мне утешение. Увидев, что информация выходит за пределы одного визуального экрана, я вижу в себе какую-то переломную точку. Это невыносимо, как будто я ничего не могу найти, и я никогда не найду свой выход.
Однако другие люди могут испытывать беспокойство из-за необходимости управлять более чем дюжиной папок или соблюдать установленные ими сроки. Возможно, вам будет удобнее просматривать почту на одной прокручиваемой панели. Риск стать слишком обидчивым - неплохая идея записать то, что заставляет вас чувствовать себя перегруженным, потому что, если вы можете определить, что вам не нужно, в своем электронном письме, вы можете создать правила и рекомендации, чтобы предотвратить Это.
Независимо от организационной системы, которую вы создаете для себя или своего бизнеса, сосредоточьтесь на привычках и общих правилах образа жизни. Вам не нужно быть идеальным каждый день. Вам просто нужно придумать систему, которая будет держать вас на пути.
Убери прочь
Важные идеи, которые следует взять из этой статьи:
1. Наличие управляемого количества электронной почты сделает вашу работу проще и лучше.
2. При разработке принципов работы с электронной почтой сосредоточьтесь на привычках образа жизни, а не на жестких правилах.
3. Определите, как вы будете обрабатывать электронную почту ежедневно, еженедельно и ежемесячно, а также как часто вы будете архивировать данные электронной почты.
4. Выясните, что вы не хотите из своей электронной почты, а затем создайте привычки, которые не позволяют этому случиться.
