Будьте организованы: как наверстать упущенное в отчетах о расходах до конца года

Это приближается к концу года. Вы спокойно работаете за своим столом, когда из бухгалтерии приходит новое электронное письмо. Вы всхлипываете в теме, и все ваши коллеги поворачиваются, чтобы понять, что не так. Ваши щеки вспыхнули, когда вы признали, что до этого момента вы совершенно забыли подать отчет о расходах. В письме говорится, что крайний срок сегодня. Жар от ваших щек превращается в чувство страха, которое стекает по вашей груди в яму живота. Ваша компания должна вам несколько сотен долларов, и в это время года вы действительно сможете ее использовать. Не паникуйте! Эти простые шаги помогут вам контролировать свои расходы.

Некоторые организации очень легко предоставляют отчеты о расходах, даже если они опаздывают. Например, наличие кредитных карт компании, привязанных к системе отчетности о расходах, очень помогает, но не у всех такая роскошь. Поэтому сделайте глубокий вдох и выполните следующие действия, чтобы как можно скорее представить свои просроченные отчеты о расходах.

Обратите внимание, что значительная часть этой статьи также относится к самозанятым типам, которые вынуждены троллить за поступлениями в конце года, чтобы требовать налоговых вычетов из коммерческих расходов.

1. Спросите, когда наступит настоящий крайний срок и сможете ли вы подать позднее

В зависимости от того, когда ваша организация устанавливает свой финансовый год и как она обрабатывает начисления, срок подачи отчетов о расходах, возможно, уже прошел. Но это не обязательно означает, что уже слишком поздно отправлять квитанции. Умные люди прокладывают сроки. Если кто-то скажет вам, что крайний срок - конец дня пятницы, есть большая вероятность, что реальный крайний срок - это утро понедельника или позже.

Спросите кого-нибудь в бухгалтерии или своего начальника о точных деталях об истинном сроке представления отчетов о расходах и о том, что вы можете сделать, если пропустили это. Часто есть. Если вы можете подать с опозданием, будьте добры и любезны с людьми, помогающими вам сделать это, и наклонитесь назад, чтобы доставить именно то, что они просят. Будь подробным. Помните, что они делают вам одолжение. Сделайте все возможное, чтобы вернуть его, сделав свою работу проще.

2. Проверьте правила получения

Если вы уже подавали отчеты о расходах, вы, вероятно, знаете основные правила подачи квитанций. Но знаете ли вы мелкие детали? При подаче отчета о расходах задолго до того, как расходы были понесены, возможно, вы потеряли некоторые квитанции. Узнайте, есть ли политика, например, требовать квитанции только для расходов, превышающих 10 долларов США. Также спросите, можете ли вы показать подтверждение оплаты, предоставив выписку по кредитной карте с выделенной позицией. Эти детали могут существенно изменить время, необходимое для подготовки отчета о расходах.

3. Составьте план предметов и дат

Как только пришло время приступить к созданию отчета о просроченных расходах, составьте приблизительный список основных расходов, которые вам необходимо потребовать, таких как приобретенные вами вещи, поездки и гостеприимство клиентов. Если вы подаете заявку только на один товар или одну поездку, пропустите этот шаг.

Если элемент в вашем списке является событием, например, визитом клиента или конференцией, запишите даты. Затем под событием создайте запись для каждого дня, например:

Конференция X: 1-3 июня

1 июня

2 июня

3 июня

4. Визуализируйте свои расходы

Собирая воедино расходы, связанные с поездками или мероприятиями, я обнаружил, что полезно сначала перечислить самые большие расходы (например, расходы на перелет, проживание и оплату за посещение), а затем попытаться вспомнить или переформулировать каждый день, чтобы покрыть меньшие расходы. Делайте это ниже каждый день записи.

Мне нравится составлять примерную схему возможных расходов, а затем заполнять ее, когда я ее запомнил (шаги 5-7 включают несколько приемов для заполнения пробелов, когда вам не хватает памяти). План должен включать в себя столько пунктов, сколько уместно для ваших дат:

• Начальная локация. Где вы спали? Были ли у вас какие-либо расходы в этом месте, такие как плата за Wi-Fi?
• Местные путешествия. Вы куда-нибудь ездили, и если да, то как вы туда попали (машина, такси, автосервис, общественный транспорт)? Как ты вернулся? Если вы запрашиваете плату за километр за вождение, каково было расстояние?
• Питание. Где вы завтракали, обедали и ужинали? Вы купили какие-нибудь напитки, включая воду в бутылках и кофе, или закуски?
• Расходные материалы. Вам нужно было купить что-нибудь ожидаемое или неожиданное в течение дня?
• Конечное местоположение. Где вы закончили свой день? За что ты там заплатил?

Часто просто задавая себе эти вопросы, вы вспоминаете расходы, которые иначе могли бы забыть.

5. Пролистайте квитанции

Если у вас есть стопка квитанций, пролистайте их сейчас и сопоставьте их с контуром, который вы создали. Есть причина, по которой я не делаю этот шаг первым. Иногда квитанции изменяют нашу память таким образом, что пропускают части дня. Например, предположим, что вы просматриваете свои квитанции и видите, что вы быстро позавтракали в кафе, а затем пообедали в конференц-зале. Теперь у вас есть яркие воспоминания об этих двух событиях, и вы готовы перейти к следующей квитанции. Но ваша память, возможно, пропустила поездку Uber за 15 $ между этими двумя местоположениями просто, потому что у вас не было физической квитанции, чтобы вызвать память. Легко забыть детали, когда у нас нет триггеров.

6. Сканируйте свой календарь

Календарь может содержать больше напоминаний, которые помогут вам создать точный отчет о расходах. Когда вы заполняете свой день, откройте свой календарь и отсканируйте его, чтобы проверить даты поездки и значимые события. Некоторые записи могут вызвать у вас память о расходах, а также об их отсутствии. Например, если партнер по бизнесу отправил вам приглашение на обед на день, когда вы путешествовали, и заплатил, то вам не нужно беспокоиться о поиске квитанции на обед в этот вечер.

7. Чтение монетного двора

Еще одно отличное место для поиска недостающих расходов - Mint. Mint - это приложение для личных финансов, которое объединяет все ваши финансовые транзакции в один веб-сайт и приложение с возможностью поиска. С Mint вы можете отфильтровать все расходы по вашей кредитной или дебетовой карте по дате, что может помочь вам найти расходы, которые вы забыли. В этом примере, который я привел ранее о квитанции Uber, вы можете найти информацию, выполнив поиск по дате в Монетном дворе, что облегчит поиск подлинной квитанции в вашем электронном письме.

Вы также можете добавить теги в Mint для транзакций отдельных позиций, и, если вы делали это в течение всего года для коммерческих расходов, вы можете легко найти все расходы, на которые вы можете претендовать.

Ранее я упоминал, что если вы не можете найти квитанцию, вы можете спросить, можете ли вы предоставить копию выписки по кредитной карте, в которой выделена позиция для расхода. Опять же, Mint поможет вам здесь, потому что он скажет вам, какую кредитную карту вы использовали.

8. Не забывайте советы и парковка

Две категории расходов, которые легко пропустить, это чаевые и парковка. Небольшие чаевые, оплачиваемые наличными, например, за уборку гостиницы и посыльные, никогда не приходят с квитанциями. Оплата парковки также возможна наличными без чека. Но они складываются и стоят того, чтобы их востребовать, если вы их сделали.