Видео: ДвернаÑ? охота (Выломаные двери) (Октября 2024)
Я никогда не встречал общий сетевой диск в бизнесе, который не был бы по крайней мере немного небрежным. Общие серверы, как правило, предназначены для обеспечения совместной работы, а также для обеспечения свободного доступа к файлам и информации для наших коллег. Они также помогают предприятиям легко и эффективно собирать и резервировать данные - теоретически, то есть.
На самом деле они превращаются в место, где хранятся фотографии праздничной вечеринки компании, выпущенной шесть лет назад. В этом последнем предложении я намеренно использовал пассивный голос, потому что никто, кажется, никогда не брал на себя ответственность за то, чтобы поместить что-то на общий диск, которого там быть не должно. Вещи просто появляются. Никто не знает, как и почему они туда попали. И поэтому никто не удаляет их из страха перед тем, как наступить на чьи-то пальцы или удалить то, что кому-то еще нужно.
Общие пространства должны быть спроектированы таким образом, чтобы соответствовать рабочему процессу отдела или компании или организационной структуре. Вещи, которые по своей природе параллельны, например, две команды, подотчетные одному и тому же уровню управления, должны иметь параллельную структуру папок. Когда новый сотрудник присоединяется к отделу, он или она должны иметь возможность быстро выяснить, где важные файлы находятся в общей сети, потому что их местоположение (имя папки и то, как она вложена в другие папки) должно отражать структуру бизнеса. Настоящий красный флаг - это когда тот, кто долгое время работал над временем, не может найти что-то, потому что он не знает, где это, или, что еще хуже, даже не знает, где это должно быть.
Вот все, что мы сделали, шаг за шагом, чтобы очистить наши небрежные серверы. В конце вы найдете сводку результатов, а также заметки о том, что получилось правильно, а что - нет.
Проект очистки сервера
Шаг 1: Общайтесь. Во-первых, мы говорили о проблеме неаккуратного сервера, в том числе о том, почему это проблема (неэффективность, несоответствия, нагрузка на наше сетевое пространство), возможных решениях и процедурах реализации этих решений.
Тогда мы поговорили еще немного. Затем мы поговорили о том, с кем нам еще нужно было поговорить. Я не могу ехать домой достаточно важности коммуникации для успеха этого проекта. Мы много говорили, как лично, так и по электронной почте.
В ходе этих бесед мы поняли, как важно было бы общаться и с ИТ-персоналом. Поэтому мы включили их в наш план и предложили сроки. ИТ-команда дала нам один важный совет, который, в конце концов, стал нашей истинной отправной точкой для проекта. Они сказали: не пытайтесь убирать то, что у вас есть; скорее, начните с чистого холста и создайте структуры папок, которые вы хотите, и копируйте только те файлы, которые вы хотите сохранить. Все остальное, по их словам, они будут архивировать.
Шаг 2: Просмотрите существующие данные. Во-вторых, все заинтересованные стороны - в основном руководители команд - сели за стол с ноутбуком и проектором. Мы подключились к рассматриваемому серверному пространству и вместе просмотрели некоторые из существующих файлов, просто чтобы убедиться, что никто не пропустил какой-то пакет файлов, который мы должны сохранить.
Мы также подумали о существующих данных с точки зрения того, как они отражают или не отражают наши текущие рабочие процессы. Общие пространства обычно используются для совместной работы. Структура и имена папок должны точно отражать этот рабочий процесс, чтобы он был полезным.
Многое из того, что мы нашли на серверах, ужасно устарело. Были папки, названные для сотрудников, которых не было в компании годами. Мы нашли файлы, датированные 2003 годом. Были остатки проектов, которые так и не были запущены. Никому не нужны эти вещи.
Шаг 3: наметить новую структуру. Пока мы еще сидели за этим столом, мы набросали структуру папок, которая, по нашему мнению, должна быть на месте. Все менеджеры приняли участие в разработке дизайна, который должен был отражать структуру нашей команды и рабочий процесс. Вот что мы разработали, хотя я сделал имена общими, чтобы они имели смысл для тех, кто не знаком с внутренней работой нашего офиса:
На верхнем уровне у нас есть папки для каждой команды и специального проекта или задачи, а также папка для «Ресурсов», которые применяются ко всем командам.
У каждой группы есть подмножество папок: несколько, которые показывают рабочий процесс, по одной для каждого члена группы, и дополнительные папки, которые имеют смысл для потребностей этой группы. Например, подпапки моей команды выглядят так:
Мы использовали подчеркивания и цифры, чтобы папки нашего рабочего процесса располагались в верхней части структуры и отображались в том же порядке, в котором выполняется работа. Папка с именем «1_EDITING» - это то место, куда файлы, готовые для редактирования, идут и остаются до завершения редактирования. Затем они переходят к «2_RTP», что означает «готов к производству» - другими словами, редактирование завершено, и эти файлы готовы к следующему этапу. После создания файла его следует переместить в «3_PRODUCED», который по сути становится нашим живым архивом. Все в этой папке, теоретически, может быть заархивировано, поэтому у нас всегда будет кэш файлов, которые, как мы знаем, мы можем удалить, если нам когда-нибудь понадобится освободить место.
Шаг 4: Создать правила. Как я уже начал объяснять в предыдущем разделе, с каждой папкой связаны некоторые правила, касающиеся того, что может и не может входить в них, или как их следует использовать. Например, если кто-то хочет поделиться фотографиями, он должен поместить его в свою собственную одноименную папку. Таким образом, понятно, кто несет ответственность за данные.
Мы также обсудили, есть ли у нас файлы, которые должны быть доступны для нескольких групп (мы сделали это, и мы создали для них папку «Ресурсы») и следует ли заблокировать какую-либо информацию (да: все в папке «Группа управления»).
Шаг 5: Обеспечить последовательность. Разрабатывая наши папки и правила их использования, мы также ищем области, в которых мы могли бы и должны быть последовательными. Когда структура папок и рабочие процессы могут (и должны быть) согласованы, это происходит во время кадровых перестановок, например, когда кто-то покидает компанию, уходит в декретный отпуск или неожиданно болеет. Согласованность общего серверного пространства помогает каждому в организации выяснить состояние текущих проектов, а также то, что важно, какая работа уже выполнена и так далее.
Последующий проект (который мы только сейчас реализуем) должен также обеспечить лучшую согласованность между нашими соглашениями об именах файлов. Мы решили отложить это изменение именования файлов до тех пор, пока все не привыкнут к использованию новых общих папок, чтобы не перегружать кого-либо сразу большим количеством новой информации.
Шаг 6: Проверьте в последний раз со всеми заинтересованными сторонами. Прежде чем мы что-либо реализовали, мы провели окончательную проверку плана с каждым заинтересованным лицом, включая несколько человек, которых мы изначально не думали включать, но чьи имена появились в нашем обзоре существующих данных. «Разве это не область знаний Ариэль? Нам лучше спросить ее, что, по ее мнению, необходимо сделать в этом разделе».
Шаг 7: Завершить и сообщить график. Последними шагами были окончательная доработка графика, а затем запуск проекта. Это были последние кусочки головоломки:
- Решите, когда и как распространять информацию: по электронной почте всем сотрудникам в середине недели сообщайте о новой структуре сервера, правилах и всей связанной информации, включая даты (см. Следующий пункт).
- Установите даты для: когда люди должны копировать файлы, которые они хотят сохранить (конец недели); когда они должны начать использовать новую структуру (в нашем случае, сразу после получения электронного письма); когда старый сервер будет отключен (мы сказали им в конце недели, но на самом деле мы добавили этот крайний срок несколькими дополнительными днями).
- Запланируйте несколько писем с напоминаниями, прежде чем отключить доступ к старому серверу.
- Пусть ЭТО выполняет фактическое отключение.
Результаты очистки сервера
Это электронное письмо в середине недели, содержащее всю информацию о проекте очистки сервера, появилось в 11:27 в среду. У нескольких людей возникли острые вопросы, но к 11:57 утра ветка ответов на все стихла. Это означает, что все основные вопросы были даны ответы в течение 30 минут.
В моей команде продолжались дополнительные разъяснения относительно нашего рабочего процесса, но последнее, что у меня есть, датировано 13:05 того же дня. Несомненно, несколько человек задавали дополнительные вопросы, не отвечая на все, но на большинство вопросов ответили в течение двух часов.
В течение следующих нескольких дней мы закончили график без помех. ИТ-команда подготовила краткий отчет о том, что мы сократили общее количество данных на 76 процентов. Цифры говорят сами за себя.
До
- Общая площадь: 250 ГБ
- Количество файлов: 447, 249
- Количество папок: 36 773
После
- Общая площадь: 59, 2 ГБ
- Количество файлов: 58, 624
- Количество папок: 2 962
Посмертный проект и отзывы
Через несколько недель после того, как мы завершили миграцию и реструктуризацию серверов, я спросил руководителя проекта, менеджеров и администраторов ИТ-сетей, есть ли у них какие-либо отзывы или замечания после смерти. Никто не сделал. Все прошло замечательно гладко. Вот что должен был сказать ведущий IT-парень:
«За 10 с лишним лет, что я здесь провел, это - первый раз, когда команда отдела предприняла проект как этот из их собственных интересов и выполнила его так хорошо. Это помогает как [другому администратору сети ИТ], так и Мне лучше поддерживать сеть, и я уверен, что это поможет вашей команде в процессе работы и организации. Мы буквально попросили несколько поколений руководства поручить, чего ваша команда достигла на низовом уровне, и это очень ценится ».
С моей точки зрения, я бы хотел, чтобы мы сделали немного по-другому. Хотелось бы, чтобы мы сначала рассказали сотрудникам о проекте лично на быстрой импровизированной встрече, а не по электронной почте. Электронная почта - это хорошо, и конечно, никто не любит встречи, но я чувствовал, что люди чувствовали бы себя более вовлеченными в процесс, если бы им сказали во время открытого обсуждения, а не через «ВАЖНО!» электронное письмо.
Теперь у нас есть лучший, более согласованный, более эффективный и простой общий сервер. Правила его использования ясны, со встроенной ответственностью. Менеджеры команд отвечают за папки команд, а отдельные лица отвечают за то, что находится в их именных папках.
Если вы думаете о том, чтобы начать свой собственный проект по очистке сервера в своей организации, я надеюсь, что вы сможете почерпнуть несколько советов из этой статьи о важности получения рекомендаций от вашего ИТ-отдела, и тщательное общение на каждом этапе имеет решающее значение для успеха.
