Организоваться: как очистить свой почтовый ящик | Джилл Даффи

Электронная почта создает серьезные проблемы для нашей продуктивности и для нашей психики. Переполненный почтовый ящик тяжело переносит мысли. Возвращаясь к этому снова и снова, вы, как говорится, создаете больше «работы над работой», которая крайне неэффективна и редко на самом деле занимает центральное место в реальной работе, которую нам нужно делать. Если это звучит как ваша жизнь, пришло время очистить этот почтовый ящик.

Мой метод поддержания здоровых отношений с электронной почтой основан на очень маленьких и конкретных действиях, которые я выполняю каждый день - ознакомьтесь с моими 11 советами по управлению электронной почтой. Другими словами, поддержание моей папки «Входящие» не является разовой очисткой. Но что вы можете сделать, если ваш почтовый ящик настолько ужасен, что вы не можете видеть дальше этого огромного и немедленного препятствия, чтобы сначала с ним справиться? В этом случае пришло время сесть и капитально отремонтировать почтовый ящик.

Вот как это сделать.

Шаг 1. Подмести Входящие

Забудьте об обработке каждого сообщения в вашем почтовом ящике. Этого не произойдет, и не будет большой отдачи. Лучше сделать зачистку.

«Подметание» означает массовую переброску множества беспорядков в другую. Настройте несколько новых папок в своей почтовой программе и назовите их по году, кварталу или месяцу (исключая текущий год, квартал или месяц; т. Е. Пока не создавайте папку «2013»), в зависимости от состояния вашего Входящие и как вы склонны думать о времени. Например, вы можете создать эти папки:

• 2010
• 2011
• 2012

Или вы можете иметь:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

Причина, по которой вы не создадите папку для текущего года, квартала или месяца, заключается в том, что папка «Входящие» на данный момент будет «текущей» папкой.

Затем сортируйте или выполняйте поиск, в зависимости от того, какую почтовую программу вы используете, чтобы изолировать все сообщения за определенный период времени и массово переместить их в соответствующую папку.

Все, что осталось в вашем почтовом ящике - это те сообщения, которые вы можете беспокоиться о обработке, может быть, сегодня, может быть, завтра, но, более вероятно, это будет постепенно в течение следующих нескольких дней. Вы не хотите брать на себя слишком много сразу.

Все ваши старые сообщения все еще присутствуют - их просто нет в стороне. Может быть, вы когда-нибудь разберетесь с ними, но держу пари, что нет. Это одна из худших проблем электронной почты. Мы думаем, что сможем прочитать, ответить или иным образом отреагировать на такое количество сообщений, но мы никогда этого не сделаем. Подметание позволяет убрать их с дороги, не избавляясь от них. Таким образом, вы можете продолжать верить, что вы можете однажды обработать все электронные письма 2012 года (даже если вы, вероятно, не будете).

Смотрите видео о том, как подметать в Gmail.

Шаг 2. Разделить

"Sweep" заботится о сообщении, которое у вас уже есть, но ничего не делает для сообщений, которые будут появляться в любую секунду. Поэтому, если у вас есть входящие сообщения, которые не вызывают удушья, вам нужно создать несколько фильтров или другие способы разделения, чтобы автоматически двигаться вперед.

Один из способов сделать это - использовать разные учетные записи электронной почты для разных целей, а не для всех. На самом деле у меня есть четыре разные учетные записи электронной почты, которые я регулярно использую: одну для бизнеса, одну для личного общения, одну для покупок в Интернете (где я храню квитанции, отслеживаю посылки, получаю банковские и электронные налоговые уведомления) и одну для того, что я называю " барахло «. Мой мусорный счет на самом деле не для мусора в самом строгом смысле. Это адрес, который я использую для подписки на новостные рассылки или новые онлайн-сервисы, которые я хочу попробовать, но в конечном итоге это не важно. Другое название для этого вида контента - Graymail. Это не совсем спам, потому что вы запросили это и вроде как хотите. Ничто, что является критически важным для миссии, никогда не попадет на этот мусорный счет, поэтому, если я не проверю его в течение нескольких дней, это не имеет большого значения. Я также редко открываю нежелательную учетную запись или учетную запись покупок, пока я на работе, поэтому даже в поле зрения меня не соблазнить.

Второй способ получить тот же эффект - через папки и автоматическую сортировку. Это особенно полезный способ управления новостными рассылками и ежедневными сделками. Outlook.com довольно сложен в этом отношении, и Gmail тоже хорош в этом.

Если вы настроите фильтры и папки или начнете отправлять информационные бюллетени и квитанции о покупках на другой адрес электронной почты, этот шаг займет некоторое время. Вам, вероятно, понадобится от 30 минут до часа, чтобы настроить базовый метод разделения.

Шаг 3. Удалить

Надеюсь, то, что осталось в вашем почтовом ящике, это лишь малая часть того, что было там раньше. Следующее, что я хотел бы сделать, это попытаться удалить все, что просто не важно. Этот шаг может занять некоторое время, но я бы не стал тратить на него слишком много времени.

Просканируйте сообщения в папке «Входящие», и, когда вы попадете на одно, которое собираетесь удалить, попробуйте отсортировать входящие по отправителю и посмотрите, есть ли другие сообщения от того же человека, которые стоит удалить. Часто я получаю несколько последующих писем от одного человека, которые говорят то же самое, и все они должны быть на разделочной доске.

Удалите как можно больше, не попадая в содержание какого-либо одного сообщения. Если вы не уверены в сообщении, просто оставьте его в покое.

Удаление важно для меня, потому что это означает отпускание. Если сообщение не важно и не содержит критической информации, удаление его является признаком того, что мне больше не нужно думать об этом снова. Это мысленно освобождает меня от обязанности, которую представляет электронная почта.

Вы также можете создать папку с именем «Позже», в которую вы будете отправлять сообщения, которые на самом деле не важны, но к которым у вас все еще есть психологическая привязанность. Это сообщения, с которыми вы собираетесь разобраться «позже». По моему опыту, «более поздние» сообщения обычно являются мусором, от которого я еще не был готов отказаться.

Фантастический сервис под названием SaneBox ($ 6 в месяц) на самом деле сканирует ваш почтовый ящик и автоматически помещает неважные электронные письма в новую папку с именем «@SaneLater». При тестировании SaneBox я обнаружил, что он проделал невероятную работу по выявлению важного, а не важного.

Шаг 4. Разработайте систему, превратите ее в привычки

Имея управляемую папку «Входящие» и базовую структуру для подачи электронной почты, вам теперь нужна система для того, как вы будете отправлять свою электронную почту - помимо основного правила «электронные письма, относящиеся к статьям за июнь 2013 года, помещаются в папку 1306_JUN», но когда вы добавите их там? Как часто вы будете просматривать их? Что вы будете делать с сообщениями до их отправки?

Этот шаг самый трудный, потому что он требует от вас создать правила и выработать привычки следовать им в долгосрочной перспективе. Правила, которые вы создаете, должны быть явными. Вы должны быть в состоянии сформулировать их. Но они не должны быть совершенными или абсолютными. Ничего страшного, если вы время от времени отклоняетесь от них. Вам нужна система, которая прощает плохой день здесь и там, такую, которая позволит вам легко прийти в себя, если вы проскользнете.

Чтобы дать вам представление о том, как действуют правила, вот некоторые из моих правил обработки электронной почты.

Удалить быстро. Если электронное письмо не требует каких-либо действий, включая перечитывание или архивирование для справки, я немедленно выбрасываю его. Я вырабатываю удаление сообщений быстро в привычку, удаляя массовые сообщения первым делом каждое утро. Прибыв к столу, я удаляю столько сообщений, сколько считаю нужным, одним махом. Обычно это около 60 процентов моих новых непрочитанных сообщений.

Немедленно отвечайте на критические сообщения или сохраняйте их во входящих. Если электронное письмо имеет решающее значение, т. Е. Требует немедленных действий или глубокого перечитывания и, возможно, ответа, я немедленно реагирую на него или оставляю его в папке «Входящие» до тех пор, пока не буду действовать, обычно в течение дня или двух. Он может оставаться в почтовом ящике до месяца или около того. Через месяц я должен действовать на это. Это крайний срок.

Файл к концу дня. Если сообщение содержит информацию, которая мне нужна, но не требует немедленных действий, ее следует переместить в соответствующую папку (или сохранить локально на моем рабочем столе) к концу дня или к концу недели, если я действительно занят, Очистите почтовый ящик в пятницу днем. В пятницу днем ​​я даю себе от 10 до 20 минут, чтобы разобраться с тем, что находится в папке «Входящие», и, возможно, действовать на предметы, которые не требуют длительного ответа. К тому времени, когда я покину офис, я смогу увидеть один или два дюйма пустого пространства внизу (место, чтобы снова заполниться в выходные).

Смотрите в нижней части почтового ящика. Изо дня в день я придерживаюсь этого правила на самом фундаментальном уровне: всегда вижу нижнюю часть папки «Входящие». В отличие от Inbox Zero, я стремлюсь иметь не больше входящих сообщений, чем вижу на экране. Это просто. Это прощение. Это гибкий. Это разумная и достижимая цель. И не нужно много следовать этому правилу последовательно. Это звучит как привычка в том, что когда я начал стремиться увидеть дно своего почтового ящика, это стало подсознательной целью.

Долгосрочное решение для управления электронной почтой

Вся организация действительно сводится к правилам, и стержень, который объединяет правила, - это привычки. Привычки, как вы делаете правила. Если в конце дня правило пусто для корзины электронной почты, привычка всегда щелкает правой кнопкой мыши, чтобы выбросить корзину перед выходом из программы электронной почты (или настройку программы электронной почты для автоматического удаления корзины после выхода из нее). Если правило состоит в том, чтобы всегда отвечать на электронное письмо от вашего босса к концу дня, привычка может автоматически сортировать сообщения от вашего босса в специальную папку и проверять эту папку каждый день в 16:00.

Правильное и эффективное управление электронной почтой касается системы, которую вы используете, а не программного обеспечения, которое вы используете. Приложения, функции и плагины могут помочь решить конкретные проблемы, которые у вас возникают с электронной почтой, но если они не включены в более всеобъемлющую систему правил или метод укоренившихся привычек, они не принесут долгосрочной выгоды.