Организоваться: как сократить нежелательную почту

Помните обещание Тьерри Бретона ликвидировать внутреннюю корпоративную электронную почту на 100 процентов в его компании Atos к 2014 году? В то время, когда он объявил о своих амбициях - это был 2011 год - многие люди из мира технологий и бизнеса насмехались. Они назвали его план смешным. Они сказали, что нам нужна электронная почта. Мы полагаемся на это. Это необходимо!

Перенесемся в сегодняшний день, и климат уже изменился. Я все больше слышу от офисных работников, что электронная почта - проклятие их существования. Это такая же трата их времени, как и слово «м»: встречи. Когда я спрашиваю, почему это такое бремя, люди обычно говорят что-то вроде: «Я получаю тонны электронных писем, которые не имеют никакого отношения ко мне», или «Половина тем, на которых я работаю, вообще не имеет отношения к моей работе». Я даже начал слышать такое же мнение от нескольких людей о личной электронной почте: «Я получил девять последующих электронных писем от членов моего книжного клуба, подтверждающих следующую дату книжного клуба! Здравствуйте, люди! Это было в первом электронном письме!»

Вот некоторые стратегии для того, чтобы фактически урезать или эффективно обрезать пропускающие электронные письма, которые вам просто не нужны. (Хотя эта статья не охватывает Graymail, у меня есть много других советов о том, как управлять почтовыми рассылками и ежедневными предложениями.)

1. Попросите, чтобы вас удалили из групповой почты, лицом к лицу

Чем больше мы полагаемся на электронную почту, тем больше у нас шансов забыть, что некоторые проблемы лучше всего решать с помощью краткого разговора. Этот совет может показаться сумасшедшим и очень скромным, но он может быть чрезвычайно эффективным. Если вы являетесь частью обычного группового электронного письма (например, ежедневного отчета или еженедельной регистрации проекта) и не хотите больше, поговорите с человеком, который управляет или инициирует это электронное письмо, предпочтительно лицом к лицу. лицо или по телефону, если нужно. «Привет, - скажете вы, - вы знаете это ежедневное электронное письмо о том-то и том-то? Я должен быть на нем? Я продолжаю получать сообщения, но на самом деле они никогда не имеют прямого отношения ко мне или моей работе. Вы могли бы удалить меня?"

Худшее, что вы можете сделать в этой ситуации, это ответить всем с сообщением «отписаться». Это грубо. Это показывает, что у вас нет никакого социального такта или нетиткета. И это доказывает, что вы не знаете, как управлять собственной электронной почтой.

Когда вы разговариваете лицом к лицу, вы снова становитесь человеком. Вы приятный человек с разумной и прямой просьбой. Кроме того, если есть причина, по которой вы должны получать сообщения, этот человек объяснит, почему вы были включены на сегодняшний день.

2. Используйте социальные сети, инструменты управления проектами и IM

На мой взгляд, социальные сети (в том числе бизнес-сети, такие как Yammer и Podio) обрабатывают передачу сообщений с рассылкой гораздо лучше, чем электронная почта. Возьмите случай моей подруги, которая без ума от ее книжного клуба. Если бы организатор разместил приглашение на следующее собрание книжного клуба на Facebook, а не по электронной почте, получение информации для членов было бы менее обязательным . События в Facebook не являются обязательными. Вы можете добраться до них и переварить информацию, когда захотите. Когда одно и то же приглашение приходит по электронной почте, его чтение сразу становится обязательным.

В коммерческих организациях альтернативные средства коммуникации также могут значительно сократить нежелательные электронные письма. Здесь, в PCMag, мы склонны использовать программу обмена мгновенными сообщениями, когда у нас есть что-то для быстрого общения и мы хотим получить такой же быстрый ответ. Мы используем Yammer для управления некоторыми задачами, которые работают по принципу «кто ответит первым, пожалуйста, сделайте». Мы используем платформу управления проектами Basecamp, чтобы проводить обсуждения текущих и дизайнерских проектов в одном месте.

Поэтому используйте все имеющиеся в вашем распоряжении инструменты, и, если вы занимаетесь управленческой должностью, поощряйте других. Пропаганда решения с несколькими инструментами поможет сократить количество необходимых писем.

3. Используйте автоматическую сортировку или фильтры

Наиболее распространенным решением для управления нежелательными сообщениями электронной почты является установка правил автоматической сортировки или фильтров, как их иногда называют, которые помещают нежелательные сообщения в назначенное место (обычно в папку, но иногда в корзину), прежде чем они попадут в ваш почтовый ящик., Все основные почтовые программы имеют эту функцию.

Найдите письмо, которое вам больше не нужно, определите что-то конкретное и исправленное в нем (например, всегда одно и то же ключевое слово в строке темы, отправителя и т. Д.) И установите правило, которое сортирует все эти сообщения в новое и соответствующим образом помеченное папка для вас.

Другой вариант в Microsoft Outlook заключается в том, что вы можете изящно и без уведомления «отписаться» от темы, просто «отключив» разговор (см. Мои советы по Outlook, как это сделать), хотя это застревает, если кто-то повторно использует ту же тему на более позднюю дату, так как это цель для выполнения операции. (Другими словами, когда вы отключаете звук, Outlook автоматически перемещает в папку «удаленные элементы» любые сообщения, содержащие ту же строку темы письма-нарушителя.)

Лично я не очень часто использую автоматическую сортировку, потому что она основана на новом поведении: регулярной проверке назначенных папок. Раньше, когда я настраивал сортировку, я сразу забывал об этом и через несколько дней замечал кучу электронных писем, которые могли содержать что-то важное, отодвинутое на второй план. Я бы предпочел просто удалить нежелательные сообщения, когда я их получу. Если вы выберете этот маршрут, будьте внимательны при обработке этих отсортированных писем на регулярной основе.

4. Скажите людям, чтобы они не отвечали "спасибо"

В первый раз, когда я услышал, как коллега на прежней работе сказал вслух другому коллеге: «Не могли бы вы не ответить« спасибо »на сообщение, когда все, что он делает, это подтверждает, что вы знаете, что я сделал то, что должен был сделать?» Это поможет мне сэкономить время на электронную почту ", это взорвало мой разум! Вы можете сказать это? Конечно, вы можете показаться немного раздражительным, но с другой стороны, вы не получите тонну действительно ненужных сообщений электронной почты.

Вы также можете перефразировать его так, чтобы он был в высшей степени пассивно-агрессивным: «Я действительно не буду обижен, если буду реже благодарить меня по электронной почте. Я уже знаю, что вы цените мою работу», - но я не рекомендую это!

Дополнительные ресурсы

Другие инструменты, которые помогут вам оставаться на вершине электронной почты, включают Sanebox (который автоматически настраивает некоторую автоматическую сортировку) или приложение «Почтовый ящик» для iOS (очень полезно для хранения электронной почты, находясь вне офиса), но это больше для общего электронная почта, чем сокращение нежелательных сообщений.