Будьте организованы: как улучшить коммуникацию для лучшего управления проектами

Во время любого проекта крайне важно знать, как общаться, а также когда использовать службу управления проектами для общения. Как сообщается в отчете Института управления проектами, общение со всеми заинтересованными сторонами является наиболее важным фактором успеха управления проектами. Плохое общение слишком часто является причиной других проблем, которые приводят к срыву проекта или вообще его затопляют.

Что означает четкое, открытое и эффективное общение с точки зрения управления проектами, и как вы это делаете? В колонке Get Organized на прошлой неделе рассказывалось, как начать управлять проектом. Основные выводы касались определения проекта (и обеспечения того, чтобы это был проект, а не просто текущая работа) и его требований, масштабов, результатов, этапов и участников, включая заинтересованные стороны. Если вы еще не прочитали его, я рекомендую сделать это, прежде чем приступать к этой статье.

Как плохое общение влияет на управление проектами

Согласно опросу, проведенному PricewaterhouseCooper, три главных проблемы, препятствующие успеху проекта, - это изменение масштабов, неправильная оценка на этапе планирования и плохо определенные цели и задачи. Но Джейсон Уэстленд, генеральный директор ProjectManager.com, рассматривает все эти проблемы как проблемы, проистекающие из другого корня: плохое общение.

«Если у менеджера проекта нет сферы действия, или если игроки не знают сроки, вещи распадаются, или то, что доставлено, не соответствует требованиям», - сказал Уэстленд, когда я недавно говорил с ним о лучших практиках управления проектами.,

Уэстленд, который также написал «Жизненный цикл управления проектами» , добавил: «Что обычно происходит, так это то, что руководитель проекта не имеет точного представления о масштабах проекта. Команда на самом деле не знает, что они предоставляют. действительно знает, каковы конечные даты для основных этапов или ключевых результатов. И на протяжении всего проекта никто не держит их в курсе общего видения, причины, по которой они это делают.

Вестленд вырос в Новой Зеландии. Он поделился со мной аналогией между выпасом овец на территории своей родины и управлением проектом.

Представьте себе молодого мальчика, которому нужно перевезти 300 овец из одного загона в другой, используя всего лишь несколько собак. «Вы постоянно общаетесь со своими собаками через свисток», - сказал он. «Собаки постоянно перемещаются, чтобы разделить группы или объединить группы». Работа может показаться громоздкой для одного мальчика и нескольких гончих, но если в общении никогда не бывает перерывов, и мальчик продолжает напоминать себе о своей цели, это можно сделать.

Посмотрите на Большую Картину

Во время начальной встречи проекта все игроки, которые будут работать над проектом, должны покинуть встречу с четким описанием того, что будет включать в себя окончательный проект. Другими словами, у каждого должно быть не только видение, но и письменные детали.

Представьте себе проект, который занимает один год. Через несколько месяцев после начала проекта вполне возможно, что зрение в чьем-то уме немного изменилось с самого первого дня. Менеджер проекта должен напомнить всем об описании окончательного проекта - и должен делать это часто. Такое видение может происходить во время регулярно назначаемой встречи (подробнее об этом чуть позже) или когда время от времени привлекается клиент проекта, чтобы напомнить команде, над чем они работают.

Кроме того, каждый в команде проекта отвечает за сообщение, когда задача или ряд задач отклоняются от следующего результата или окончательного описания проекта. Когда возникает задача, которая выходит за рамки, работники должны говорить, а руководители проектов должны слушать. Связь - это улица с двусторонним движением. Точно так же, если команда считает, что она не уложится в срок, ей необходимо сообщить менеджеру проекта, когда он находится в опасности, а не после того, как станет слишком поздно. Руководитель проекта, который слышит такого рода сообщения, может принимать соответствующие решения. И, как вы уже догадались, руководитель проекта должен проинформировать команду о любых внесенных изменениях и запросить обратную связь.

Обратите внимание на мелкие детали

В дополнение к частому возвращению к видению и контролю объема, руководители проектов должны знать о каждой мелкой детали. «Во время проекта очень важно, чтобы менеджер проекта полностью знал о каждой задаче и каков статус этой задачи», - сказал Вестленд.

Проекты могут легко иметь тысячи задач, что достаточно для запоминания любого менеджера проекта. Именно по этой причине служба управления проектами так ценна. Двумя примерами являются проекты Zoho и проекты коллективной работы, хотя на рынке существуют десятки команд различных размеров и сложности.

Когда команды используют платформы управления проектами, все задачи записываются в систему и видны всем, кому нужно их видеть (или иногда они видны всем, в зависимости от инструмента). У каждой задачи есть цессионарий и срок выполнения. Также обычно есть дополнительная информация, которая описывает, находится ли задача в данный момент на чьей-либо табличке, в данный момент активна или выполнена. Некоторые платформы еще более детально отслеживают уровень выполнения каждой задачи в процентах. Таким образом, менеджер проекта может в любое время проверить задание, чтобы увидеть его состояние, не подходя к чьему-то столу, постучав по этому человеку по плечу и спросив. Это полностью меняет характер общения.

Инструменты управления проектами централизуют информацию и предоставляют всем доступ к ней. В конце концов, документация - это просто еще одна форма общения.

Питер Кларксон, директор Maestro Development, которая делает платформу управления проектами Maestro Project Office, является бывшим менеджером проектов, который управлял тысячами проектов. «Я провел много проверок плохих проектов. Я был известен как художник по спасению», - сказал он мне. «Неизменно, связано с отсутствием методологии и отсутствием знаний о том, что происходило в проекте: не документирование встреч, проблем, действий».

Когда Кларксон описывает свой день в качестве менеджера проекта, становится очевидной важность общения и менеджера проекта, связанного с каждым битом общения. «Как менеджер проекта, я всегда утверждал, что я ленив, потому что я никогда ничего не назначал себе», - сказал он. «Все, что я делал, это гулял и разговаривал с людьми, или читал отчеты, или проверял в базе данных по вопросам, которые назревали и записывались, но никто ничего не делал. Я читал протоколы собраний, которые я не делал» на самом деле идти ". Он сказал, что легко провел треть своего рабочего дня в любом инструменте управления проектами и базе данных, которые использовали команды.

Продолжайте проводить встречи

Большинство проектов и проектных команд в некоторой степени полагаются на встречи. Как объясняет Уэстленд: «До появления онлайн-инструментов руководители проектов обычно проводили еженедельные совещания в режиме ожидания, на которых все просто указывали, над какими задачами они работали, какие задачи они выполнили, а также состояние других результатов или задач». Но при наличии платформы управления проектами, где вся эта информация записывается и делается видимой, есть ли смысл проводить встречи?

На самом деле да. Хотя онлайн-инструменты значительно улучшают общение, встречи по-прежнему полезны. «Дело не в том, что у вас до сих пор нет застойных ситуаций, просто цель меняется. Вместо еженедельной встречи, основанной на задачах, она может стать двухнедельной встречей, на которой руководитель проекта пересматривает видение и убеждает всех знает, куда им нужно идти, или приглашает клиента поговорить о причине, по которой проект доставляется. Это становится скорее сессией стратегии, чем сессией исполнения », - сказал Уэстленд.

План после смерти

Коммуникация является ключом к успеху каждого проекта, не только на этапе планирования и начальной встречи, но и на протяжении всего проекта, и даже после его завершения. Посмертные встречи дают членам команды последнюю возможность рассказать о том, что в проекте было правильным и неправильным.

Члены команды должны быть честными и открытыми со своими отзывами, но, что не менее важно, руководитель проекта должен слушать отзывы, записывать их и ссылаться на них в следующий раз, когда появится аналогичный проект.

Платформы управления проектом также могут быть отличным источником справочных материалов после завершения проекта. Большинству команд полезно просматривать отчеты и историю своих проектов, чтобы лучше понять, что произошло, когда что-то пошло не так.

Для получения дополнительных советов о том, как максимально эффективно использовать две службы управления проектами PCMag's Choice от редакторов, вы можете прочитать 7 способов упростить управление проектами в проектах коллективной работы и 5 функций Zoho Projects для организации вашего бизнеса.