Организоваться: как вести себя аккуратно, сканировать и не слишком занят

Slack делает общение внутри команды намного проще, чем использование электронной почты, но приложение имеет тенденцию выглядеть как детская комната грязного ребенка. Если члены вашей команды глубоко увлечены анимированными гифками или не продумывают, как они называют каналы, ваш личный интерфейс, вероятно, страдает от полной дезорганизации. Эти девять советов помогут вам восстановить контроль над этим лучшим приложением для обмена бизнес-сообщениями.

1. Сделайте слабые сообщения более компактными

Две настройки сделают ваш интерфейс Slack более упорядоченным. Перейдите в «Настройки»> «Сообщения и мультимедиа». Под Темой выберите Компактный. Затем, прямо под ним, выберите «Просто отображать имена».

Вместе эти настройки устраняют лишние символы и пробелы в Slack. Это может быть не ваш любимый стиль, но стоит попробовать, если вы хотите, чтобы ваше пространство Slack выглядело аккуратнее и менее загруженным. Если вы хотите иметь возможность сканировать много информации без прокрутки, возможно, стоит попробовать это.

2. Уменьшите боковую панель

Нет причин для просмотра всех каналов и сообщений, которые перечислены на боковой панели по умолчанию. Звездные каналы и прямые сообщения, которые вы используете чаще всего. Это заставляет их сидеть вверху под заголовком «Помечено», что позволяет сосредоточить внимание на этом списке.

Если ваша учетная запись Slack серьезно загромождена, рассмотрите возможность изменения настроек, чтобы показывать только помеченные и непрочитанные сообщения. Перейдите в «Настройки»> «Боковая панель»> «Настройки боковой панели»> «Внешний вид» и выберите «Непрочитанные и помеченные сообщения».

3. Подавить беспорядок изображения

Если ваша основная жалоба на Slack состоит в том, что ваши коллеги публикуют слишком много анимированных GIF-файлов, смайликов и ссылок с огромными изображениями для предварительного просмотра, вы можете просто отключить их в своем представлении. Посмотрите в Настройки> Сообщения и СМИ. Внизу расположены флажки, которые позволяют скрывать различные типы изображений.

Если вы хотите получить незабываемые впечатления от Slack, настройте их так:

4. Настройка уведомлений

Получение слишком большого количества уведомлений превращает их всех в шум. Настройте уведомления, которые вы получаете в Slack в три этапа.

Во-первых, отключите любые каналы, где большинство новых сообщений не важны. Перейдите на канал, щелкните значок шестеренки рядом с панелью поиска и выберите параметр, чтобы отключить звук этого канала.

Во-вторых, измените настройки уведомлений на «Прямые сообщения, упоминания и только ключевые слова» или «Ничего». Если вы выберете Nothing, вы увидите значки, обозначающие новые сообщения, но вы не будете получать звуковые оповещения или другие экранные уведомления.

В-третьих, обратите внимание на последние два параметра, которые отображаются в этом разделе ваших предпочтений: уведомлять меня об ответах на темы, за которыми я следую, и использовать различные настройки для мобильных устройств. В зависимости от того, как вы и ваши товарищи по команде используете потоковые разговоры, вы можете выбрать вариант получения уведомлений о потоках. Что касается параметров мобильного устройства, выбор различных предпочтений на телефоне может помочь вам сосредоточиться. В следующий раз, когда вам нужно будет работать без перерыва, выйдите из настольного приложения Slack и выйдите из веб-приложения, но держите телефон поблизости для важных уведомлений Slack.

5. Используйте префиксы для кластеризации похожих слабых каналов

Вот тактика, которую я регулярно вижу в командах Slack: создайте префиксы для каналов, которые должны быть сгруппированы вместе. Например, все каналы, которые должны использоваться исключительно отделом продаж, должны иметь префикс «sales-», чтобы вы могли иметь # sales-contacts, # sales-tips, # sales-win и т. Д. Каналы, предназначенные только для развлечения, могут иметь префикс "fun-" или "watercooler-".

Использование префиксов приводит к тому, что похожие каналы автоматически объединяются в кластеры, как на боковой панели, так и в полном списке каналов, когда вам необходимо их изучить.

6. Используйте инструменты опроса (или этот хак)

Когда вы задаете своим товарищам по команде вопрос в стиле опроса, например, «Во сколько все могут встретиться сегодня днем?» использовать приложение опроса. Гораздо проще и аккуратнее читать ответы на опрос, чем перелистывать комментарии.

Polly для Slack - одно из самых известных приложений для опросов и опросов. Установите его как надстройку Slack, а затем введите «/ polly» всякий раз, когда вы хотите создать опрос.

Вы также можете пропустить инструменты опроса с помощью этого простого хака: напишите свой вопрос и предоставьте возможные ответы с помощьюji. Ваши товарищи по команде поймут, что они должны добавить соответствующую реакцию на вопрос, чтобы показать свои предпочтения. Для вариантов опроса, которые не имеют очевидных значков для соответствия, используйте число реактивов или цветные точки. Результаты точные, аккуратные и легко читаемые.

7. Создайте этикет для потоков

Потоки сообщений отлично подходят для организации Slack, но только тогда, когда вы используете их так, как это работает для вашей команды. Поток сообщений - это разговор, который выводится из основного канала в боковую панель. Люди могут принять участие в разговоре или остаться в стороне от него. В этой ветке вы и ваши товарищи по команде можете подробно обсудить одну тему, не прерывая ее.

Однако, когда потоков слишком много, трудно сканировать канал и узнавать, что происходило в последнее время. Поэтому вам нужно найти правильный баланс использования ниток и этикет для него. Там нет правил, как это сделать.

Раньше я работал с командой, которая добавляла катушку смайликов в конце любого сообщения, которое они хотели отвести с основного канала. Со временем мы все уловили неофициальные правила, когда нужно продвигать сообщения, и все, казалось, были счастливы следовать им.

Совет: чтобы добавить пользовательский смайлик, щелкните свое рабочее пространство в левом верхнем углу, выберите «Настроить слабину» и загрузите изображение по своему выбору на вкладке «Смайлики». Обратите внимание, что администраторы могут ограничивать тех, кто может добавлять собственные смайлики.

Если вам по душе более продвинутая работа, вы, возможно, захотите научиться создавать слабого бота.

8. Организуйте свои мысли с форматированием

Используйте форматирование, чтобы организовать то, что вы пишете в сообщениях Slack. Другим людям легче просканировать канал и понять, что важно.

Slack использует форматирование Markdown для жирного, курсива, подчеркивания и формата кода. Когда вы набираете более нескольких символов, в нижней части экрана появляется шпаргалка, чтобы выручить вас.

Кроме того, добавьте разрывы строк в своем сообщении, используя shift + return. Эта комбинация нажатий клавиш позволяет создавать абзацы без публикации сообщения (если вы нажмете клавишу возврата без сдвига, ваше сообщение будет опубликовано). Сделав это, вы можете писать более длинные сообщения, которые легко читать и редактировать, вместо того, чтобы публиковать пять или шесть последовательных сообщений. Эта практика может принести пользу вашим результатам поиска Slack, если вы используете бесплатную учетную запись, которая ограничивается поиском только самых последних 10 000 сообщений.

9. Создавайте автоматические оповещения

Автоматическое оповещение в Slack - это уведомление, которое вы автоматически получаете, когда происходит какое-либо действие. Например, вы можете создать оповещение, когда кто-то заполняет веб-форму вашей компании. Несколько других идей: Вы можете получать оповещения каждый раз, когда в вашем интернет-магазине закрывается продажа, когда на вашем сайте появляется новый комментарий, или как только кто-то из вашей команды открывает или закрывает проблему в Github.

Есть несколько способов настроить и контролировать автоматические оповещения. Самое простое - это интеграция Slack с другими инструментами в его App Directory. Например, подключите Slack к Freshdesk, и вы сможете получать уведомления о билетах в службу поддержки, отправленных вашей команде.

Другим способом является использование приложения Slack Incoming Webhooks, которое требует лишь небольшого количества технических ноу-хау для настройки, но позволяет получать оповещения о действиях, которые могут находиться за пределами области приложений Slack. Последний вариант - использовать сторонние средства автоматизации, такие как IFTTT, Workato или Zapier. Эти сервисы позволяют вам соединять приложения друг с другом, а в случае Slack вы можете подключить приложение, даже если Slack изначально не поддерживает его. Инструменты автоматизации также могут дать вам больше возможностей для настройки оповещения.

Сигнал против шума

Slack пообещал помочь исправить некоторые проблемы с отношением сигнал-шум, которые свойственны электронной почте. Это также обещало дать людям способ общаться, который был более веселым. Это стало приложением, которое в основном преуспевает в обеих областях, но при этом превратилось в другого типа зверя, который может чувствовать себя громоздким. Очистив интерфейс Slack, вы можете значительно снизить уровень шума и создать более сфокусированное пространство для общения.

Если ничего не помогает, вы всегда можете прыгнуть с корабля, изучив 17 альтернатив Slack. Если вы привержены работе с приложением, обязательно научите себя советам и приемам для Slack.