Будьте организованы: как сохранить вашу работу и личные файлы отдельно

Информационные работники, такие как я, часто проверяют нашу рабочую электронную почту по выходным. Или мы могли бы продвинуться вперед на важной презентации поздно вечером из дома, если это - то, когда наши наиболее продуктивные часы (или мы отстаем от проекта). Мы в равной степени склонны отвечать на личные сообщения, пока мы на работе, или, возможно, сканировать документы о страховании жилья на офисном ксероксе. Работникам умственного труда, как правило, нравится такая гибкость, но если вы не будете осторожны с тем, как вы разделяете свою работу и личные файлы, у вас могут возникнуть проблемы с самими собой и вашими данными.

Рискованное поведение в серой зоне между работой и жизнью может поставить под угрозу конфиденциальные данные. Например, в то время как многие люди могут сканировать личный документ в офисе здесь и там, вы не захотите сканировать что-нибудь деликатное, потому что, если вы не глава IT, вы не знаете, где хранится многофункциональный принтер копии файлов, которые он сканирует. Вероятно, они находятся на жестком диске самого сканера и могут быть сохранены на незащищенных общих серверах.

Кроме того, чтобы сохранить некоторое подобие баланса между работой и личной жизнью, полезно иметь подсказки, которые напоминают вам, когда вы выполняете один вид работы, когда вы находитесь на других часах. Допустим, вы нагоняете несколько писем за три дня до семейного отдыха. Вы можете оценить, что у вас есть гибкость и возможность решать любые неотложные вопросы, но вы также можете вернуться к наслаждению Splash Mountain со своими детьми. С помощью нескольких простых стратегий разделения ваших личных и рабочих файлов вы никогда не будете слишком заняты работой, когда наслаждаетесь своим личным временем и наоборот.

Разделите ваши файлы

Основной трюк для разделения рабочих и личных файлов заключается в их разделении. Хранение конкретных вещей в специально отведенных местах создает не только порядок, но и уверенность. Он работает как в физическом мире, так и в цифровом мире. Если вы всегда кладете ключи в правый карман, а телефон - в левый, вы никогда не найдете в своей куртке ни одного из этих предметов.

С цифровыми файлами принципы те же, но реальность немного другая. Вы можете хранить все свои рабочие файлы в одной папке, а личные файлы - в другой, но находятся ли они на одном сервере, компьютере, приложении или мобильном устройстве? Вы хотите их?

Иногда мы отделяем рабочие файлы от личных файлов, чтобы сохранить границы, чтобы мы не были втянуты в работу, когда мы должны проводить время с семьей и друзьями, или чтобы у нас не было соблазна закончить заполнять наши налоги, пока мы на часах.

За эти годы я разработал несколько стратегий, которые помогают мне разделить мои рабочие и личные файлы, чтобы они соответствовали этим условиям:

• Они всегда раздельные
• Они доступны независимо от того, где я нахожусь, но
• Мне немного неудобно получать доступ к рабочим файлам, когда я нахожусь в домашнем режиме, и к домашним файлам, когда я нахожусь в рабочем режиме.

Используйте разные интерфейсы для разных вещей

Сначала поговорим о цифровых документах, таких как текстовые документы, электронные таблицы, презентации, PDF-файлы и изображения.

Я обнаружил, что самый простой способ хранить документы отдельно и при этом доступными - хранить их в онлайн-службе синхронизации и использовать разные службы для разных типов информации. Я использую Dropbox для хранения, резервного копирования и синхронизации своих личных файлов, и я полагаюсь на Google Drive для работы. Помимо этих двух сервисов, существует множество вариантов, о которых вы можете прочитать в списке лучших онлайн-сервисов PCMag. Но дело в том, чтобы начать с разделения ваших файлов на два разных сервиса.

Почему бы мне не выбрать свою любимую службу хранения и создать две разные учетные записи вместо использования двух разных служб? Наличие другого интерфейса помогает мне поддерживать необходимые мне границы между рабочими и личными файлами.

Если я смотрю на веб-интерфейс Google Drive, я чувствую, что работаю. Однако, если я смотрю на Google Drive, когда нахожусь в отпуске, у меня в голове гудят колокола, которые напоминают мне, что я делаю работу, когда я должен отдыхать у бассейна. Но если в выходные я собираюсь покопаться в Dropbox, организовывая свои личные фотографии, мой мозг не дает мне тот же сигнал «ты работаешь». Со временем я установил тесную связь между каждым интерфейсом и тем, что я делаю в этом интерфейсе. Для меня еще важнее иметь четкие границы между работой и личной жизнью, потому что я работаю из домашнего офиса. Когда я работал полный рабочий день в офисном здании, я использовал аналогичные стратегии с тем же эффектом.

Создайте визуальные подсказки в вашей ОС и темах

Некоторые службы хранения, например, тесно интегрированные с вашей операционной системой, совсем не похожи на другие (если вы не используете веб-приложение). Они не обязательно имеют четкий интерфейс. Другой способ, которым вы могли бы разделиться, даже не осознавая этого, - это использовать другую операционную систему на работе и дома. Если у вас есть компьютер с Windows в офисе и Mac дома, вы, возможно, уже испытываете такое же чувство повышенной осведомленности, когда выполняете офисную работу дома на Mac.

Другая проблема может заключаться в том, что вы используете одни и те же инструменты в своей работе и личной жизни, потому что они вам нравятся. Вы не хотите выбирать два разных инструмента или интерфейса. Вы хотите использовать тот, который вам нравится больше всего для обоих. Например, некоторые из моих друзей используют Slack для личного общения, а также используют Slack на работе. В этой ситуации я бы рекомендовал изменить тему (т. Е. Цветовую схему) ваших двух учетных записей Slack, чтобы они физически выглядели по-разному. Вы быстро свяжете одну цветовую схему с работой, а другую - с личной беседой.

Разделить на браузер

Еще один вариант разделения работы и создания визуальных подсказок, напоминающих вам о том, какую работу вы выполняете, - это придерживаться одного типа браузера на работе, а другого - дома. Визуальные подсказки могут быть более тонкими, но вы все равно получите привычку запускать, скажем, Chrome для работы и Firefox для личных вещей.

Также полезно использовать два отдельных браузера для хранения истории веб-поиска. Например, вы можете быть более бдительными в отношении очистки кэша браузера для рабочих файлов, поскольку они содержат конфиденциальную информацию о компании, но на самом деле вы можете сохранить свою личную историю веб-поиска, чтобы вы могли быстро искать сайты, на которые вы заходили несколько дней назад (или наоборот). Versa).

Используйте клиентские приложения электронной почты в ваших интересах

На мобильных телефонах есть очень простой способ отделить рабочую электронную почту от личной электронной почты, независимо от того, используете ли вы один и тот же почтовый сервис, например, Gmail, для работы и дома. Решение: использовать разные почтовые клиенты.

Gmail имеет отдельное приложение, но вам не обязательно выбирать его в качестве приложения, которое вы используете для доступа к Gmail. На iPhone вы можете использовать стандартное почтовое приложение. Или на любой тип телефона вы можете установить стороннее почтовое клиентское приложение, которое работает с Gmail, например Boxer или Inboxcube.

Мне нравится использовать отдельные приложения для работы и личной электронной почты. Я получаю одинаковое преимущество, имея два разных интерфейса. Кроме того, когда я пытаюсь не втягиваться в работу, я могу выходить и закрывать рабочую электронную почту, сохраняя при этом доступ к своей личной электронной почте или наоборот.

Возможно, вам действительно нравится одно почтовое клиентское приложение, и вы хотите использовать его как для своей работы, так и для личной электронной почты. Со многими приложениями вы можете аутентифицировать несколько учетных записей и переключаться между ними по желанию. Тем не менее, он обеспечивает простоту использования, которую вы на самом деле не хотите. Вы теряете преимущество наличия двух разных интерфейсов и теряете возможность выйти из приложения с любой учетной записью, которую вы хотите сделать менее привлекательной в данный момент. Возможно, вы хотите, чтобы ваша технология была немного менее удобна для использования в интересах вашей собственной психологии.

Разделяемый для лучшего баланса между работой и личной жизнью

Если вам нужны более четкие границы между вашей работой и личной жизнью, разделение ваших данных на различные приложения, сервисы, операционные системы и браузеры очень поможет.

Наличие двух отдельных виртуальных пространств, где вы получаете доступ к своим файлам, создает сигналы, ассоциации и барьеры для входа, которые могут помочь вам минимизировать работу в нерабочее время или выполнять работу по дому, когда вы на работе, и в то же время позволяют вам выполнять их, когда это необходимо. необходимо.