Будьте организованы: как сделать ключевые домашние и деловые чрезвычайные документы в течение часа

Если вы управляете офисом, есть ли у вас план этажа, сохраненный в Интернете, на случай катастрофы или какой-либо другой причины, по которой люди, незнакомые с пространством, должны войти в него? Если вы арендуете загородный дом или даже просто комнаты в вашем доме, вы предоставляете своим гостям адекватную информацию о чрезвычайной ситуации? Где ваша карта аварийного выхода для вашей семьи и гостей, которые могут остановиться у вас?

Думать о готовности к чрезвычайным ситуациям никогда не бывает весело, но планировать заранее и быть готовым гораздо лучше, чем хотеть, чтобы вы сделали это после стихийного бедствия. Вот простой проект, который поможет вам лучше подготовиться: создайте карты аварийных выходов, планы этажей и другие необходимые вам документы и сделайте это за час.

Секрет того, чтобы этот проект был коротким, состоит в том, чтобы использовать приложения для построения диаграмм, которые свободно доступны онлайн и абсолютно просты в использовании. Не менее важно, что эти приложения поставляются с шаблонами для всех видов диаграмм, карт, диаграмм и так далее.

Когда вы работаете с этими шаблонами, все, что вам нужно сделать, это переставить мебель как бы. Вам не нужно ничего рисовать с нуля.

Какое приложение для диаграмм использовать?

Предполагая, что вы ничего не знаете о программном обеспечении для дизайна или векторного рисования, есть два приложения, которые я рекомендую использовать для составления планов аварийного выхода, карт этажей и других важных документов для вашего дома, дачи и бизнеса. Это Lucidchart и SmartDraw.

По моему опыту работы с этими приложениями Lucidchart немного проще в использовании, но SmartDraw имеет больше шаблонов для аварийной готовности. Однако они оба чрезвычайно полезны. Оба имеют бесплатный уровень обслуживания, поэтому вам не нужно ничего платить за создание этих важных файлов. И у них обоих есть веб-приложение, поэтому вы можете использовать приложение прямо в браузере, не устанавливая никакого программного обеспечения.

Документы аварийной готовности

Я хочу привести несколько примеров документов о готовности к чрезвычайным ситуациям, потому что часто вы не знаете, какие из них вам нужны, пока у вас не будет возможности просмотреть некоторые варианты. Несколько общих из них:

• План эвакуации этажей / карта,
• План эвакуации здания, включая безопасное место встречи,
• План эвакуации дома / карта, включая безопасное место встречи,
• План продолжения работы компании,
• Список контактов в чрезвычайных ситуациях (в каждом доме должен быть один на холодильнике или размещен где-то на видном месте),
• Экстренное телефонное дерево,
• Информационные карты по оказанию первой помощи и КПП, а также
• Пожары, наводнения, землетрясения и укрытия на месте.

Я мог бы продолжать и продолжать, но, надеюсь, в этом списке появятся некоторые идеи для документов и диаграмм, которые подходят для вашего конкретного местоположения и обстоятельств. Конечно, не каждый документ подходит для каждого дома или бизнеса. Некоторые из этих документов доступны для простой печати, такие как СЛР и карты скорой помощи. Другие настолько просты и понятны, что вы даже можете быстро их набросать в приложении для обработки текстов. Возможно, вы даже захотите написать их от руки. Однако я рекомендую перейти на цифровой формат, потому что тогда будет проще хранить цифровые копии в облаке. Наличие цифровых копий в облаке означает: 1) вы можете легко обновлять их и 2) вы можете получать информацию, даже если вы не перед напечатанным листом бумаги.

Как сделать аварийные документы

Использование одного из тех двух приложений, о которых я упоминал ранее, SmartDraw или Lucidchart, сделает этот проект быстрым и эффективным. Вы можете даже наслаждаться использованием инструментов.

Начните с просмотра шаблонов, которые предоставляет приложение. В программном обеспечении для создания диаграмм «шаблон» означает образец документа, поэтому вы получаете гораздо больше, чем просто файл с надлежащим форматированием. Давайте возьмем пример карты эвакуации из офиса. На самом деле шаблон имеет примерный план этажа и маршрут эвакуации, уже нарисованный на нем (вместо того, чтобы дать вам чистый холст и библиотеку соответствующих объектов, чтобы шлепать по нему). Все, что вам нужно сделать, в прямом и переносном смысле, это переместить мебель вокруг. Вы перетаскиваете объекты, представляющие дверные проемы, окна, столы, стулья, растения в горшках, кулеры для воды, ванные комнаты, шкафы и т. Д., Пока примерный план этажа не превратится в представление вашего фактического офисного помещения. Аналогично, вы перемещаете и вращаете, удлиняете или укорачиваете красные стрелки, указывающие на ближайшие выходы.

Возможно, вам не удастся найти именно тот шаблон, который вам нужен, но вы всегда можете выбрать другие подобные диаграммы для своих целей. Например, вертикальная организационная диаграмма не очень отличается, схематически говоря, от телефонного дерева.

Один час, чтобы лучше подготовиться

Приложения для создания диаграмм упрощают создание нескольких документов по готовности к чрезвычайным ситуациям, так что вы сможете избавиться от многих наиболее важных документов, которые вам нужны, в течение часа или около того. Возьмите любой пятничный полдень в офисе, когда вы чувствуете себя уставшим от другой работы, или субботним утром дома для личных документов и получите несколько важных дел.

Конечно, это только вершина айсберга, когда дело доходит до планирования худшего. Что вы будете делать, если отключится питание? Что если ваши компьютеры будут поражены вымогателями? Все ваши данные сохранены в облаке? Когда время позволяет, вы должны прочитать о том, как защитить свой бизнес от стихийных бедствий, включая информацию о планировании, выполнении и обучении готовности к стихийным бедствиям.