Организоваться: как управлять своей работой с помощью электронных таблиц

Один из самых простых организационных приемов, которыми я пользуюсь на работе, - это хранить личные таблицы своих достижений. Никто не требует, чтобы я это делал. Никто не просит увидеть мои таблицы. Я держу их целиком ради себя, чтобы я работал эффективно и мог быстро увидеть, чего я достиг.

В этом выпуске Get Organized я поделюсь несколькими таблицами, которые я сейчас храню, и объясню, что они для меня делают. В то время как содержание электронных таблиц связано именно с моей работой, многие принципы универсальны и могут быть адаптированы к другим видам работы.

Сохранение и планирование идей

Колонка Get Organized - еженедельная, что означает, что мне нужно придумать 52 идеи, которые я действительно буду использовать через год… это означает, что мне, вероятно, понадобятся дополнительные от 50 до 100 идей, которые я в конечном итоге отклоню (большинству из нас нужны генерировать огромный объем идей, чтобы найти действительно хорошие).

Мне также нужно смотреть вперед на несколько недель и обращать внимание на даты, когда статьи будут публиковаться (каждый понедельник), чтобы подумать, будет ли конкретная тема синхронизирована с чем-то, что происходит в мире. Например, в мае прошлого года, когда новые выпускники искали работу, я опубликовал серию статей на эту тему: как управлять поиском работы в Интернете, как создать чистый и профессиональный онлайн-профиль, советы по резюме и сопроводительным письмам и т. Д.,

Для этого я держу очень элементарную электронную таблицу с постоянным списком идей внизу и сеткой вверху со всеми запланированными датами публикации. Электронная таблица помогает мне широко размышлять о том, как планировать темы на многие недели и месяцы. Я могу легко изменить порядок будущих статей, чтобы проводить больше времени между темами, которые кажутся слишком похожими, или кластеризовать те, которые логически связаны между собой.

Эта конкретная таблица находится на Google Диске, потому что эта услуга доступна для меня практически из любого места, и, если у меня есть идея, пока я не в офисе, я могу войти и добавить ее без колебаний.

Поскольку я часто возвращаюсь к этой таблице, чтобы записать работу после ее завершения, я регулярно просматриваю идеи, которые мне предложили. Многие записывают свои идеи, но никогда не ссылаются на них. С этой системой я сталкиваюсь со своим собственным списком идей, по крайней мере, один раз в неделю.

Ведение журнала проекта

Большая часть моей работы в PCMag заключается в тестировании программных продуктов и фитнес-гаджетов и написании их обзоров, поэтому у меня есть еще одна электронная таблица, посвященная этой работе.

(Я извиняюсь за небольшое количество размытого содержимого на изображении выше.)

Позвольте мне быстро объяснить колонки, которые вы видите на изображении выше. Первый столбец, называемый идентификатором, - это идентификатор статьи опубликованного обзора продукта. Колонка B - название продукта. Столбец C, Статус, сохраняет статус рецензии, так что «опубликовано 12-апреля-13» означает, что статья была опубликована 12 апреля 2013 года. Столбцы с D по I являются флажками, относящимися к работе, которую необходимо выполнить перед проверкой продукта может двигаться через процесс редактирования и публикации.

Критерии (столбцы DI) включают регистрацию продукта в базе данных («QB»), отправку формы с описанием характеристик продукта («Specs»), загрузку изображения продукта («Изображение») и создание слайд-шоу дополнительных изображения («Слайд-шоу»). Каждому продукту также нужно набрать от одного до пяти баллов («Рейтинг»), и я добавил еще один столбец для «Заметок», где я обычно просто указываю, заслуживает ли продукт выбора редакторов PCMag.

В самом деле, электронная таблица представляет собой серию флажков. Это позволяет мне сразу увидеть, выполнил ли я всю необходимую работу по прекурсору. Но у него есть и другие преимущества.

Точно так же, как я записываю свои идеи мозгового штурма для будущих колонок Get Organized, я также делаю записи в нижней части своих электронных таблиц Обзоры, которые потенциально могут быть заинтересованы в рассмотрении. Поэтому у меня всегда есть бегущий список свежих идей.

Это также служит очень быстрой ссылкой, если мне нужно найти дату публикации или уникальный идентификатор статьи для продуктов, которые я просмотрел (что я делаю довольно часто). Конечно, у нас в офисе есть другие системы для поиска этой информации, но обычно я быстрее извлекаю ее из этой таблицы, потому что я настроил ее так, чтобы она соответствовала моим потребностям.

Отслеживание того, что изменилось

Последняя таблица, которой я хочу поделиться, - это та, которую я использую для отслеживания конкретной статьи, которую я пишу: 100 лучших приложений для iPhone. Статья требует сложной организации для управления, потому что я часто обновляю контент. Другими словами, каждые несколько недель, несколько из 100 лучших приложений являются новыми. Я должен быть бдительным в отношении того, какие приложения, которые я сказал, были лучшими сегодня, по сравнению с тем, что я сказал, что они были шесть месяцев назад.

Мой метод довольно прост. Я регистрирую каждое приложение в Excel, так как оно попадает в список 100 лучших. Я записываю дату, когда он был добавлен в статью, или последний раз, когда я обновлял текст, если это приложение все еще хорошо, но значительно обновилось с тех пор, как я в последний раз писал об этом. Я также веду текущий список приложений, которые ранее были в списке, но с тех пор потеряли свое место.

Эта электронная таблица также помогает мне увидеть, набрал ли я 100 приложений, потому что Excel автоматически считает их для меня. Я также использую его для группировки приложений на разных страницах, добавляя границы, которые указывают разрывы страниц. Цветовое кодирование также позволяет мне видеть, какие приложения являются новыми в списке (желтый), что является флагом в процессе публикации, что означает, что я должен проверять эти разделы более внимательно, чем другие.

Позвольте мне также признать, что я не использую все столбцы, которые я изначально установил в этой таблице. В то или иное время я думал, что какая-то информация важна, но потом понял, что она мне вообще не нужна. Поскольку эта таблица принадлежит только мне, я могу отказаться от областей, которые не имеют никакой отдачи без последствий. Я мог бы очистить электронную таблицу и избавиться от разделов, которые я не использую, но лучше сохранить их и не использовать их, чем вкладывать средства в то, чтобы сделать электронную таблицу немного более чистой. В чем смысл? Никто, кроме меня, никогда этого не видит.

Преимущества использования электронных таблиц для отслеживания вашей работы

Простые таблицы могут быть мощными инструментами для организации вашей работы, и вам не нужно быть умным в Excel, чтобы их создавать. Преимущества использования электронных таблиц для отслеживания вашей работы включают в себя:

• возможность увидеть то, что вы уже сделали, чтобы вы не повторяли это (или если вам нужно повторить это, вы можете быстро увидеть, когда и как вы сделали это в первый раз, чтобы вы могли использовать эту предыдущую работу)
• выделенное место для записи идей и регулярного их просмотра
• ведение учета вашей работы, если вам когда-либо понадобятся доказательства того, что вы достигли
• упростить ваши собственные задачи, создав систему поиска информации, полностью адаптированную к вашим потребностям.