Будьте организованы: как сканировать, сохранять и уничтожать ваши налоговые документы

Организация ваших налоговых документов является непрерывным процессом. Во-первых, вы должны что-то делать с каждым документом, когда получаете его, будь то квитанция о деловых расходах или форма W-2 от работодателя. Вы можете отсканировать это. Вы можете подать его в папку. Что бы вы ни делали с ним, вам нужно обращаться к нему снова, когда вы будете платить налоги, поэтому вы должны быть в состоянии найти его. Возможно, вам также придется в какой-то момент передать некоторые из этих документов кому-то еще, возможно, бухгалтеру, но, по крайней мере, IRS к крайнему сроку налогообложения. В конце концов, вы захотите утилизировать свои документы должным образом, чтобы защитить вашу конфиденциальность.

Если вы прервете весь процесс, чтобы предвидеть, как вы будете использовать налоговые документы и ссылаться на них позднее, вы можете найти метод сканирования, сохранения и, в конечном итоге, уничтожения файлов, чтобы вы не смогли случайно сделать больше работы для себя на этом пути.

Какие налоговые документы вы должны сохранить?

Вы должны сохранить все отправленные вам по почте документы от работодателей, а также любые документы, связанные с недвижимостью, банковскими счетами, пожертвованиями или инвестициями. Другими словами, сохраняйте документы, созданные другими лицами и предоставленные вам для целей налогообложения на конец года.

Что касается документов, сгенерированных вами, в советах на веб-сайте IRS отмечается, что записи включают в себя «счета, кредитные карты и другие квитанции, счета-фактуры, отчеты о пробеге, отмененные, отображаемые или заменяющие чеки, подтверждения оплаты и любые другие записи в поддержку вычетов или кредитов». Вы заявляете о своем возвращении.

Сканирование налоговых документов

Вы, вероятно, возьмете все свои налоговые документы и поместите их в коробку, ящик или папку. Это нормально, если вы сможете быстро найти их позже, когда они вам понадобятся.

Более быстрый и удобный способ убедиться, что вы сможете найти документы позже, - это оцифровать их, отсканировав их. Сканирование ваших документов также дает вам преимущество в создании резервной копии, так что, если что-то случится с физическими копиями (пожар, флуд, четырехлетняя), у вас будет запасной комплект.

Вы можете использовать большой настольный сканер или многофункциональный принтер со встроенным сканером, что полезно, если у вас есть большие стопки страниц, которые нужно сканировать. Если у вас есть только несколько незакрепленных документов, лучше использовать мобильное приложение для сканирования.

Многие мобильные приложения для сканирования бесплатны. Они превращают ваш телефон в сканер. Они автоматически находят края документов и конвертируют изображения в PDF-файлы. Если вы никогда не использовали его раньше, я настоятельно призываю вас попробовать. Они супер просты в использовании.

Сохранение и наименование налоговых документов

После того, как вы отсканируете свои документы, самое полезное, что вы можете сделать, чтобы помочь себе позже, - это разумно назвать файлы и поместить их в папку с очень четким именем, например, «НАЛОГОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 2016».

Используйте год подачи налоговой декларации и слова «налог» и «налоги» в папке вашего компьютера и в именах ваших файлов. Таким образом, когда вам понадобятся файлы позже, вы можете искать их, даже если вы точно не помните, куда их положили.

Для имен файлов также включите имя формы, например 1099-INT или W-2, и включите любые другие конкретные данные, которые сигнализируют вам или кому-то еще, кто обрабатывает ваши документы именно то, что содержится в файле. Например, хорошее имя файла для 1099-INT 2016 года от Duffy Bank будет следующим: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Измельчение налоговых документов

Сохранение цифровых копий ваших налоговых документов на неопределенный срок не повредит, но вы, конечно, можете безопасно избавиться от бумажных копий через несколько лет. Как уже упоминалось, IRS имеет руководящие принципы, для которых документы должны быть сохранены в течение определенного периода времени. Если вы предпочитаете быть осторожнее, семь лет - это число, которое нужно запомнить, поскольку это самый длинный период, который требуется правительству.

Поскольку вы будете подавать документы на 2016 год в этом году, вы можете безопасно уничтожить все что угодно с 2009 года или ранее. Если вы управляете небольшим бизнесом или у вас много конфиденциальных документов, вам нужно иметь собственный шредер. Они не такие дорогие, с лучшими шредерами, протестированными на PCMag, от 159 до 329 долларов. Измельчитель Swingline Style + Super Cross-Cut является наименее дорогой из самых популярных моделей.

E-File Ваши налоги

Теперь, когда вы понимаете, как обращаться с налоговыми документами, пришло время приступить к фактическому уплате налогов - и чем раньше, тем лучше. В то время как технически у вас есть до 18 апреля, чтобы сделать ваши налоги раньше, это хорошо для вашего спокойствия. Если вы получите возмещение, вы получите его раньше - а кто этого не хочет? Если придется платить, у вас будет больше времени, чтобы выяснить, как с этим справиться.

Более того, если вы пропустили какой-либо документ или один из них оказался неточным, это гораздо лучше узнать сейчас, чем в полночь последнего дня. Конечно, вы всегда можете получить продление, но никто не хочет иметь дело с такого рода стрессом в последнюю минуту, если они могут избежать этого. Также учтите, что если вам нужно связаться со службой поддержки по вашему выбору, у вас гораздо больше шансов связаться с кем-либо, чем если бы вы в электронном виде подали налоговую декларацию в последнюю минуту.

У нас есть две любимые услуги по подготовке налогов для ваших налогов в 2016 году (те, которые вам нужно подать в 2017 году). TurboTax Self-Employed - лучший выбор для тех, кому нужен самый дружелюбный интерфейс и самая обширная поддержка, включая возможность видеоконференций с профессионалами, которые могут посмотреть на ваше возвращение в режиме реального времени. TaxAct Online Premium - это выбор наших редакторов для уплаты налогов в бюджет, если вам не нужно много рук. Смотрите наш обзор лучшего программного обеспечения для подготовки налоговых документов для получения дополнительной информации.