Организоваться: как настроить шаблоны электронной почты

содержание

• Организоваться: как настроить шаблоны электронной почты
• Использование шаблонов электронной почты в Gmail

Как на рабочем месте, так и в нашей личной жизни, многие из нас отправляют то же самое по сути одно и то же письмо снова и снова. Это может сказать что-то вроде: «Вот цифры еженедельных продаж…» или «Дорогая, пожалуйста, не забудьте отправить аренду по почте или раньше…»

Если вы достаточно организованный и эффективный человек, вы можете скопировать и вставить предыдущее письмо в новое сообщение всякий раз, когда пришло время отправлять это регулярно отправляемое письмо. Это неплохой метод, но он оставляет вас открытыми для ошибок. Вы можете забыть обновить строку темы, дату, финансовый показатель, точку данных и т. Д.

Когда я только начинал свою карьеру в области СМИ и издательской деятельности, я был главным редактором некоторых академических журналов, работая с наборщиками, которые печатали изменения, отмеченные в файлах. Самое важное правило, которое я узнал при разметке статей для наборщиков, заключалось в следующем: чем меньше нажатий клавиш они должны делать, тем меньше у них шансов на появление ошибок. Другими словами, моя работа заключалась в том, чтобы исправить любые опечатки и вынести изменения авторов на страницу, а также свести к минимуму объем печати наборщиков.

В том же ключе, когда вы повторно используете старую электронную почту, вы должны ввести много ненужных нажатий клавиш, таких как удаление, а затем обновление строки темы, изменение ключевых частей информации и так далее.

Лучшая система - настроить электронную почту, которую вы можете использовать снова и снова более эффективно: «шаблон электронной почты» (термин Microsoft Outlook) или «стандартный ответ» (термин Google)

загрузка…

Шаблон электронной почты - это именно то, что вы ожидаете, это схема электронной почты с пустым пространством, где будет отображаться обновленная информация. Когда вы предоставляете себе пустое пространство вместо числа или фрагмента данных для обновления, вы делаете меньше нажатий клавиш и, таким образом, сокращаете количество ошибок, которые вы можете внести. Вы никогда не будете случайно отправлять номера отчетов на прошлой неделе; самое худшее, что может случиться, - это оставить что-то незаполненным, и в этом случае получатели сразу же заметят и попросят вас пропустить данные. Если вы отправите неверную информацию, получатели могут никогда не узнать ее.

Вот как настроить шаблоны электронной почты в двух наиболее часто используемых программах электронной почты: Outlook и Gmail.

Как настроить шаблон электронной почты в Outlook

В Outlook такие сообщения регулярно отправляются как «шаблоны электронной почты». Эта функция доступна в настольной программе Outlook, но недоступна в Outlook.com.

В Outlook 2007 Начать новое сообщение электронной почты. Введите в тексте сообщения электронной почты и в строке темы столько информации, сколько вам потребуется для повторного использования, не забывая оставлять чистое и видимое пустое место, куда бы вы ни вводили новую информацию каждый раз, когда отправляете сообщение. Вот пример:

	Сюжетная линия:		Еженедельный отчет о просмотре страниц за неделю
	Тело:		Вот еженедельный отчет по просмотрам страниц для сайта. Свидание: Просмотры: Всем спасибо! Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.

В верхнем левом углу окна сообщения перейдите в Файл> Сохранить как.

В открывшемся диалоговом окне вы должны изменить тип файла на Шаблон Outlook (*.oft). Затем вы можете назвать свой шаблон как хотите.

Когда вы готовы написать новое сообщение, используя шаблон, к сожалению, процесс получения шаблона немного неэффективен.

Перейти к новому> Выбрать форму

и в верхнем раскрывающемся списке выберите Пользовательские шаблоны в Файловой системе. Все шаблоны, которые вы сохранили, должны быть там. Выберите тот, который вы хотите, и он откроется как новое сообщение электронной почты, которое вы можете обновить по мере необходимости.

В Microsoft Outlook 2010 Начать новое сообщение электронной почты. Введите в тексте сообщения электронной почты и в строке темы столько информации, сколько вам потребуется для повторного использования, не забывая оставлять чистое и видимое пустое место, куда бы вы ни вводили новую информацию каждый раз, когда отправляете сообщение. (См. Образец выше.)

Закончив разработку шаблона, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как».

В открывшемся диалоговом окне вы должны изменить тип файла на Шаблон Outlook (*.oft). Затем вы можете назвать свой шаблон как хотите. Хит Сохранить.

Когда вы будете готовы использовать шаблон, перейдите в раздел Новые элементы> Дополнительные элементы> Выбрать форму

и в верхнем раскрывающемся списке выберите Пользовательские шаблоны в Файловой системе. Все шаблоны, которые вы сохранили, должны быть там. Выберите тот, который вы хотите, и он откроется как новое сообщение электронной почты, которое вы можете обновить по мере необходимости.

Список рассылки . Возможно, вы захотите соединить шаблон электронной почты со списком рассылки, чтобы вы могли отправить сообщение группе людей за один раз.

Перейдите в раздел Контакты Outlook. Выберите «Создать»> «Список рассылки».

Если вы используете корпоративную или деловую электронную почту, лучше всего выбирать участников, а не использовать функцию «Добавить новый». Выбор участников, вероятно, вызовет список пользователей, доступных в системе электронной почты вашего бизнеса. С другой стороны, Add New позволяет вам вводить адрес электронной почты вручную.