Будьте организованы: как адаптировать вашу электронную почту к личности получателя

Дойдите до сути и держите это коротким. Вот как я хочу, чтобы люди писали мне по электронной почте. К сожалению, это не совет, который дал бы Кристал. Crystal - это сервис, который консультирует вас о том, как написать электронное письмо, которое будет соответствовать личности вашего получателя. Сервис изначально предлагал плохие советы по написанию мне, и некоторые его предположения сомнительны, но он все же может предложить реальную помощь тем, кто борется с написанием электронной почты.

Crystal выполняет поиск в Интернете, включая Twitter, LinkedIn и Facebook, и анализирует язык, используемый людьми для создания профилей личности. Когда вам нужно написать кому-то электронное письмо и получить совет относительно стиля общения, к которому он будет наиболее восприимчив, Crystal может дать вам конкретный совет, который поможет вам адаптировать то, что вы пишете, в соответствии с личностью получателя.

Здесь есть несколько очевидных потенциальных проблем. Например, некоторые люди выдвигают совершенно другую личность онлайн, чем их настоящая личность. И в целом, продукт немного отталкивает своей оригинальностью. Некоторые могут посчитать нужным изменить свой естественный способ написания, чтобы лучше заставить кого-либо принять участие в собрании или повысить его.

С другой стороны, так много людей борются с писательством, что каждый хороший совет стоит того, чтобы его получить. Мне было любопытно, может ли Кристал действительно сделать что-то хорошее.

Являемся ли мы тем, кем мы думаем?

Я посмотрел анализ Кристал нескольких друзей и отправил им результаты. Одна подруга сказала, что ее анализ был очень точным. Это связывало ее с кем-то, кто предпочитает дружелюбный тон и не любит немедленного призыва к действию. «Я испытываю настоящую тревогу от встречи и ценю достижение взаимного соглашения, а не навязывание разговора в этом месте в четверг в 2 часа дня или иначе! »

Это также сказало мне, что один из моих самых измученных друзей был «сфокусирован на отношениях, выразителен и открыт, и предпочитает предсказуемый план, а не немедленные действия». Он сказал, что «это не может быть более неправильно», называя себя «одиноким, солипсическим, озабоченным и каким-то капризным».

Язык, который мы используем в Интернете, и личность, которую мы выражаем в Интернете, не обязательно отражает нашу настоящую личность в реальной жизни. Онлайн-персонами могут управлять другие люди, или они могут быть разработаны, чтобы соответствовать определенному изображению.

Люди тоже не всегда имеют четкое представление о себе. То, как мы реагируем на разные тона и язык, и то, как мы думаем, что мы отвечаем, не обязательно совпадают. Плюс, личностный анализ загружен идентификаторами, и это ужасно, читать их и беспокоиться, что эти слова применимы к нам, когда мы хотим, чтобы они этого не делали. Это объяснило бы, почему я отверг первоначальный анализ Кристалла меня.

Кристал подумала, что я «ориентирована на людей: поддерживаю и, естественно, чутка, склонна погружаться в длинные, глубокие разговоры вместо прямых, эффективных». Одна из моих шуток по поводу моей индивидуальности, основанная на реальной истории, состоит в том, что попугай однажды прочитал мое состояние и сказал мне, что я не осуждаю и принимаю всех; мой ответ был: «Этот попугай чертовски идиот».

Я с удовольствием напишу кому-нибудь длинное, глубокое письмо, но только тогда, когда это оправдано контекстом и моей страстью к предмету. Скорее всего, я удаляю электронную почту, даже не открывая ее, как я делаю более 60 процентов новых сообщений ежедневно. Нет ответа означает нет. Если это не "эффективно", я не знаю, что есть.

После создания учетной записи в Crystal у меня была возможность ответить на несколько вопросов о себе, чтобы получить новый анализ, который бы по-разному информировал людей о том, как взаимодействовать со мной. Результаты были совершенно разные.

Оказывается, я «смелый, прагматичный, скептически настроенный, чрезвычайно целеустремленный и самый удобный в управлении». Да, черт возьми!

Когда любое предложение лучше, чем ничего

Хватит обо мне. Позвольте мне поделиться некоторыми предложениями Crystal о языке, который я должен использовать, чтобы отправить электронное письмо своему другу-солипсисту.

Некоторые из предложений звучали как вещи, которые я мог бы написать («Как бы вы к этому относились…?»), В то время как другие были настолько далеки от моего естественного тона, что это могло заставить моего друга думать, что кто-то взломал мою электронную почту («Просто мысли вслух…").

Тем не менее, я особенно разбираюсь в выборе слов, и не все остальные. Для людей, которые изо всех сил пытаются написать, иметь какое-либо предложение относительно того, как начать тонкое деловое электронное письмо, могло бы быть огромной помощью. Действительно ли это имеет значение, если язык обращается к получателю? Наличие шаблонов, показывающих предложения, какие слова использовать, кажется полезным по другим причинам.

Crystal - не страшный инструмент, но, вероятно, он более полезен в качестве подсказки, чем советника. Другими словами, его шаблоны могут помочь автору избежать синдрома пустых страниц, предложив отправную точку, но я бы не воспринял его совет относительно тона слишком серьезно.

Сервис также не учитывает тот факт, что у людей есть серьезные отношения любви и ненависти с электронной почтой, обычно сильно искаженные в сторону ненависти. В общем, лучше написать коротко и сказать, что вы имеете в виду. Доберитесь до сути в первом предложении. Быть ясным. И если вы беспокоитесь о том, что кто-то неверно истолковывает ваш тон, убедитесь, что вы закрыли его веселым знаком и восклицательным знаком.

Дополнительные ресурсы

Дополнительные советы по управлению электронной почтой см. В следующих статьях:

• Лучшие клиентские приложения для мобильной электронной почты
• Взбей свой почтовый ящик в форму с этими приложениями
• Прекратите бороться с электронной почтой с большим количеством электронной почты
• Интервью: Дмитрий Леонов из SaneBox об управлении электронной почтой
• 4 способа борьбы с перегрузкой электронной почты в офисе