Будьте организованы: как использовать программное обеспечение для совместной работы для сопоставления рабочих процессов

В самый первый день моей первой настоящей работы самый старший редактор издательской компании, который меня нанял, привел меня к огромной блок-схеме, прикрепленной к стене. «Вот как статья переходит от написанной к опубликованной», - сказала она. Она провела меня через весь процесс, подчеркивая части, в которых я и моя команда участвовали. Это был 2001 год, до того как программное обеспечение для совместной работы было свободно доступно, но уроки, которые я выучил в тот день, применимы даже в наш век Асаны и Слэка.

Каждая журнальная статья помещалась в негабаритный поли-конверт с листом бумаги, прикрепленным к лицевой стороне. Бумага была цветовой маркировкой к журналу, в котором статья появится. Мы назвали это курткой. Каждый раз, когда статья отправлялась в другой отдел, будь то редакторы копий для проверки или в отдел клавиатуры для внесения изменений, история ее путешествия записывалась на рабочем месте. Когда один сотрудник покончил с этим, она назначит его новому отделу, написав строку на контрольном листе. Любой, кто видел рабочую куртку, точно знал все стадии, через которые прошла статья, и куда она должна была пойти дальше.

Вспоминая об этом, эти рабочие листы были предшественником и физическим проявлением современного программного обеспечения рабочего процесса, такого как Asana. Диаграмма рабочего процесса, которая была прикреплена к стене, была для меня как для нового сотрудника, и для любого другого человека на борту. Это дало мне кристально ясную картину того, что и как сделала организация.

В современном мире, где мы стремимся к безбумажной среде и в значительной степени перешли на электронные файлы и папки, проще отказаться от создания документов такого типа и поддерживать их в актуальном состоянии. Но для всех предприятий и даже командных проектов на уровне хобби очень важно документировать свой рабочий процесс.

Почему документооборот?

Почему вы должны документировать свой рабочий процесс? Есть несколько абсолютно критических причин, включая следующие:

• Это помогает владельцам бизнеса и менеджерам полностью продумать и понять, что происходит на каждом этапе бизнес-процесса и почему;
• Это позволяет определить ненужные шаги и исключить процессы;
• Это напоминает сотрудникам или членам команды, которые могут быть далеки от определенных этапов бизнеса, почему они существуют и какую ценность они предоставляют;
• Это важно для новых членов команды;
• Это один из лучших способов объяснить потенциальным коллегам, клиентам и инвесторам, как работает бизнес; а также
• Это позволяет команде более эффективно начать использовать инструменты совместной работы.

К этому последнему пункту я уже упоминал Асану. Asana - это инструмент управления рабочим процессом, что-то вроде списка дел на стероидах. Она очень похожа на систему поиска работы, которую я использовал в своей первой публикации. Асана позволяет отслеживать задачи, которые необходимо выполнить, и проталкивать их через процесс. У каждой задачи есть история всех шагов или подзадач, которые она прошла. Когда один человек заканчивает работу с подзадачей, он или она назначает ее для следующего шага и направляет ее человеку или отделу, который поднимет ее следующим.

Ранее я проводил аналогию с тем, что Asana похожа на колоду карт, а программное обеспечение для управления проектами похоже на настольную игру. Когда вы открываете настольную игру, у вас может быть что-то вроде доски, множества игровых фигур и четких правил для игры. Каждый, кто играет, соглашается с этими заранее определенными правилами. Вы можете отклоняться от правил, но игра была разработана для максимального удовольствия, когда вы придерживаетесь этих правил, так что вы делаете.

Однако, когда вы играете в карты, каждый, кто играет, должен договориться о том, в какую игру вы будете играть и какие правила вы будете соблюдать. Вы могли бы играть в сердца или играть в слюну. Некоторые карточные игры хорошо известны по установленным правилам, например, Техасский Холдем. Есть и другие игры, в которых есть вариации, такие как рамми (джин-рамми, прямой рамми, 500 рамми и т. Д.), И вам нужно согласовать правила со всеми за столом, чтобы убедиться, что вы все согласны с как играть. Существует также возможность изобретать свои собственные карточные игры с уникальными правилами, которым вы должны научить всех, кто хочет играть.

Как я уже сказал, Asana (и многие другие инструменты для совместной работы; я приведу больше примеров) похожа на колоду карт. Поэтому, чтобы заставить Асану работать, каждый должен знать, как проходит игра, каковы правила, какова цель и как заканчивается игра.

Что насчет Канбана?

Доски канбан являются еще одним примером инструментов для совместной работы, которые больше похожи на колоду карт. Trello является одним из примеров онлайн-инструмента канбан. Команды разработчиков и программистов часто используют канбан строго определенным, заранее определенным образом (например, играя в Техасский Холдем), тогда как те, кто использует канбан для личного использования, могут составлять любые правила, которые им нравятся.

Если у вас есть документированный рабочий процесс, вы можете легко отобразить этот рабочий процесс в Asana. Намного легче начать использовать Asana, когда у вас уже есть документированный рабочий процесс, потому что это означает, что вы уже продумали весь бизнес или командный процесс сверху вниз. Принятие Асаны требует некоторых проб и ошибок, но это будет намного более запутанным и более расстраивающим, если вы сделаете это без документирования ваших рабочих процессов раньше.

Картирование рабочих процессов

С программным обеспечением рабочего процесса обычно есть что-то, что завершается, даже если весь процесс продолжается. Все, что может быть выполнено, обычно является вашими задачами или подзадачами.

Идея завершения очень отличается в программном обеспечении для управления проектами. Проект по определению - это то, что завершено и выполнено в срок. Но не все виды работ являются проектами. В журнале-издательстве, где я работал, статья была бы закончена, когда она была напечатана. Точно так же у каждого выпуска журнала была конечная дата, когда он был доставлен. Но редактирование копии никогда не было завершено. Это была постоянная работа. Это все еще нужно отслеживать. У него были конкретные задачи - скопируйте, отредактируйте эту статью, - но само редактирование копии не имело конечной даты или результата.

Процесс отображения рабочего процесса также включает в себя точное определение того, какие процессы или процедуры должны быть явно назначены и отслежены. Эта точность и уровень детализации очень важны.

Подумайте о рецепте приготовления. Рецепты не перечисляют каждый шаг, потому что многие из них подразумеваются или поняты. Рецепты не говорят вам разбивать яйца, опустошать их содержимое и выбрасывать скорлупу, потому что «добавить яйца» уже означает это, и становится ненужно громоздким перечислять все эти шаги. Точно так же в рабочей среде следует понимать, что «редактировать статью» означает «проверять заголовок, проверять подпись, копировать редактировать статью и оставлять любые вопросы автору».

Однако в некоторых ситуациях вам может потребоваться быть более точным. Однажды я работал в газетном издательстве, где проверка заголовков, подписей к фотографиям, даты внизу страницы и номера страницы должна была отличаться от копирования, поскольку их часто упускали из виду.

Другими словами, вы должны выяснить, какой уровень детализации необходим. Слишком много шагов, и люди, которые используют программное обеспечение, будут игнорировать эту процедуру. Слишком мало, и могут произойти критические ошибки. Вероятно, потребуются некоторые пробные и ошибочные действия, чтобы сделать все правильно, но вы должны принять некоторые решения, прежде чем начать.

Картирование мышления

При отображении рабочих процессов вы также потратите время на то, чтобы понять, как ваша организация коллективно думает. Каково мнение вашей организации о проектах, людях или темах, представляющих интерес? Это актуально как в Асане, так и в других инструментах для совместной работы.

Slack хороший пример. Slack - это платформа для обмена сообщениями, которая делает акцент на push-уведомлениях, а не на push-уведомлениях, поэтому все дело в выборе сообщений, которые вы хотите получать. Чтобы сделать хорошие фильтры для этих уведомлений, вам нужно частично полагаться на каналы. Каналы похожи на группы, и чтобы эффективно создавать каналы, вы должны знать, как ваша команда думает обо всем. Вы думаете с точки зрения отделов или проектов? Вы думаете с точки зрения тем или клиентов? Если вы управляете компанией по недвижимости, возможно, вы думаете с точки зрения кварталов, пороговых значений стоимости недвижимости или агентов. Вы должны выяснить образ мыслей вашей команды перед созданием каналов, чтобы они действительно эффективно помогали работать в команде.

Инструменты для совместной работы часто включают в себя больше способов организации информации, например, с использованием цветовой кодировки, маркировки, а иногда даже цветовой маркировки. Помните те рабочие рубашки с цветовой кодировкой, которые я описал ранее? Та же сделка При правильном использовании цветовое кодирование является визуальным признаком, который немедленно передает информацию четко. По этой причине цветовое кодирование повышает производительность. Я настоятельно рекомендую использовать цветовое кодирование в инструменте для совместной работы, если вы сначала убедитесь, что понимаете мышление команды о том, почему что-то должно быть цветовым кодированием. Какую информацию нужно передать немедленно и без слов? Вы должны понимать мышление своей команды, чтобы иметь возможность ответить на этот вопрос.

Включая культуру

Важно документировать рабочие процессы, прежде чем сопоставлять их с инструментом совместной работы, а также важно понимать и сопоставлять мышление. Последний кусок - культура.

Инструменты совместной работы отражают культуру компании и наоборот. Очень важно установить общие правила взаимодействия, касающиеся профессионализма, уровня формальности, а также того, где и когда не следует выходить за рамки темы.

С точки зрения сотрудника или члена команды, инструменты для совместной работы очень часто используются в качестве места для выпуска пара. По моему опыту, люди будут передавать свои жалобы независимо от того, предоставляют ли инструменты для совместной работы им выделенное пространство для этого. Некоторые организации ценят открытые дебаты и даже горячие дискуссии о работе, тогда как другие считают ее отвлекающей и потенциально опасной.

Инструменты совместной работы сами по себе не могут определять, будут ли люди выходить и выступать в соответствующих местах. Это должно происходить из корпоративной культуры. Люди на руководящих должностях должны четко указать, хотят ли они, чтобы члены команды высказывались с жалобами и аргументами в контексте работы или вне ее. Кто должен знать, когда есть проблема? Члены команды хотят анонимности, прежде чем выразить обеспокоенность или жалобу? Подается ли жалоба на катарсис или для выявления потенциальных проблем с работой и рабочими процессами? Если это все равно произойдет (и так будет), лучше принять это во внимание и принять решение по этому поводу, а не делать вид, что этого не происходит.

Дополнительные ресурсы

Другим ресурсом, облегчающим сопоставление рабочих процессов, является программное обеспечение для составления карт разума; Посмотрите эти советы о том, как интеллектуальная карта может загромождать управление вашим проектом. Если вы только начинаете использовать программное обеспечение для управления проектами, эти четыре совета по началу работы должны помочь. И для более глубокого взгляда на Асану, это помогает прочитать некоторые советы по использованию Асаны.