Будьте организованы: прекратите бороться с электронной почтой с большим количеством электронной почты

Перегрузка электронной почты - огромная проблема производительности на рабочем месте. Я все время встречаю людей, которые жалуются на электронную почту, говорят, что это их подавляет, и жаль, что не было выключателя для всех новых сообщений, поступающих в их почтовые ящики.

Однако многие из этих людей зацикливаются на электронной почте таким образом, что в конечном итоге они усугубляют проблему. Я вижу людей, которые пытаются бороться с электронной почтой с помощью большего количества электронной почты, которая, в свою очередь, генерирует все больше электронной почты. Поскольку они погрязли в страданиях электронной почты, они обычно не могут ясно видеть, что происходит, поэтому они даже не подозревают, что ухудшают ситуацию.

Я заметил, что есть несколько способов, которыми люди стреляют себе в ногу, пытаясь справиться с перегрузкой электронной почты.

Не используйте свой почтовый ящик в качестве списка дел

Первый пример людей, которые усугубляют свои проблемы с электронной почтой, это списки дел , как я их называю. Списки дел оставляют электронные письма в своих почтовых ящиках, когда сообщение содержит задачу или вызывает память назначенной задачи. Другими словами, они используют входящие в качестве списка дел.

Подумайте, как люди обычно назначают задачи по электронной почте. Редко задача четко указана в теме. Получатель должен открыть и прочитать электронное письмо, чтобы узнать детали задачи. Более вероятно, однако, что в сообщении не будет всей информации, необходимой получателю, такой как крайний срок или другие подробности о задаче. Обмен сообщениями туда и обратно проясняет задачу, и каждый раз, когда это происходит, создается новый кусок электронной почты. Короче говоря, почтовые ящики очень плохие списки дел.

Другая проблема состоит в том, что списки дел должны постоянно проверять каждое входящее письмо, чтобы увидеть, содержит ли оно задачу, и если это не так, они быстро избавляются от почты. Списки дел заканчивают тем, что непрерывно пропалывают.

Хуже того, списки дел привыкли проверять свои входящие почтовые ящики для выполнения своих ежедневных задач, и часто они заканчивают тем, что отправляли себе по электронной почте напоминания о других вещах, которые они хотят выполнить.

Если электронная почта является проблемой, почему вы хотите создать больше электронной почты таким образом?

Тем не менее, в конце концов, списки дел не видят, как их система усугубляет ситуацию. Они часто утверждают, что единственное, что работает, - это использовать входящие в качестве списка дел. Но если тот же человек чувствует себя перегруженным электронной почтой, очевидно, он не работает. Есть несколько решений, и я доберусь до них через минуту.

Прекратить отправку Nudgemail

Я недавно говорил на корпоративном ретрите об управлении электронной почтой. Чтобы подготовиться к беседе, я поговорил с некоторыми сотрудниками и узнал, что многие из них управляют огромными объемами электронной почты, иногда 1000 сообщений в день, используя Nudgemail. Они думали, что это был совершенно нормальный способ управлять потоком.

Nudgemail - это бесплатный инструмент, который позволяет вам по существу откладывать электронную почту, устанавливая время, когда оно будет появляться в вашей папке входящих как новое сообщение. «По существу» здесь очень важное слово.

Большинство функций откладывания, например, в SaneBox или в некоторых из лучших почтовых приложений, скрывают исходное сообщение из папки «Входящие», а затем снова отображают его как новый непрочитанный фрагмент письма в указанное время. Nudgemail работает немного по-другому. Когда вы используете его, чтобы отложить почту, исходное письмо остается в вашем почтовом ящике, и в верхней части вашего почтового ящика появляется новое сообщение со всей указанной цепью исходного сообщения.

Не пойми меня неправильно. Nudgemail - это прекрасный инструмент, и в некоторых случаях это отличное решение. Любой, кто рассматривает входящие сообщения как поток информации, а не как точку сбора информации, которую необходимо обработать, может использовать ее. Но когда работники говорят мне, что огромное количество сообщений в их почтовых ящиках оставляет их неспособными выполнять свою работу, и 20 процентов их сообщений представляют собой повторяющиеся сообщения в виде Nudgemails, это проблема.

Хотя списки дел могут отрицать тот факт, что их система сломана, некоторые пользователи Nudgemail превращают ее в опору. Они настолько застряли в своих нынешних привычках, что не могут придумать лучшего решения.

Не отвечай так быстро

Очень часто ответ на электронное письмо является способом подтверждения чужого сообщения без фактического продвижения разговора. Представьте коллеги по электронной почте, чтобы спросить ваше мнение о презентации. Вы еще не посмотрели презентацию. В зависимости от вашего рабочего места, было бы более приемлемо быстро ответить «Я не знаю. Я еще не посмотрел», чем ждать два часа, пока вы не посмотрите и не составите свое мнение. Когда вы быстро переходите к ответу, даже если сообщение не является существенным, вы генерируете лишнее электронное письмо. Если корпоративная культура подталкивает вас к такому поведению, вам лучше поверить, что другие люди делают это и с вами.

Человек, который медленно отвечает на электронную почту, может показаться ленивым или не являющимся командным игроком, даже если ожидание ответа на электронное письмо - гораздо более логичный и продуктивный способ сделать это. Но это полностью отсталый, и вам нужно оторваться от него, если вы чувствуете себя заваленным электронной почтой.

В конечном итоге люди отвечают на сообщения, просто чтобы взять на себя ответственность. Допустим, Радж спрашивает мнение Сары о чем-то, и она отвечает: «Не уверен. Что ты думаешь?» Теперь мяч вернулся на площадку Раджа, и обязанность ответить ему хотя бы так, чтобы у Сары было новое непрочитанное сообщение в ее почтовом ящике, напоминающее ей о необходимости ответить на этот раз.

Другой пример, который характерен для сотрудников отделов поддержки, таких как ИТ, - это то, что они установят общий адрес электронной почты для сотрудников, чтобы подавать заявки на помощь, например, когда сотрудник волнуется, что его компьютер сломан, и ему нужно Получите помощь быстро, она может забыть об общем электронном письме и вместо этого отправить электронное письмо человеку, которого она знает в IT. Должен ли этот ИТ-специалист позаботиться о проблеме? Игнорировать письмо? Ответить и сказать сотруднику, что ей нужно использовать правильный адрес IT-справки? CC ее босс? Что правильно сделать?

Часто ответ, вызванный паникой и разочарованием, просто генерирует больше электронной почты (и создает напряжение). Опять же, это пример корпоративной культуры, создающей ожидания быстрого реагирования, что является основной проблемой. Но вы можете отойти от этой схемы, не нарушая спокойствия и в результате генерируя меньше электронных писем.

Решения для чрезмерной электронной почты

Как мы перестаем генерировать чрезмерные электронные письма? Некоторые решения являются простыми и быстрыми, и человек может сделать их без поддержки компании.

В предыдущем примере ИТ-персонал, вероятно, мог бы устранить проблему в зародыше, проводя личный разговор (или телефонный звонок с удаленным сотрудником), а не отвечая по электронной почте. Если ИТ-специалист отвечает по электронной почте, нуждающийся коллега, вероятно, в любом случае не будет внимательно его читать. Помните, она уже обеспокоена своей компьютерной проблемой. Это может звучать очень неловко, но непосредственное и профессиональное общение с коллегой поможет ей вспомнить правильный протокол для подачи заявок на получение помощи в будущем, особенно если специалист по ИТ объясняет, какие другие работы были приоритетными на момент. Объяснение лично проходит долгий путь.

Другой способ прекратить генерировать чрезмерное количество писем для себя - найти хорошие вспомогательные инструменты для работы с электронной почтой, которые помогут вам сократить электронную почту во входящих, а не распространять ее, как это делает Nudgemail. SaneBox (около $ 7 в месяц) - это решение, которое я рекомендую. Mailbird - это почтовое клиентское приложение с опцией повтора и другими функциями, которые также могут помочь.

Прекратите использовать свой почтовый ящик в качестве списка дел, как для личных задач, так и для задач, связанных с работой. Сейчас существует так много замечательных инструментов, которые намного лучше назначают задачи, отслеживают их, обновляют сведения о них и т. Д., Которые не зависят от электронной почты. Мне нравится Todoist, хотя Wunderlist также отличное приложение.

Если вы сможете убедить свою рабочую группу или отдел выбрать лучший инструмент для выполнения заданий, вы действительно будете в гораздо лучшей форме. Помимо полнофункциональных приложений для управления проектами, есть и другие приложения для совместной работы, которые являются легкими, простыми в использовании, более быстрыми в настройке и могут стать лучшим решением проблем вашей команды.

Дополнительные сведения см. В других моих советах о том, как сократить перегрузку электронной почты в офисе.