Будьте организованы: советы и инструменты для управления проектом

Владельцы малого бизнеса, работающие профессионалы и даже некоторые студенты часто играют роль менеджера проекта, даже если они совершенно не подготовлены для этого. Управление проектами - это крупный и серьезный бизнес, имеющий ученые степени и сертификаты, посвященные данной теме. Если вы не являетесь сертифицированным менеджером по проектам, для вашего проекта и его дочерней команды легко под вашим контролем выйти из-под контроля, отклониться от курса и превратиться в совершенно неорганизованный беспорядок. Как вы продолжите свой проект, если вы ничего не знаете об управлении проектами?

Именно это случилось со мной несколько лет назад в небольшой организации. Меня попросили организовать несколько редизайнов и перезапусков веб-сайтов (меня наняли в качестве редактора). В состав команды входили несколько внутренних сотрудников, а также несколько внешних подрядчиков и несколько неоплачиваемых добровольцев. И я ничего не знал об управлении проектами.

Я высокоорганизованный человек, поэтому, возможно, именно поэтому меня возложили на управление проектами. Но личная организация - это не то же самое, что управление проектами, и мой первый проект начался ужасно. Я чувствовал себя ужасно об этом, и мое неуверенность только усугубляла ситуацию. Конечно, я знал, как собирать информацию, составлять график и распространять ее среди всех вовлеченных сторон, но я понятия не имел, что еще я должен был делать.

В конце концов, я исправил проект и получил его в курсе, но это было не просто. Я хотел бы знать так много о том, как организовать и управлять проектом.

Для всех вас, ничего не подозревающих людей, которые должны управлять проектами невольно, я собрал некоторую мудрость у профессиональных менеджеров проектов и поделился некоторыми советами, которые я тоже узнал. Все эти советы написаны простым языком, без жаргона на языке PM, и указывают на общие, тактические и практические рекомендации.

Убедитесь, что частота встреч работает для всех сторон. В зависимости от размера проекта и от того, насколько хорошо он продвигается, частота встреч (или звонков для географически разделенных команд) будет варьироваться. Еженедельные встречи или звонки часто являются нормой, особенно при запуске, но частота зависит от размера и сроков проекта, и он должен быть приятным и ценным для всех сторон. - Том Трэш, руководитель проекта в Аптаре

Сделайте встречи важными. Имейте повестку дня, придерживайтесь повестки дня и заканчивайте рано. Потеря времени команды проекта - один из самых быстрых способов потерять уверенность команды. Если это совещание по статусу, убедитесь, что оно остается статусным и не превращается в суету или мозговой штурм. И возвращение нескольких минут времени, которые уже были выделены, - это быстрый способ сообщить, что вы уважаете команду и ее время. - Билл Сандерс, управляющий директор Roebling Strauss, Inc. (консалтинг по цифровым проектам и управлению)

Выберите правильные инструменты встречи. Когда еженедельные телефонные встречи с сторонним подрядчиком оказались непродуктивными, я добавил в этот список электронную таблицу Google Диска. Он показал список ошибок, которые я обнаружил в проекте, и оценку того, насколько важно, на мой взгляд, их исправить. Подрядчик и я совместно отредактировали этот документ вместе, разговаривая по телефону. Иногда он даже решал небольшие проблемы прямо там и тогда. Проведение «рабочих встреч», где работа выполняется во время самой встречи, с тех пор стало бесценным дополнением к моему списку предложений о способах продолжения проекта. Использование инструментов для совместной работы в реальном времени, систем видеоконференций и старомодных очных встреч - все это варианты. Джилл Даффи

Если "все хорошо", продолжайте копать. Заезды неоценимы. Очень часто я встречаю регистрацию в результате ответа «все хорошо». Именно тогда я нахожу последующие ответы, такие как: «Приятно слышать, но на самом деле проблем нет вообще?» может заставить вас выделиться, и где вы получите обратную связь, вы можете использовать. Этот дополнительный вопрос часто приводит к ответам: «Ну, да, X хорошо двигался, но был этот маленький Y, который потер меня неправильно». Есть много людей, которые просто не любят жаловаться, поэтому менеджер проекта должен копать глубже. - Том Трэш

Никогда не стреляйте в курьера. Когда что-то идет не так, как надо, никто не хочет сообщать плохие новости. Если вы известны тем, что реагировали на плохие новости чем-то кроме позитива: «Большое спасибо за то, что вы обратили на это мое внимание. Теперь, как мы решаем это?» Вы почти гарантируете, что никогда не будете получать плохие новости рано. А получение плохих новостей на ранней стадии дает вам гораздо больше времени для решения проблем и уменьшения их негативного влияния на проект. - Билл Сандерс

Пусть другие думают, что они контролируют ситуацию. Я думаю, что это требует некоторой приправы, но одна вещь, которую я нашел ценным, - это научиться контролировать ситуацию, позволяя другим думать, что они за рулем. Многие хотят чувствовать, что они контролируют ситуацию, и это нормально, но премьер-министр должен понимать, что в конечном итоге они несут ответственность за то, как получается проект. - Том Трэш

Попросите пользователя определить критерии качества. Каждый результат имеет пользователя, будь то другой член команды или конечный пользователь. Прежде чем владельцы этого результата могут точно оценить время и ресурсы, необходимые для его завершения, они должны знать, как результат будет измеряться по качеству и полноте. Принимает ли это форму полнофункциональной технической спецификации или одностраничного листа критериев качества, пользователь должен определить его заранее. Это один из самых простых доступных методов управления рисками. - Билл Сандерс

Инструменты для руководителей проектов

Помимо самых основных многоцелевых бизнес-инструментов, таких как Excel и Outlook, менеджеры ad-lib могут обнаружить, что специализированное программное обеспечение для управления проектами на самом деле побуждает их к применению передовых методов с помощью интегрированных функций. Распределение ответственности, оценку времени выполнения задачи и поддержание связи может быть легче запомнить, если есть инструмент, помогающий вам выполнить движения. Вот некоторые из них, которые вы можете использовать для больших и маленьких проектов:

Asana действительно менеджер задач, но он поддерживает несколько пользователей, очень гибок и может легко стать легким приложением для управления проектами.

Basecamp, наш выбор редакторов, - это программное обеспечение для управления проектами, используемое во многих крупных организациях. Бесплатная версия - гибкая и гибкая опция для команд гораздо меньшего размера, если им не требуется подключенное хранилище.

По словам компании, Huddle - это «инструмент для совместной работы над облачным контентом», который означает, что он предлагает вам место для размещения документов в Интернете и совместной работы над ними. Хотя раньше Хаддл был скорее приложением PM, теперь оно разработано для использования в сочетании с другим программным обеспечением для управления проектами. Как правило, специалисты по маркетингу используют его чаще, чем кто-либо другой.

У LiquidPlanner (29 долларов на члена в месяц) есть одна сильная сторона: он упрощает планирование. Вместо того, чтобы просить пользователей вводить мягкие даты, когда они думают, что работа будет завершена, LiquidPlanner позволяет составлять расписание PMs по приоритету. Это другой способ мышления и работы, но он может работать для вас.

Существует гораздо больше инструментов, которые можно использовать или использовать при управлении проектом, и иногда самые простые из них выполняют работу более эффективно, чем надежные, полнофункциональные. Если у вас есть отличный совет по управлению проектами или рекомендованной программе, оставьте комментарий ниже.