Будьте организованы: что является лучшим инструментом для организации растущего бизнеса?

«Какой инструмент поможет мне лучше управлять моим растущим бизнесом?» Читатель по имени Рафаэль написал мне в прошлом месяце, чтобы задать этот вопрос. Он читал о некоторых из лучших инструментов управления проектами, программном обеспечении для работы, коммуникационных программах и всех других приложениях для повышения производительности, предназначенных для делового бума. Но он не мог понять, какой из них лучше всего подойдет для управления его работой.

«Я только начал работать в небольшой инвестиционной фирме в сфере недвижимости, - писал он, - и им действительно очень нужна помощь в автоматизации их процессов. Они управляют вещами в основном по электронной почте (ах! на данный момент. Я думал об использовании Asana или Teamwork Projects для оптимизации операций и хотел, чтобы вы внесли свой вклад. Чтобы дать вам некоторое представление, команда состоит из пяти внутренних сотрудников, которые работают с инвесторами, чтобы покупать и продавать недвижимость ».

Далее Рафаэль объяснил, что он рассматривает каждое свойство как «проект» и хочет иметь возможность создавать список задач для каждого из них, который будет назначаться сотрудникам по мере необходимости. Организации управляют от 150 до 200 «проектами» одновременно. Время от времени сторонним игрокам нужно понимать процесс.

Он также сказал, что гибкость и командное сотрудничество имеют первостепенное значение, как и во многих компаниях. Но он, казалось, был довольно настроен на использование проектов Asana или Teamwork. Вот мой ответ:

Колода карт против настольной игры

Думайте об Асане как о колоде карт, а о Командных проектах - как о настольной игре. С колодой карт вы можете играть в игру, созданную кем-то другим, или создать свою собственную игру. С настольной игрой игра идет с правилами, и вы можете согнуть их, если хотите, но, вообще говоря, настольная игра предназначена для того, чтобы играть в нее, придерживаясь правил.

По моему опыту, Асане требуется время, чтобы правильно ее реализовать, но в конечном итоге вы можете использовать ее как хотите. Первые несколько дней будут действительно запутанными для всех, кто учится использовать систему. Причина в том, что вашей команде нужно будет установить правила ее использования. Нет правильного или неправильного способа использовать асану.

Надеемся, что через несколько недель пятеро сотрудников будут на борту, и они, вероятно, начнут корректировать свои правила в этот момент. Асана принимает метод проб и ошибок. Также требуется надежная командная коммуникация, чтобы гарантировать, что все используют инструмент одинаково.

Теперь поговорим о проектах коллективной работы. Вашей команде тоже понадобится некоторое время, чтобы привыкнуть к Teamwork Projects, но по другой причине. Люди будут изучать все функции и вводить задачи в первый раз. Ваша команда, скорее всего, создаст набор шаблонов, которые они могут использовать повторно для следующей продажи или покупки. Но с Teamwork Projects ключевым является то, что вы будете обрабатывать каждую покупку или продажу недвижимости как проект.

У проектов всегда есть даты окончания, а в вашем случае это дата закрытия. У них обычно есть вехи, возможно, заключение договора или получение денег на условное депонирование. А с проектами даты этих сроков и этапов имеют значение. Я понятия не имею, важны ли сроки для вашей команды или нет. Ваша команда говорит что-то вроде: «Давайте купим это свойство к 1 октября» или просто «Давайте купим это свойство», не зная, сколько времени это займет? Если вы установили крайние сроки, Teamwork Projects, вероятно, лучше.

Инструменты управления проектами, такие как Teamwork Projects, позволяют создавать зависимости между задачами, чтобы одна задача не могла возникнуть, пока не будут выполнены все зависимые задачи. Например, если вы не можете заключить договор до тех пор, пока проверка не будет завершена, это можно настроить в Teamwork Projects. С Asana ваша команда может выбрать игру по этому правилу, но она не будет частью самой системы. Вы можете использовать оба инструмента бесплатно, чтобы получить представление о том, как они работают, а затем перейти на платную учетную запись, которая будет иметь больше возможностей.

Выбор инструмента

Я проверил Рафаэля несколько недель спустя, чтобы узнать, принял ли он решение и как этот инструмент работал для его команды. Он решил попробовать совместные проекты. Смысл продажи, по его словам, заключается в способности создавать зависимости между задачами. Как и ожидалось, установка заняла некоторое время, но у Рафаэля тоже была хорошая новость:

«Стоит упомянуть одно откровение, что есть предложение для стартапов Teamwork Projects, где они дают стартапам бесплатное программное обеспечение в течение года! Это было очень полезно для перехода», - написал Рафаэль.

Дополнительные ресурсы

Для получения советов см. 7 способов упрощения управления проектами в проектах коллективной работы и использование Asana в бизнесе.

А дополнительные рекомендации по бизнес-приложениям см. В разделе «Лучшее программное обеспечение для совместной работы в бизнесе».