Видео: Маленькое королевство Бена и Холли - Вылазка ⭐Лучшие моменты (Октября 2024)
То, как вы и ваши коллеги называете свои файлы так же важно, как и ваши папки. Делая это с умом, систематически и логически с самого начала, вы добиваетесь успеха, долгосрочного роста и стабильности вашего бизнеса.
Многие компании, рассматривающие новые организационные действия, вероятно, имеют огромное количество старых файлов, которые они не захотят переименовывать (по крайней мере, не сразу). Это нормально. Вы должны начать когда-нибудь.
Во многих случаях имеет смысл внедрять новую систему при запуске нового проекта, команды, финансового квартала или года - какими бы важными вехами ни занимался ваш бизнес. Имеет смысл начать со значительного момента времени отчасти из-за того, как вы будете иметь дело с неорганизованными архивами. Через год вы сможете без труда находить и управлять всем, что вам нужно в последнее время, но вы не сможете найти более старые вещи, которые предшествуют вашей новой системе так же легко. Я дам вам несколько хитростей по работе с этими архивами, не тратя месяцы (или молодость интерна) на переименование их всех.
Имена файлов
Как и в случае с папками, имена файлов должны быть:
• уникальный
• указывает на то, что файл содержит
• в соответствии с тем, как ваш бизнес думает об информации
• возможность сканирования (человеческим глазом) в зависимости от того, как вы и ваши сотрудники находите информацию
• естественно упорядочено по алфавиту
• последовательный!
Уникальный. Крайне важно, чтобы имена файлов были уникальными, особенно если вы работаете в среде совместной работы, особенно если вы часто копируете файлы на сервер. Если у вас нет системы для сохранения уникальности имен файлов, вы рискуете перезаписать их и потерять все свои данные. В средах совместной работы преднамеренно перезаписывают файлы. Если, как и я, вы привыкли к всплывающему предупреждению («Вы уверены, что хотите заменить существующий файл новым?»), Ничто не помешает вам перезаписать неправильный файл, если он имеет одно и то же имя
Например, скажем, у меня есть новый счет от Grey's Electronics под названием Grays-invoice.pdf, датированный вчера. Я могу вставить его на сервер в папке «Счета-фактуры» и получить предупреждение о том, что файл с таким именем уже существует. Я мог бы также предположить, что, так как счет-фактура поступил вчера, кто-то другой положил его туда - но я только что попросил бухгалтерию подписать этот счет, так что мой, должно быть, самый последний, поэтому я перезаписал старый. Все это разваливается, когда кто-то просит меня позже в тот же день вывести предыдущий счет Грея, вы знаете, тот, что был два месяца назад… тот, с тем же именем файла, который сейчас исчез.
Показательна. Кажется глупым утверждать, что имена файлов должны указывать на то, что они содержат, но я видел, как это часто ошибалось. Многие люди предполагают, что когда они вкладывают a в папку, папка заботится о более крупном имени категории. Они также ложно предполагают, что наиболее релевантное для них содержимое файла будет также очевидно для всех, кому необходим доступ к файлу. Давайте снова возьмем пример выставления счетов. Скажем, бухгалтерия находит счета-фактуры тремя способами: номер счета, налоговый идентификатор и финансовый месяц, в котором он был оплачен. Бухгалтерии наплевать, что это «счет Грея».
Я лично использую два основных идентификатора для всех моих файлов: числовые даты и коды. Дома я веду блог несколько раз в месяц. Все текстовые файлы и фотографии, которые я использую в своем блоге, классифицируются с четырехзначной датой (YR MO) и классификатором «bg» для «блога». Фотография рынка в Монреале, сделанная во время поездки в сентябре 2010 года, называется 1009bg_montreal_market.jpg. Четырехзначные цифры работают для моих файлов блога, потому что я пишу в среднем только четыре или пять сообщений в месяц.
Иногда, однако, у меня могут быть десятки фотографий из определенного месяца. В этом случае я либо кодирую их шестизначным числом, добавляя день в конец, либо сокращаю другое обозначение, чтобы сохранить символы, чтобы добавить более описательный текст к именам файлов. Например:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Прежде чем открыть файлы, я знаю, что это фотографии перцев, которые я разместил в своем блоге (bg) в сентябре 2010 года (1009) в Монреале (mnrl) на рынке (mrkt).
Еще один трюк, если вы много путешествуете, используйте код аэропорта для обозначения местоположения: YUL для Монреаля, LAX для Лос-Анджелеса, LHR или LGW для Лондона и так далее.
В соответствии с бизнес-процессом мышления. Как вы уже догадались из приведенного выше примера, я знаю, что могу рассчитывать на то, что моя память получит информацию по дате. Решая, как будут действовать ваши соглашения об именах, вы должны знать, как ваш бизнес запоминает информацию. Но даты также убивают двух зайцев одним выстрелом. Они кодируют файл, когда он произошел или был значительным, и помогают вам получить уникальные имена. Я никогда не буду случайно открывать фотографии из моей поездки в Монреаль в 2006 году, когда я действительно хочу фотографии из 2010 года, даже если я снимал фотографии на рынках оба раза.
Я настоятельно рекомендую включить дату в ваши имена файлов. Единственный реальный вопрос - какая дата наиболее полезна для вашего бизнеса? Дата, когда счет был отправлен или обработан, или дата завершения работ или когда был подписан контракт? Владельцы бизнеса, руководители групп и руководители отделов должны делать последний звонок, но сначала поговорите с людьми, которые выполняют большую часть повседневной работы. Это они будут знать, что действительно имеет смысл.
Сканируемая. Когда вы открываете папку, вы хотите сразу узнать ее содержимое, не открывая файлы и не щурясь при просмотре миниатюр. Разработка правильного соглашения об именовании файлов включает в себя выяснение ключевой информации в каждом документе. Я съеживаюсь, когда вижу чей-то компьютер с файлом resume.doc. Какое резюме это? Когда это было обновлено? Это длинная или короткая версия? Куда это будет отправлено? 1102_CV_marketing_digital.doc может быть резюме, которое подчеркивает ваш опыт цифрового маркетинга, в то время как 1102_CV_short.doc может быть общим профессиональным резюме, которое вы намереваетесь обновить, когда подаете заявление в юридическую школу.
Подумайте, насколько продуктивнее вы и ваши коллеги могли знать, что каждый файл содержался до того, как вы открыли его.
Естественно заказано. Еще одна причина, по которой мне нравится использовать даты в качестве идентификаторов, заключается в том, что все происходит в хронологическом порядке, когда папка сортирует файлы по имени, что обычно является значением по умолчанию. Сортировка по фактической дате файла говорит вам только о том, когда файлы последний раз обновлялись, и это вряд ли будет основной вещью, которую вы хотите или должны знать. Если вы всегда ставите YR MO DA в начале имени файла, у вас всегда будет порядок.
Согласованность. Ранее я проводил аналогию с тем, чтобы быть организованным - это как оставаться в форме. Изменения не происходят в одночасье. Награды приходят в долгосрочной, а не краткосрочной перспективе. Вам нужно вносить изменения, которые подходят именно вам и будут продолжаться, а не переходить на причудливую диету. Когда вы почувствуете, что нашли решение, с которым можете жить, придерживайтесь его!
Интеллектуальная работа с архивами или старыми файлами
Никто не ожидает, что вы реорганизуете и переименовываете весь свой архив данных. Это не ценный способ тратить ваше время, и смешно думать, что вы могли бы даже потратить его. Так что же делать со всеми этими неорганизованными файлами и папками из прошлого?
Думать обо всех ваших файлах одновременно невозможно. Вот почему они дезорганизованы! Самый простой способ начать работу с вашими архивами - подумать о двух группах: старой и действительно старой. Как вы определяете старое и действительно старое, зависит от вас.
Для меня «действительно старый» означает, что я более чем на 99 процентов уверен, что больше никогда не получу доступ к файлу, но это может произойти. «Действительно старым» вещам для меня тоже должно быть не менее трех лет. Файлы, соответствующие этим двум критериям, готовы к архивированию на диск.
Обычные «старые» обычно ссылаются на файлы, над которыми я работал один и три года назад. Они остаются на моем жестком диске или на сервере, где я могу получить к ним доступ, если мне нужно, но их помещают в годовые папки. У меня есть папки с надписями «2010», «2009» и «2008».
Помещение старого содержимого в папки по годам позволяет проводить весеннюю уборку. Вы когда-нибудь пытались тщательно очистить свой шкаф, не опустошая его? Не работает Чтобы организоваться, вам нужно начать все сначала. Сгруппировав все ваши файлы в папки по годам, вы получите чистую стартовую информацию, не удаляя ничего, что вам может понадобиться. Вам нужно увидеть чистое и опрятное окно, прежде чем вы сможете организоваться!
Что вы делаете с файлом, который охватывает несколько лет? Поместите это в самую последнюю папку года. Вы работали над этим в прошлом году? Тогда это должно быть в прошлогодних папках. Если вы волнуетесь, вы не сможете найти его, почему? Ваши файлы уже беспорядок! Вам, вероятно, все равно придется искать файл, и какое это имеет значение, если он вложен в еще одну папку?
Убери прочь
Важные моменты из этой статьи:
1. Соглашение об именовании файлов, которое использует ваш бизнес, должно быть понятным каждому в организации.
2. Соглашения об именах файлов должны помочь людям быстро находить информацию путем сканирования имен или поиска дат или других обозначений в имени.
3. Файлы, которые «естественно упорядочены», легче сканировать и сортировать.
4. Будьте согласны с соглашениями об именах.
5. Избегайте масштабного проекта по капитальному ремонту, просто архивируя старые данные по годам.
