Видео: Маленькое королевство Бена и Холли - Вылазка ⭐Лучшие моменты (Ноябрь 2024)
Быть организованным и оставаться организованным - все равно, что терять вес. Краткосрочные решения не работают. Вы должны внести изменения в образ жизни, которые вы, ваши сотрудники или деловые партнеры можете придерживаться в долгосрочной перспективе.
В этой серии статей я расскажу, как организовать работу вашего бизнеса и ваших личных данных с помощью следующих адресов:
1. Как ваш бизнес думает об информации.
2. Соглашения об именах для папок и как думать о них.
3. Соглашения об именах файлов.
4. Обмен информацией.
5. Как управлять электронной почтой.
Диета для организованности
Когда дело доходит до потери веса, некоторые люди считают, что диета из пяти или шести небольших приемов пищи в течение дня работает для них, в то время как другие нуждаются в трех регламентированных приемах пищи и между ними не должно быть никаких перекусов. Некоторые люди покупают абонементы в спортзал (стимул для того, чтобы пойти, возможно, из-за денег, которые они потратили), в то время как другим лучше приспособить небольшие упражнения для повседневной рутины, такие как подъем по лестнице вместо лифта или езда на велосипеде на работу.
Дело в том, что одни и те же решения не работают для всех. То же самое и с организацией.
Способы мышления об информации
Организовывать - и оставаться - должно быть обязательством для вашего бизнеса. Каждый сотрудник и заинтересованная сторона в повседневных операциях должны иметь возможность придерживаться программы. Ваша система для организации должна состоять из практик, которые вписываются в рутину всех, будь то последовательные небольшие шаги, такие как удаление ненужных файлов по мере выполнения, или большие шаги по регламентированному расписанию, такие как резервирование каждого дня в пятницу для очистки из входящих сообщений.
Поэтому, прежде чем поставить себя и своих коллег на новую диету для организованности, подумайте о том, как ваш бизнес рассматривает информационную организацию. Некоторые возможности:
• по дате или месяцу, например, когда что-то произошло впервые или планируется завершить
• по названию проекта
• по имени ответственного лица
• по финансовому кварталу
Соответствие практики реальности
Важно не пытаться приспособить одну из этих организационных систем к вашему бизнесу, если она не отражает, как на самом деле работает ваша команда. Спросите своих коллег, если им нужно было найти конкретный документ, может быть, счет или контракт, где они будут искать в первую очередь? Что еще более важно, как они будут выглядеть? Они ищут свой компьютер или сеть компании по имени поставщика, дате, описанию продукта? Открывают ли они папку и просматривают имена файлов, или сортируют по дате, или сортируют по типу файла? Сколько времени им нужно, чтобы найти информацию? Они тратят время, потому что они ищут способ, который не помогает им быстро сузить результаты?
Вам не нужна официальная встреча, чтобы сделать это. Просто зайдите и спросите. Это займет у вас две минуты.
Может быть более одного ответа. Иногда вы можете помнить месяц и год, в который был запущен проект, в то время как ваш коллега может зацикливаться на названии проекта. И в обоих случаях информация не обязательно является статичной. Может быть, проект имел кодовое имя во время разработки, и, возможно, он запустился поздно. В следующей статье об соглашениях об именах папок я объясню, как реализовать систему, способную справляться с подобными несоответствиями.
Спать на этом
Выполнение этого упражнения должно помочь сформировать ваше понимание того, как ваш бизнес должен структурировать свою информацию, но спать на ней день или два, а затем попробовать еще раз, прежде чем принимать какие-либо решения или изменения в существующей структуре. Иногда мы забываем, почему существуют определенные практики, и их резкое изменение может непреднамеренно разрушить какое-либо другое обоснование бизнеса.
Например, я работал в офисе, где контракты фрилансера сортировались по двум фактическим папкам с висячими файлами: одна для счетов и одна для налоговых форм. Мне казалось, что гораздо больше смысла объединить их в одну. Почему две картотеки и две папки с надписью «Доу, Джейн?» Всякий раз, когда мне требовался доступ к счетам, мне обычно также приходилось искать информацию о налогах фрилансера. Почему бы просто не упростить систему? Одна из причин, которая для меня сейчас очевидна, но не была в то время, заключается в том, что многим людям в организации необходим доступ к счетам, но мало кто должен иметь доступ к личным данным, таким как номера социального страхования. Хорошо, что мой менеджер понял это обоснование и смог объяснить его мне до того, как я реорганизовал всю систему.
Убери прочь
Первые шаги, которые нужно извлечь из этой статьи:
1. Спросите своих коллег и себя: «Как я думаю о нашей информации?»
2. Позвольте ответам рассыпаться в вашей голове в течение дня или двух, прежде чем вы сделаете какие-либо выводы.
3. Должна появиться какая-то структура. Когда вы видите это, не беспокойтесь о том, чтобы среагировать на него.
Помните, что организованность - это как оставаться в форме. Ничто не изменится за одну ночь, и более важно сделать правильные изменения образа жизни для вас и вашей организации - изменения, которые будут сохраняться.
