Как организовать: используйте папки, чтобы освободить свой рабочий стол

Быть организованным и оставаться организованным - все равно, что терять вес. Краткосрочные решения не работают. Вы должны внести изменения в образ жизни, которые вы, ваши сотрудники или деловые партнеры можете придерживаться в долгосрочной перспективе.

В этой серии статей я расскажу, как организовать свой бизнес и свои личные данные. Предыдущая статья объясняла важность понимания того, как ваш бизнес думает об информации. Теперь я покажу вам, как применить эту основу на практике с соглашениями и структурами именования папок на компьютере. Большинство компаний внедряют эти структуры папок либо на своих серверах, либо в наборе управления проектами, но они одинаково применимы прямо на вашем рабочем столе или в почтовом клиенте.

Что такое папки, на самом деле?

Папки - это скелет вашего бизнеса. Как и структура здания, они поддерживают все остальное, что происходит вокруг них, от креативного дизайна до простой функциональности.

В течение моей карьеры я работал в семи разных офисах. Команды, которые имели чистые и здравые структуры папок, всегда были лучшими для дальнейшего успеха и роста.

Малый бизнес, в частности, должен учитывать этот факт: организованная компания - это компания, которая готова к росту. Вы можете подумать, что поскольку сейчас в компании всего два человека, вы можете хранить много информации в своей голове и не отображать ее в структуре папок. К сожалению, когда пришло время нанимать новых сотрудников и развивать свой бизнес, вы потратите много времени на обучение своей запутанной системе. Вы будете тратить еще больше времени и денег на исправление ошибок, время и деньги, которые вы должны тратить на рост.

Структура вашей папки является отражением вашей бизнес-структуры. Папки вложены в другие папки в иерархической системе, которая должна соответствовать иерархическому порядку вашей работы.

Обсуждая, как вы и другие люди в вашем бизнесе думаете об информации (вы сделали эту часть, верно?), Вы, вероятно, начали видеть какую-то иерархию. Я рекомендую набросать эту структуру. Неважно, набросаете ли вы его на бумаге, в пунктах с маркерами или в приложении для заметок, таком как Evernote для Windows (бесплатно до 45 долларов в год, 4, 5 звезды), или используете программное обеспечение для составления карт разума. Если вы сделаете это в письменной форме, вы сможете увидеть, есть ли несоответствия или совпадения.

Пример структуры

Структура вашего дизайна будет уникальной, но поскольку она очень помогает увидеть пример, я покажу вам основной, который я использую на своем рабочем столе.

Как писатель, я в основном работаю над обзорами продуктов. Когда я думаю об обзорах, я вижу три категории: 1) идеи для продуктов для обзора, 2) статьи, которые находятся в стадии разработки, и 3) обзоры, которые завершены. В категории «готово» я обычно вспоминаю обзоры по дате их публикации, которую я упрощаю до месяца и года, потому что за один месяц никогда не бывает слишком много, чтобы я их упустил из виду. Внутри категории «идеи» вещи текучие. Некоторые идеи охватывают более одного продукта, в то время как другие относятся к одной вещи. Но то, что они текучие, не означает, что у меня не может быть системы для их организации. В категории «в процессе» я думаю о названии продукта, который я проверяю. Теперь, как это перевести на папки?

Эта система работает, потому что для меня важно видеть снимок идей и вещей в процессе. Они указаны в названии папок, поэтому я сразу же вижу их, когда открываю папку «ОБЗОР». Мне не нужно видеть все названия продуктов, которые я просмотрел, поэтому я кладу их в папки в соответствии с датой их публикации. Все имена папок совпадают. Когда состояние проекта изменяется от незавершенного к завершению, я перетаскиваю его в соответствующую папку, и его соглашение об именах совпадает со всеми остальными папками, которые находятся в нем. Например, я могу перетащить папку с римскими цифрами, например, ii, до уровня c и d, не переименовывая ее, и она будет вписываться прямо в систему.

Советы и приемы

Числа. Обратите внимание, что папки месяца начинаются с четырех цифр. Первые две цифры обозначают год, а вторые относятся к месяцу. Мне также нравится видеть названия месяцев, поэтому я ставлю их в конце после подчеркивания. Я большой сторонник использования четырех- или шестизначных чисел для дат по нескольким причинам. Во-первых, я лично склонен вспоминать, когда что-то происходило, поэтому мне легко найти вещи, если я смогу их найти по дате. Во-вторых, папки всегда отображаются по порядку по дате, когда я сортирую их по имени, потому что в алфавитном порядке 1101 предшествует 1102, а не 1103 и т. Д.

Использование дат становится чрезвычайно полезным, когда вам приходится архивировать, о чем я расскажу в следующей статье об управлении электронной почтой.

Теги. В моем примере я использую все заглавные буквы для папок, начинающихся с «IDEAS_», потому что я хочу, чтобы «идеи» склеивались при сортировке по имени. Я думаю о них как о тегах. Для текущих обзоров, я не беспокоюсь с тегом. Я просто называю папку по названию продукта. Если бы я занимался более чем 20 обзорами продуктов за раз, я бы, вероятно, изменил бы свое соглашение об именах папок и добавил бы тег, чтобы все находящиеся в процессе работы вещи держались вместе. «IN-PROGRESS_», вероятно, будет слишком длинным, но, возможно, будет работать что-то столь же простое, как «IN_».

Оказывается, что «IN_», в частности, не будет работать, и вот почему: когда я набросал всю структуру папок, я использовал слово «в» в другом месте, чтобы обозначить что-то очень конкретное. Видите, как важно сначала набросать все это?

Уникальный. Одна из причин использования тегов и чисел заключается в том, что они помогают сохранять уникальность имен файлов. Вы никогда не хотите, чтобы два файла или папки назывались одинаково, потому что, если вы случайно перетащите их в одно и то же место, один может перезаписать другой. И, конечно, это сбивает с толку.

Специальные символы. Подчеркивания - мой лучший друг в соглашениях об именах папок. Они чистые и легко читают текст. Некоторые люди используют в именах папок пробелы и дефисы - решать только вам. Что бы вы ни выбрали, всегда помните о том, как символы влияют на алфавитную сортировку имен. Иногда я использую подчеркивание в начале имени папки, когда всегда хочу, чтобы эта папка отображалась вверху, например «_DONE». Затем я могу легко перетащить все, что завершено, в верхнюю папку. В качестве альтернативы, если бы я хотел это внизу, я мог бы назвать это "z_DONE".

Цвет. Mac OS - это просто отличная возможность быстро раскрасить папки, щелкнув правой кнопкой мыши. Вы можете сделать это на ПК, но это неуклюже. Я полагался на цветовое кодирование, когда работал над проектами с высокой степенью сотрудничества. Мой коллега и я помечали папки на общем сервере желтыми, когда содержимое было новым и еще не отшлифованным, оранжевым после того, как файлы прошли первый этап проектирования, и т.д. на фиолетовом, что указывало на то, что работа была выполнена.

Какую бы систему вы ни внедрили, придерживайтесь ее! Последовательность является ключом к тому, чтобы оставаться организованным. Помните, что организованность, как и поддержание формы, требует долговременных изменений в образе жизни, а не быстрых исправлений. Насколько это возможно и насколько это имеет смысл, постарайтесь использовать одни и те же базовые принципы во всех проектах, командах и отделах всего бизнеса.

Убери прочь

Шаги, чтобы помнить из этой статьи:

1. Нарисуйте структуру вашей папки перед ее реализацией.

2. Организовывайте информацию иерархически, думая о том, что вам нужно будет увидеть и узнать в виде снимка при просмотре папки.

3. Используйте буквы, цифры и специальные символы в именах папок, чтобы они отображались в интеллектуальном порядке.

4. При создании новых папок соблюдайте соглашения об именах.