Как убить электронную почту с помощью подходящего программного обеспечения для управления проектами

Электронная почта увеличивает стресс, создает ненужную работу и заставляет людей чувствовать себя перегруженными. Никто не может быть лучшей версией себя при работе в этих условиях. В последние несколько лет организации начали отходить от электронной почты в пользу приложений для группового обмена сообщениями, таких как Slack и другие средства коммуникации на рабочем месте. Поиск подходящего инструмента или набора инструментов влияет на то, сможет ли ваша команда отказаться от своих традиционных почтовых ящиков. Для многих команд программное обеспечение для управления проектами должно быть частью решения.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами, также называемое приложениями для управления проектами, - это онлайн-инструменты, которые команды используют для отслеживания работы. В широком смысле приложение для управления проектами может быть чем угодно, от сложного программного обеспечения для управления работой, такого как Microsoft Project, до базового приложения для ведения дел. Самые мощные приложения включают другие бизнес-инструменты для управления ресурсами, отслеживания времени, затрачиваемого на выполнение задач, или даже выставления счетов.

Мы часто отличаем различные типы инструментов для совместной работы от приложений для управления проектами, чтобы упростить рекомендацию правильного приложения для правильной цели. Тем не менее, эти две категории и некоторые другие (такие как приложения Kanban Board и приложения для управления работой) существенно перекрываются. Поэтому, хотя я иногда утверждаю, что такие приложения, как Asana, Trello, Airtable и Basecamp, не являются строго приложениями для управления проектами, мы можем включить их здесь.

Что вы делаете в программном обеспечении для управления проектами?

Каждое приложение для управления проектами немного отличается, но большинство из них позволяет вам видеть различные аспекты работы вашей команды, не требуя от вас спрашивать о них своих коллег.

Когда вы входите в систему, вы видите все задачи, которые ваша команда должна выполнить, и сроки. Вы видите, кто был назначен для какой задачи, если и когда они завершили ее, и были ли у них какие-либо комментарии по этому поводу. Если один из ваших коллег неожиданно отсутствует, вы можете войти в приложение управления проектами и проверить, не было ли ему назначено что-то срочное сегодня, что другой член команды должен забрать. Если вы в настоящее время используете электронную почту, чтобы сообщить кому-либо о том, что задача выполнена, задать вопросы о ней или отправить что-то на утверждение, вы, вероятно, выиграете от приложения для управления проектами.

Это больше, чем это. Поскольку вы и ваши коллеги используете приложение для управления проектами, оно ведет подсчет выполненной работы. Сколько заданий было выполнено вовремя? Проект в целом все еще на пути к завершению в срок? Надежные приложения для управления проектами поставляются со всеми видами диаграмм и графиков, чтобы помочь вам следить за такого рода вещами. Таким образом, если проект начинает проскальзывать, вы можете обнаружить его на ранних этапах и принять меры для его предотвращения. Но давайте не будем отвлекаться. Давайте придерживаться того, как приложения для управления проектами помогают людям общаться.

Что делает руководитель проекта?

Проект - это серия задач. Менеджер проекта - это человек, который знает, что все эти задачи, или, по крайней мере, контролирует их. Иногда руководитель проекта распределяет задачи или помещает их в пул, к которому люди могут претендовать. Затем менеджер проекта следит за задачами и людьми, которые их выполняют, пока все они не будут выполнены.

Не у каждой команды есть менеджер проектов как таковой, но у большинства есть кто-то, кто отвечает. Это может быть владелец бизнеса, менеджер или руководитель группы. Кто бы ни был вашим ответственным лицом или ежедневным лицом, принимающим решения, это ваш менеджер проекта.

Почему электронная почта вредна для проектов

Электронная почта - это электронная почта, которая, как я знаю, звучит очевидно, но оставайтесь со мной здесь. Почта - ужасный путь для назначения работы. Представьте, что ваши поручения пришли к вам по обычной почте. Это почти смешно. Тем не менее, электронная почта ничем не отличается от обычной, за исключением того, что она быстрее.

Подумайте, какая электронная почта хороша в предоставлении

• асинхронная связь с бумажным следом
• доставка документов

Теперь подумайте, что нужно знать руководителю проекта, когда он решает ряд задач:

• кто доступен
• сколько работы каждый работник в настоящее время назначил им и когда это должно
• прогресс работы, который уже назначен (например, «Джону поручено две задачи, и обе выполнены на 90 процентов»)
• календарь сроков
• способность расставлять приоритеты и перераспределять задачи в зависимости от потребностей проекта

Делать такую ​​работу по почте смешно.

Что еще более важно, способ, которым большинство офисных работников использует электронную почту, создает прерывания. Когда новые сообщения электронной почты приходят с звонками или всплывающими уведомлениями, рабочие обычно проверяют, чтобы убедиться, что входящее сообщение не является срочным. Затем они возвращаются к тому, что мы делали, до следующего перерыва. Люди делают это целый день, проверяя и сканируя свою электронную почту. Некоторые исследования показывают, что использование электронной почты занимает около 30 процентов рабочего дня умственного работника, и это время распределяется равномерно в течение дня, а не на отдельные куски. Другими словами, электронная почта постоянно прерывает нас.

Прерывания обычно имеют чистый отрицательный эффект, хотя это может быть не так, как вы предполагаете. Перебои заставляют людей чувствовать себя более напряженными и, как будто они имеют большую нагрузку, чем они на самом деле. Люди также чувствуют большее разочарование и нехватку времени.

То, как люди взаимодействуют с электронной почтой, также приводит к потере времени. Мы теряем время, когда нам приходится перечитывать то же электронное письмо, которое мы отсканировали ранее днем, потому что мы забыли, что он сказал. Если вы забудете, какая дата для ключевого результата, то выкопание его из электронной почты займет время. А что, если электронное письмо, которое вы выкопали, является старым, а дата с тех пор сдвинулась вперед на неделю?

Это все, что говорит о том, что электронная почта не была предназначена для управления задачами. Это неподходящий инструмент для этой работы.

Общение со службой управления проектами

Управление проектом включает в себя жонглирование людьми и ресурсами, внимательное наблюдение за временем и перераспределение или перераспределение задач по мере изменения ситуации. Программное обеспечение для управления проектами было разработано для решения тех или иных проблем, которые обычно возникают в ходе проекта.

Каково это общаться в приложении для управления проектами по сравнению с электронной почтой? Это как разница между тем, чтобы увидеть что-то своими глазами и прочитать описание этого. В первом сценарии у вас есть контроль над тем, что вы хотите увидеть и когда. Во-вторых, вы полагаетесь на то, что другие люди будут печатать сообщения, сообщающие вам, что, по их мнению, является наиболее важным, или, что еще хуже, то, что, по их мнению, вы хотите услышать.

Различные приложения для управления проектами имеют разные инструменты для общения. Например, почти все они поддерживают упоминания @. Ввиду того, что Slack и другие приложения для обмена сообщениями в команде стали настолько популярными, вы часто можете подключить их к своему приложению для управления проектами, упрощая тем самым общение в одном месте. Если у вас еще нет приложения для командного чата, вы можете пропустить его и вместо этого искать приложение для управления проектами, которое включает в себя окно чата в приложении. Zoho Projects и ProofHub оба предлагают это.

Допустим, у рассматриваемого проекта много визуальных элементов, и команда, работающая над ним, должна их обсудить. Ваша жизнь будет намного проще, если в вашем приложении для управления проектами есть инструменты разметки изображений. Таким образом, вы можете делать электронные пометки на изображении и прикреплять комментарии, чтобы всем членам вашей команды было легче давать комментарии и понимать их. Volerro - один из примеров приложения для управления проектами с инструментами разметки.

Как уже упоминалось, приложения для управления проектами обрабатывают все основные вещи, которые вам нужны для манипулирования и отслеживания, такие как задачи, сроки, прогресс и назначенные лица. Вся эта информация видна тем, кто в ней нуждается. В этом смысле меньше нужно сообщать о подобных вещах. Вам никогда не нужно отправлять кому-то по электронной почте и полдюжине CC сообщение о том, что они почти закончили с задачей, когда вы можете войти в систему и увидеть, что она помечена как выполненная на 75%. Многие вещи, которые требуют, чтобы вы читали между строк при использовании электронной почты для управления задачами, внезапно становятся кристально ясными, когда вы используете программное обеспечение для управления проектами.

Меньше времени по электронной почте означает больше времени работы

Преимущества получения команды от электронной почты и приложения для управления проектами для общения могут быть огромными. Сокращение количества рассылок по электронной почте, несомненно, сделает всех счастливыми, но это бледнеет по сравнению с добавленной ценностью более четкого представления о том, кто чем занимается, чем еще они занимаются, и статусом каждой задачи. Во время работы гораздо проще иметь точную информацию, чтобы лица, принимающие решения, могли принимать правильные решения.

Для получения более конкретных советов по работе с приложением для управления проектами см. 7 способов упрощения управления проектами в проектах коллективной работы и 5 функций Zoho Projects для организации вашего бизнеса.