Как защитить ваши документы Microsoft Word

Вы написали важный или конфиденциальный документ в Microsoft Word. И вы хотите сохранить его в тайне или хотя бы в безопасности. Возможно, вы хотите убедиться, что только вы и некоторые люди могут читать или редактировать его. Возможно, вы хотите ограничить типы изменений, которые кто-либо может внести в документ. Возможно, вы хотите убедиться, что читатели документа, что это окончательный вариант. Вы можете делать все это и даже больше, если знаете, какие инструменты использовать в Word и как их использовать.

Последняя версия Microsoft Word для Office 365 предлагает несколько вариантов защиты вашего документа. Вы можете настроить открытие документа в режиме только для чтения, чтобы избежать случайного редактирования. Вы можете зашифровать свой документ, чтобы никто не мог получить к нему доступ без правильного пароля. Вы можете ограничить содержимое, которое можно редактировать в документе, и способы его редактирования. Вы можете добавить цифровую подпись, чтобы никто не мог повозиться с документом. И вы можете пометить документ как окончательный, чтобы люди знали, что он не был изменен с момента вашего последнего сохранения.

Для этих трюков я использую последнюю версию Office 365 Word. Варианты, которые я здесь рассматриваю, в основном работают одинаково в Word 2016, 2013 и 2010. Однако возможность пометить документ как окончательный и сделать его доступным только для чтения - это два отдельных параметра в Word 365 и один объединенный параметр в других версиях. слова.

Защитить документ

Для начала откройте документ в Microsoft Word, который вы хотите защитить. Нажмите на меню «Файл» и затем нажмите на кнопку «Защитить документ». В меню «Защитить документ» выберите первый вариант « Всегда открывать только для чтения» .



Только чтение

Сохраните документ, а затем снова откройте его. Word высвечивает сообщение, что автор хотел бы, чтобы вы открыли его только для чтения, если только вам не нужно вносить изменения. Нажмите Да, чтобы открыть документ в режиме только для чтения. Конечно, любой может сказать «нет» и открыть документ в режиме редактирования. Цель состоит в том, чтобы облегчить людям открытие документа как доступного только для чтения, чтобы снизить вероятность внесения непреднамеренных изменений.



Зашифровать с помощью пароля

Чтобы отключить параметр только для чтения, откройте документ в режиме редактирования. Нажмите на меню Файл и выберите Защитить документ. В меню «Защитить документ» выберите параметр « Всегда открывать только для чтения» . Оставайтесь на том же экране и снова нажмите кнопку «Защитить документ». На этот раз выберите опцию Зашифровать паролем .



Создать пароль

В окне «Зашифровать документ» создайте пароль и нажмите «ОК». Обязательно используйте сложный, но запоминающийся пароль. Если вы забудете пароль, Microsoft не сможет восстановить или сбросить его, что означает, что вы не сможете получить доступ к документу. Введите пароль еще раз, чтобы подтвердить его. Нажмите ОК.

Сохраните и закройте документ. Откройте это. Введите пароль для доступа к документу. Нажмите ОК.



Удалить пароль

Чтобы удалить пароль, откройте меню «Файл» и выберите «Защитить документ». Нажмите на опцию Зашифровать паролем . В окне «Зашифровать документ» удалите точки, которые скрывают ваш пароль. Нажмите ОК. Сохраните и закройте документ. В следующий раз, когда вы откроете его, вам не будет предложено ввести пароль.



Ограничить редактирование

Нажмите на меню «Файл» и вернитесь к кнопке «Защитить документ». Выберите опцию « Ограничить редактирование» .

Затем ваш документ отображает панель «Ограничить редактирование» справа для форматирования и редактирования ограничений. Здесь вы можете дать людям разрешение на чтение вашего документа, а также выбрать, что они могут редактировать и как.



Ограничения форматирования

Установите флажок Ограничить форматирование выбранными стилями, чтобы люди не могли изменять форматирование вашего документа с помощью функции стилей Word. Нажмите на ссылку для настройки. Во всплывающем окне «Ограничения форматирования» все стили разрешены по умолчанию. Вы можете оставить это как есть, изменить его на Рекомендуемый минимум или изменить на Нет. Если вы не уверены, какую настройку выбрать, выберите одну для Рекомендованного минимума.

Вы также можете выбрать любой из трех параметров в разделе «Форматирование», чтобы позволить автоформату переопределять ограничения, блокировать возможность переключения тем или блокировать переключение наборов QuickStyle. Если вы не уверены, оставьте эти три параметра без изменений. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно «Ограничения на форматирование».



Редактирование ограничений

В разделе «Ограничения редактирования» установите флажок «Разрешить только этот тип редактирования в документе». Нажмите на раскрывающееся меню внизу. Теперь вы можете выбрать один из четырех вариантов: отслеживаемые изменения включают отслеживание изменений для любого читателя вашего документа и ограничивают все другие типы редактирования; Комментарии позволяют читателям вставлять комментарии в ваш документ, но не вносить никаких других изменений; Заполнение форм позволяет читателям заполнять формы, которые вы создали, но не изменять эти формы; и без изменений (только для чтения) переводит документ в режим только для чтения, поэтому изменения не могут быть внесены. Выберите нужный вариант.



Исключения

Если вы отметите опцию «Комментарии» или «Без изменений» (только для чтения), вы можете создать исключения для каждого, кто сможет редактировать определенные части вашего документа. В разделе «Исключения» установите флажок «Все» и выберите все части документа, которые вы хотите, чтобы кто-либо мог редактировать.



Обеспечить защиту

Наконец, нажмите на опцию Да, Начать принудительную защиту . Введите, а затем введите пароль еще раз и нажмите ОК. Сохраните и закройте документ. Откройте это. Элементы управления для редактирования на ленте теперь недоступны. Щелкните в любом разделе документа, который вы разрешили редактировать, и элементы управления станут доступными.



Выключить защиту

Чтобы отключить защиту, щелкните вкладку «Просмотр» и нажмите значок «Ограничить редактирование». Нажмите кнопку «Остановить защиту» в нижней части панели «Ограничить редактирование». Введите пароль и нажмите ОК. Затем снимите флажки для параметров «Форматирование и редактирование», которые отображаются в правом верхнем углу.



Добавить цифровую подпись

Нажмите на меню «Файл» и вернитесь к кнопке «Защитить документ». Выберите опцию Добавить цифровую подпись . Это говорит людям, которые читают ваш документ, что вы и никто другой подписал его, указывая, что вы были последним человеком, который пересмотрел и сохранил его.



Сертификат подписи

Для создания цифровой подписи вам понадобится сертификат подписи. Когда вы делаете это в первый раз, Word мигает сообщением: «Чтобы подписать документ Microsoft Office, вам нужна цифровая подпись, хотите ли вы получить ее у партнера Microsoft сейчас?» Нажмите Да. Появляется страница поддержки Microsoft, чтобы помочь вам найти цифровой идентификатор. Попробуйте ссылки для различных поставщиков, чтобы получить цифровой идентификатор. Затем нажмите на ссылку на веб-странице, чтобы добавить или удалить цифровую подпись в файлах Office. Прокрутите страницу вниз, чтобы узнать, как добавить цифровую подпись.

Получив цифровой идентификатор, вернитесь к кнопке «Защитить документ» и снова щелкните параметр « Добавить цифровую подпись» . В окне Подписать заполните необходимые поля и нажмите кнопку Подписать. Вас могут попросить подтвердить цифровую подпись. Нажмите ОК.

Ваш документ теперь имеет цифровую подпись и доступен только для чтения. Word объясняет, что документ был подписан и помечен как окончательный, и что если кто-то подделает его, подписи станут недействительными. Любой, кто откроет документ, увидит уведомление о вашей цифровой подписи.



Отметить как финал

Наконец, если вы не можете или не хотите использовать цифровую подпись, вы все равно можете пометить документ как окончательный. Нажмите на меню «Файл» и вернитесь к кнопке «Защитить документ». Выберите опцию Пометить как финальную .

Появится всплывающее сообщение: «Этот документ будет помечен как окончательный, а затем сохранен». Нажмите ОК. Появляется другое сообщение, в котором говорится: «Этот документ помечен как окончательный, чтобы указать, что редактирование завершено и что это окончательная версия документа. Когда документ помечен как окончательный, для свойства status устанавливается значение« Final », и набор текста, команды редактирования и проверочные метки отключены. Вы можете распознать, что документ помечен как окончательный, когда значок «Отметить как окончательный» отображается в строке состояния ». Нажмите ОК.



Все равно редактировать

Когда кто-то открывает документ, вверху выскакивает сообщение: «ОТМЕТЬТЕ КАК ЗАКОНЧЕНО. Автор пометил этот документ как окончательный, чтобы не рекомендовать редактирование». Кнопка Edit Anyway также появляется. Если кто-то нажимает на эту кнопку, он или она может редактировать и сохранять документ заново. Но тогда документ покажет вас как автора, а другого человека как того, кто последний раз его изменял. Таким образом, конечная цель здесь - не помешать кому-либо отредактировать документ, а сказать читателям, что документ является окончательным и что вы должны выступать в роли как автора, так и человека, который последним изменил его.