Как поделиться файлами на диске Google

Вы создали файл на Google Диске, которым хотите поделиться с другими людьми. Нет проблем. Одной из сильных сторон программного обеспечения является его умение хорошо играть с другими.

На самом деле, существует так много способов поделиться Google Docs, Sheets и Slides, что этот процесс может сбить с толку. Вы хотите, чтобы другие люди могли редактировать ваш файл или просто просматривать его? Вам нужно предоставить им доступ к живой или статической версии документа? Варианты обмена будут различаться в зависимости от ответов на эти вопросы.

Диск Google состоит из нескольких программ, в том числе документов для обработки текста, листов для электронных таблиц и слайдов для презентаций. Процесс для обмена в каждой программе очень похож; ниже мы сосредоточимся на Google Docs.

Вы можете получить доступ к Документам Google несколькими способами: веб-сайт Документов Google в своем браузере; программа Google Backup and Sync на вашем компьютере; или приложения Google Docs для iOS или Android.

Поделиться живым документом

Вы только что создали и завершили документ и теперь хотите поделиться им. В этом случае вы хотели бы поделиться живым документом с одним или несколькими людьми. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу (или нажмите меню «Файл» и выберите «Поделиться»).



Добавить получателей

Введите контакт Google или адрес электронной почты человека, которому вы хотите поделиться файлом; Вы можете поделиться файлом до 200 человек или групп. Нажмите стрелку раскрывающегося списка и выберите, хотите ли вы, чтобы человек или люди могли редактировать документ, вставлять в него комментарии или только просматривать его. Вы также можете добавить заметку к приглашению по электронной почте. Нажмите Отправить.

Если у человека есть аккаунт Google, ваше письмо отправляется. Если у вашего получателя нет учетной записи Google, вам предоставляется два варианта. Вы можете отправить приглашение, и в этом случае у человека есть 14 дней, чтобы войти в систему с учетной записью Google, чтобы отредактировать, оставить комментарий или просмотреть документ.

Кроме того, вы можете создать и отправить ссылку на ваш документ, и в этом случае ваш получатель может просматривать документ без учетной записи Google, но не редактировать и не комментировать его.



Получение приглашения

С другой стороны, ваш получатель открывает вашу электронную почту и нажимает кнопку «Открыть в документах». Если у человека есть учетная запись Google, ему или ей предлагается войти в нее, чтобы редактировать, комментировать или просматривать ваш документ в Документах Google.

Если у пользователя нет учетной записи Google, и вы выбрали вариант отправки ссылки, документ открывается в Документах Google, где он может прочитать его, но не комментировать или редактировать. Этот человек не может запрашивать комментарии или редактировать доступ, если у него нет учетной записи Google.

Если у пользователя есть учетная запись Google и доступ к документу с разрешением на его редактирование, он может нажать кнопку «Редактирование» в правом верхнем углу и выбрать вариант «Предлагать» или «Просмотр». Если человек получает доступ к документу с разрешением комментировать его, он или она может нажать на кнопку с надписью «Предложение» и изменить параметр «Просмотр».



Получите доступную ссылку

Чтобы распространять прямую ссылку на документ вместо отправки приглашений, снова нажмите кнопку «Поделиться», а затем выберите параметр «Получить общедоступную ссылку». Эта опция удобна, если вы хотите поделиться документом с несколькими людьми в любое время, например, поместить его в канал Slack.



Выберите разрешения

Нажмите на раскрывающееся меню «Любой, у кого есть ссылка, может…», чтобы выбрать соответствующие разрешения. Здесь вы можете предоставить получателям возможность редактировать, комментировать или просматривать.



Копировать ссылку для обмена

Нажмите на кнопку, чтобы скопировать ссылку. Теперь вы можете вставить ссылку в другое приложение, чтобы поделиться документом. Получатели должны всего лишь щелкнуть ссылку, чтобы получить доступ к документу, но им снова нужно будет войти в систему с учетной записью Google в течение 14 дней, чтобы редактировать или комментировать.



Нет входа в Google

Что если вы хотите, чтобы люди могли редактировать или комментировать документ без необходимости входа в Google? Нажмите кнопку «Поделиться» еще раз. Нажмите на раскрывающееся меню «Любой, у кого есть ссылка» и нажмите «Подробнее».



Параметры ссылки на ссылки

Теперь вы можете играть с тремя вариантами обмена ссылками. Первый вариант для Общедоступного в Интернете позволяет любому получить доступ к вашему документу в Интернете по правой ссылке. Вы можете установить разрешения, чтобы другие пользователи могли редактировать, комментировать или просто просматривать документ. В зависимости от того, какие разрешения вы выбираете, получатели могут редактировать, комментировать или просматривать документ, не входя в Google.

Второй вариант для тех, у кого есть ссылка, позволяет людям получить доступ к вашему документу, если они знают его URL. Эта опция немного более безопасна, чем первая, в зависимости от того, насколько вы ожидаете, что ссылка будет разделена.

Третий параметр « Отключить» отключает общий доступ к ссылкам, поэтому только те пользователи, которых вы пригласили, могут получить доступ к документу.



Расширенные параметры общего доступа

Далее, как вы можете легче поделиться ссылкой на ваш документ или вообще удалить общий доступ? Нажмите на ссылку для Advanced.



Параметры общего доступа и разрешений

Здесь вы можете поделиться ссылкой через Gmail, Google+ (на данный момент), Facebook или Twitter. Вы можете изменить разрешения для всех, кому вы предоставили доступ к файлу, или полностью удалить любого человека из общего доступа к файлам. Вы также можете установить флажок, чтобы запретить редакторам изменять доступ и добавлять новых людей, а также отключить параметры загрузки, печати и копирования для комментаторов и читателей.



Опубликовать в Интернете

Мы еще не закончили. В рукаве Google есть еще несколько хитростей. Нажмите на меню «Файл» и выберите «Опубликовать в Интернете».



Настройка для публикации

В окне «Опубликовать в Интернете» щелкните стрелку вниз для «Опубликованные материалы и настройки». Вы можете решить, хотите ли вы, чтобы ваш публичный документ обновлялся каждый раз, когда вы вносите изменения. По умолчанию ваш документ будет опубликован на отдельной веб-странице. Нажмите «Опубликовать» и ответьте «да», когда Google спросит, уверены ли вы.

Вы также можете встроить документ, если вы хотите сгенерировать код, который позволяет встроить его в существующую веб-страницу. Затем вы копируете встроенный код.



Опубликованная веб-страница

Ваш документ опубликован в виде веб-страницы, доступной любому, у кого есть ссылка.



Остановить публикацию

Чтобы отключить документ как веб-страницу, нажмите кнопку «Остановить публикацию».



Электронная почта как приложение

Наконец, вы можете отправить документ по электронной почте в любом из нескольких форматов. Нажмите на меню «Файл» и выберите «Электронная почта как вложение».



Изменить формат файла

В окне «Электронная почта как вложение» щелкните раскрывающееся меню «Присоединить как». Вы можете отправить свой документ в формате PDF, Word, Rich Text File, HTML-страницы, Обычного текстового файла или Open Document. Вы также можете вставить документ в само письмо.