Как синхронизировать Outlook и Google Apps

Бизнес-пользователи привыкли к Outlook. Почтовый клиент для более чем одного миллиарда пользователей Microsoft Office на планете стал второй натурой. Но некоторые компании считают, что это экономит их деньги и обслуживание, позволяя Google размещать их электронную почту, календари и контакты, даже если это означает, что третьи лица будут иметь доступ к содержимому электронной почты и целевые медийные объявления будут отображаться во входящих. Если бы вы могли использовать Outlook с почтой Служб Google (на самом деле просто Gmail), вам не нужно видеть эти объявления, и вы получаете панель предварительного просмотра, сортировку входящих сообщений, расширенное форматирование, параметры щелчка правой кнопкой мыши, социальный соединитель и большинство другие инструменты, которые предлагает Outlook.

К счастью, Google Apps Sync для Microsoft Outlook позволяет использовать преимущества большинства инструментов Outlook, но пока только для Outlook 2010. Если вы используете Office 2013, вы все равно можете подключиться к учетной записи Gmail через IMAP, но при этом вы получите только почту, без календарей, задач или контактов. Используя синхронизацию приложений, Gmail эмулирует ограниченную версию Microsoft Exchange Server. Вы получаете большинство важных вещей - ваши контакты, события календаря, задачи и заметки Outlook. Но некоторые вещи не будут синхронизированы, такие как черновики, контрольные даты и напоминания, правила, подписи, форматирование с расширенным текстом, квитанции о доставке, вложения календаря, напоминания о задачах и записи в журнале. В этом PDF-файле от Google представлен полный список того, что синхронизировано и не синхронизировано.

Если вы можете справиться с этими ограничениями и ваша компания перешла на Google Apps, то для использования Outlook с новой коммуникационной службой достаточно просто установить и запустить Apps Sync. Он совместим с Windows 7, Vista, XP и Outlook 2003, 2007 и 2010. Обратите внимание, что он не обновлялся ни для Windows 8, ни для Outlook 2013, версии, включенной в Office 365. А пользователи Apple Mac от Apple 2011 являются совсем не повезло. Мы связались с Google по этому поводу и обновим эту статью, когда будет достигнут прогресс. Вы можете получить его здесь. Эта загрузка на самом деле предоставляет вам две утилиты - в дополнение к Apps Sync вы также получите Google Apps Migration для Microsoft Outlook, который, как следует из названия, позволяет перенести ваши существующие данные Outlook в Google Apps. Вы можете скачать инструмент миграции отдельно, отсюда.

После того, как вы загрузили утилиту, убедитесь, что Outlook не запущен, а затем нажмите кнопку «Загрузить Google Apps Sync» - она ​​автоматически установит программное обеспечение после того, как вы нажмете диалоговое окно «Контроль учетных записей».

Далее вы увидите небольшое диалоговое окно с просьбой войти в свою учетную запись Google Apps. Это тот же логин, который вы используете для Служб Google или для своей корпоративной учетной записи Gmail.

После успешного входа вы увидите довольно сложное диалоговое окно с флажками для указания того, что вы хотите импортировать. Это на самом деле немного сбивает с толку: в верхней части диалогового окна написано «Создать профиль Служб Google в Microsoft Outlook», что является отдельной проблемой при импорте. Если у вас есть уже существующая почтовая служба, которую вы использовали в Outlook, вам нужно установить верхний флажок, чтобы сохранить ваши предыдущие сообщения, контакты, календари и заметки.

Вы можете отдельно отметить или снять отметку с любой из этих подкатегорий, если не хотите сохранять все. В частности, вы, вероятно, захотите снять флажок с удаленных и нежелательных писем, которые отмечены по умолчанию. При желании диалоговое окно позволяет отправить данные об использовании в Google, чтобы помочь им в обеспечении качества. При нажатии кнопки «Дополнительно» отображается еще один параметр - отключить автоархивирование. Это проверено по умолчанию и означает, что Google будет хранить копии всех ваших старых сообщений.

Далее нажмите кнопку «Создать профиль». Если установка прошла правильно, вы увидите сообщение об этом. В окне сообщения также показано, как инструмент добавляет значок в системный трей Windows и предлагает кнопку, которая запускает Outlook.

Когда вы запустите Outlook, вы увидите окно с сообщением о статусе синхронизации, и ваше приложение Outlook будет заполнено всеми вашими папками и новыми электронными письмами. На ваш локальный компьютер будет загружено до 1 ГБ, если вы не измените ограничение с помощью значка «Установить ограничение размера почтового ящика» на панели задач.

С тех пор диалоговое окно «Состояние» открывается при каждом запуске Outlook, если только вы не снимите один флажок внизу: «Открывать это окно при запуске Microsoft Outlook». Я рекомендую снять этот флажок, чтобы этот отвлекающий диалог не появлялся постоянно; Вы всегда можете перезвонить с иконки в трее. Возможно, вам придется это сделать, если вы заметили пропущенную почту, элементы календаря или контакты. Каждая категория синхронизации включает в себя ссылку повторной синхронизации, которая может просто вылечить ваши проблемы.

Теперь вы готовы начать использовать Outlook, как всегда! Подробнее о том, как Google продвигает рынок корпоративных сообщений, читайте в нашем полном обзоре Служб Google. Подробнее о Outlook читайте в нашем обзоре Microsoft Office.