Будьте организованы: как работать с историей изменений в Google Docs

Одно из преимуществ использования Документов Google заключается в том, что они всегда автоматически сохраняют вашу работу. Другое - Google хранит историю всех изменений, которые вы вносите в документ. Поскольку у вас есть доступ к вашей истории версий в Google Docs, вы можете восстановить более старую версию файла или сделать копию более ранней версии и добавить ее в другой проект.

Обратите внимание, что вы можете просматривать и получать более ранние версии файлов, только если у вас есть разрешение на редактирование. Если кто-то предоставит вам доступ к файлу и даст вам разрешение только на чтение, вы не сможете увидеть его историю. Также обратите внимание, что бизнес-версия Google Docs называется G Suite; Эти советы должны работать для любой версии.

Вот как это работает.

Как увидеть старые версии Google Doc

Вы можете просмотреть список истории изменений для любого Документа Google тремя способами.

1. В меню выберите «Файл»> «История версий»> «Просмотр истории версий».

2. Используйте сочетание клавиш Windows Ctrl + Alt + Shift + H или Command + Option + Shift + H в macOS.

3. Нажмите на группу подчеркнутых слов справа от меню Справка. Эти слова меняются в зависимости от состояния файла. Когда вы активно работаете над документом, на нем написано «Сохранение…», и это единственный раз, когда вы не можете нажать на него. В противном случае будет указано «Все изменения сохранены на диске» или «Последнее изменение было внесено» с последующей датой. Нажмите любой из них, и появится ваша история версий.

Список истории вашего документа появится в новом столбце справа. Индивидуальные версии свернуты под заголовком для каждой даты. Разверните любой из них, чтобы увидеть больше детализации в изменениях.

Чтобы вернуться к текущей версии, нажмите стрелку «Назад» в верхнем левом углу окна.

Имейте в виду, что у вас может не быть идеальной истории, однако, как Google заявляет в своей документации, что «изменения для вашего файла могут иногда объединяться, чтобы сэкономить место для хранения».

Как восстановить версию Google Doc

Получив доступ к истории версий Документа Google, вы можете восстановить любую предыдущую версию. Из списка версий, который появляется справа, просто нажмите на файл, который вы хотите открыть.

В верхней части окна появляется большая синяя кнопка с надписью «Восстановить эту версию». Если вы восстановите выбранную версию, вы все равно сохраните все остальные версии, даже те, которые были созданы после текущей выбранной.

Как сделать копию более ранней версии Google Doc

Помимо восстановления старой версии файла, вы можете сделать ее копию. Создание копии позволяет быстро раскрутить разные версии одного и того же файла. Например, это хороший прием при приеме на работу, и вы хотите, чтобы каждое резюме и сопроводительное письмо были уникальными, но вы не хотите начинать с нуля каждый раз.

Чтобы сделать копию, откройте историю файлов, выберите ту, которая вам нужна, щелкните значок трех сложенных точек и выберите «Сделать копию».

Советы по редактированию и управлению версиями в Google Docs

1) Назовите свои версии

Теперь, когда вы знаете, как найти историю изменений в Документах Google, вы можете извлечь из нее больше пользы, назвав разные версии. Называя их, вы можете легко определить версии, которые вы, возможно, захотите восстановить позже или раскрутить для другой цели. Если вы не переименуете их, именем по умолчанию будет отметка времени и даты. Вы можете переименовать их одним из следующих способов:

• Откройте историю версий, щелкните значок с тремя точками и выберите Имя этой версии.
• В меню выберите «Файл»> «История версий»> «Имя текущей версии».

2) Отслеживайте изменения в Google Docs

В верхней правой части строки меню находится кнопка меню с надписью Редактирование по умолчанию. Нажмите на нее, и появятся две новые опции: Предложение и Просмотр.

Когда вы переключаетесь на «Предлагать», это, по сути, позволяет отслеживать изменения в документе. Когда вы и ваши сотрудники используете его, Google Docs сохраняет все ваши новые материалы и изменения в качестве предложений. Они появляются в другом цвете, чтобы их было легко видно. Вы можете принять их или отклонить их один за другим или в массовом порядке .

3) Используйте инструмент комментирования для вопросов и обсуждений

Авторы и редакторы часто усваивают сложный способ, которым размещение комментариев в соответствие с создаваемым материалом означает, что они могут быть случайно опубликованы с окончательной копией. В Google Docs есть инструмент комментирования, который позволяет авторам и редакторам обсуждать содержание, не добавляя ненужных слов на страницу. Вы будете благодарны, что использовали это.

4) Используйте @ Messaging

Привлеките чье-то внимание к редактированию или комментарию с помощью @ сообщений - или, может быть, я должен сказать + сообщения, поскольку Google использует другой символ, чем большинство других приложений. На самом деле, если вы введете @ вместо +, Google изменит его для вас.

Чтобы отметить чье-то внимание, создайте комментарий, затем введите знак плюс (+), а затем имя или адрес электронной почты. Google автоматически предлагает наиболее близкое соответствие из ваших контактов. Если этого человека еще нет в ваших контактах, просто введите его адрес электронной почты. Не торопитесь и сделайте это правильно, прежде чем нажать Enter. Все, что вы вводите, немедленно отправляется этому человеку по электронной почте вместе со ссылкой на документ. Если вы вносите изменения в комментарий, человек также получает оповещения о них. Поэтому избавьте их от спама и продумайте свои комментарии, прежде чем нажимать ввод.

5) Написать и редактировать в автономном режиме в Google Docs / Drive

Знаете ли вы, что вы можете использовать Google Docs, даже если ваш компьютер или мобильное устройство не подключены к Интернету? Ты можешь. Мой коллега Эрик Равенскрафт написал целую статью о том, как настроить Google Drive в автономном режиме, с пошаговыми инструкциями.

6) Отключить оповещения по электронной почте

Если вы используете G Suite, чтобы много писать и редактировать, получение электронного письма для каждого отдельного изменения в документе может быть неприятным. Вот как отключить эти уведомления. Перейдите в Google Drive. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и откройте настройки. На левой стороне выберите Уведомления, а затем снимите флажок для электронной почты.

Краткие инструкции: Google Drive> Настройки> Уведомления> Электронная почта

Дополнительные советы G Suite

Если вы ежедневно используете Документы Google, ознакомьтесь с некоторыми полезными советами для G Suite, которые помогут вам сэкономить время и повысить эффективность работы с программой. Когда вы знаете, на что способно ваше программное обеспечение, оно также может открыть новые идеи относительно того, что вы можете делать со своей работой.