Office 2016: больше сотрудничества, но не совсем

Само собой разумеется, что Microsoft Office является не только самым популярным пакетом офисной производительности, но и самым мощным. Такие продукты, как LibreOffice и Corel WordPerfect, являются прямыми конкурентами, но просто не относятся к одному классу. Вместо этого конкуренция исходила от мобильных приложений и онлайн-альтернатив, в особенности от Google Drive / Apps, который предлагает больше и лучшее сотрудничество, наряду с преимуществами онлайн-хранения данных.

В последние месяцы Microsoft переориентировала Office на борьбу на этих фронтах, выпустив новую версию пакета для iOS и Android, улучшенные веб-приложения, а совсем недавно, в Office 2016, новую версию пакета для настольных компьютеров, которая, кажется, специально разработана для противостоять преимуществам сотрудничества своих конкурентов. В этом отношении Office 2016 только частично успешен; некоторые функции работают хорошо, но многие функции, которые вы хотели бы просто, еще не доступны. Используя его в течение последних нескольких месяцев, он во многом напоминает старые версии Office - он работает хорошо и все еще на голову выше конкурентов, но еще не настолько совместен, как хотелось бы.

На первый взгляд, Microsoft Office 2016 не сильно отличается от последних нескольких версий Office. Да, строка заголовка изменила цвет, а полосы ленты и меню, похоже, были изменены, поэтому они работают лучше, когда вы работаете с планшетом (или любой машиной с сенсорным экраном). Но основные функции не сильно изменились: все команды находятся там, где вы ожидаете, форматы файлов не изменяются, и такие вещи, как макросы и надстройки, также одинаковы. Поскольку я использовал его в течение последних нескольких месяцев, в целом я нашел, что он работает хорошо, но это не большое изменение - пока вы не начнете сотрудничать с другими людьми.

Действительно, основными преимуществами Office 2016 являются улучшенные функции совместной работы и немного больший контроль над ИТ над управлением системой. Из них возможности для совместной работы, которые позволяют двум или более людям работать вместе над документом, действительно выделяются.

В более ранних версиях Office были некоторые функции для совместной работы, но Office 2016 делает это гораздо дальше, позволяя сразу увидеть изменения в документе Word (как пишет кто-то другой). Хотя это большой шаг, функции совместной работы для настольных версий Excel и PowerPoint по-прежнему отсутствуют, хотя Microsoft обещает обновления в ближайшие несколько месяцев.

Совместное редактирование далеко не новая идея. Эта функция выделяла Google Docs несколько лет назад, и с тех пор Microsoft добавила ряд функций для совместной работы в Office, особенно в веб-версиях Office Online. В этих версиях несколько человек могут редактировать один и тот же документ, электронную таблицу или презентацию одновременно. Это отличная функция, полезная для электронных таблиц, где несколько человек могут вводить информацию в разные строки или работать вместе над документом, редактируя разные разделы.

К сожалению, веб-приложения не так мощны, как настольные приложения. В онлайн-версиях отсутствуют мощные функции форматирования; на самом деле, я считаю, что форматирование в сложных документах может испортиться, если вы попытаетесь внести довольно небольшие изменения во внешний вид документа (изменение текста не является проблемой), а в онлайн-версиях отсутствуют макросы, которые есть у многих опытных пользователей. полагаться на настольную версию. Это не значит, что веб-версии плохие, но они определенно не являются заменой настольных версий. То же самое относится и к приложениям для iOS и Android - они хорошо сохраняют форматирование в ваших файлах и удобны в дороге, но для серьезного редактирования и создания документов вы намного лучше на рабочем столе.

Начиная с Word 2013, Microsoft сделала несколько функций для совместной работы доступными в настольных приложениях. В Word 2013 вы видели указание на то, что другие люди редактировали документ, но вы не могли видеть их изменения до тех пор, пока не сохранили (когда они были выделены).

В настольной версии Word 2016 вы не только видите, кто вносит изменения, но и можете видеть эти изменения по мере их ввода. В ходе тестирования я обнаружил, что это работает довольно хорошо, хотя в зависимости от вашего соединения изменения не всегда происходят мгновенно.

Все это требует, чтобы ваш документ хранился в хранилище документов Microsoft, таком как OneDrive или SharePoint. Это будет серьезным ограничением для некоторых людей. Во многих корпорациях общие файлы размещаются на традиционном файловом сервере, и многие пользователи используют службы, отличные от OneDrive, для хранения и совместного использования. Microsoft предлагает бесплатное хранилище OneDrive для всех, и люди, покупающие продукт по подписному плану Office 365, имеют полный доступ к OneDrive. Мне нравится концепция OneDrive, но я определенно заметил проблемы с синхронизацией файлов между ПК и OneDrive; в предварительном тестировании сейчас находится инструмент синхронизации следующего поколения, и я надеюсь, что это скоро решит проблему.

Я часто работаю в общем документе Word (хранящемся на онлайн-сервере SharePoint) с информацией, которую моя команда обновляет. Мы используем полную версию Word для настольных компьютеров, а не веб-приложение, потому что форматирование работает так, как мы ожидаем. Я вижу, где это будет работать намного лучше, когда мы увидим изменения в наборе текста в Word 2016.

Большим недостатком, по крайней мере на данный момент, является то, что для настольных приложений это ограничивается только Word. PowerPoint сохраняет функции совместного редактирования, которые были в версии 2013 года (и похожи на Word 2013), в то время как версия Excel для настольных компьютеров практически не имеет их. Microsoft заявила, что будущие версии Excel и PowerPoint, являющиеся частью Office 2016, получат возможность совместного редактирования в реальном времени в ближайшем будущем, и что эти обновления будут доступны для тех, кто приобретает Office по годовому тарифному плану Office 365, но не для тех, кто покупает автономную настольную версию. В то же время, веб-версии приложений продолжают предлагать совместную работу, что не совсем решает проблему. У меня есть приложения, в которых несколько человек вводят данные в онлайн-версию электронной таблицы Excel, но затем я должен открыть полную версию Excel для расширенного форматирования и макросов.

Word, Excel и PowerPoint

Одна интересная новая функция основных приложений называется «Скажите, что вы хотите сделать», которая отображается в строке меню в Word, Excel и PowerPoint. Например, вы можете просто набрать «добавить таблицу», и это будет сделано, или направить вас к традиционной справочной системе. Я нашел, что это было хорошим дополнением, но явно есть возможности для улучшения. Например, у него еще нет голосового поиска (и при этом он не интегрирован с Cortana в Windows 10), и обычно он предлагает различные варианты меню, а не просто делает что-то для вас.

В Word еще одной интересной функцией является «умный поиск», который вызывает исследовательскую панель с информацией из Википедии и других веб-источников. Вы просто нажимаете на слово или выбираете фазу, а затем выбираете умный поиск во всплывающем меню (которое содержит такие вещи, как вырезание, копирование и вставка). Более ранние версии Word позволяли вам искать слова, переходя в отдельное окно браузера, и имели «область исследования», но с 2016 года это стало более удобным и автономным.

Если вы используете машину с сенсорным экраном и стилусом, теперь вы можете добавить уравнение, рисуя; это не то, чем я занимаюсь, но я вижу, где это может быть полезно.

В Excel наиболее заметные изменения касаются диаграмм, с новыми типами диаграмм, такими как диаграммы Парето и водопад. Он также добавляет некоторые анимации и новую функцию под названием «Прогнозирование». Функции PowerPivot теперь встроены, а не являются надстройками, и вы можете легче публиковать данные в Power BI. Это хорошо для опытных пользователей и в определенных ситуациях, но я предполагаю, что большинству пользователей лучше бы воспользоваться некоторыми недооцененными функциями продукта, которые были представлены в более ранних версиях, такими как выбор диапазона и нажатие Control-Q для вызова быстрый анализ или выбор меню вставки для рекомендуемых диаграмм и сводных таблиц.

Такие программы, как Google Apps, Corel WordPerfect и LibreOffice, в наши дни предлагают очень мощную обработку текста; они не соответствуют Word, но они достаточны для большинства людей. Однако для большинства серьезных пользователей Excel находится в отдельном классе. Microsoft заключила крупную сделку, пообещав, что Office 2016 не увидит изменений в макросах или форматах файлов по сравнению с предыдущими версиями - что очень важно, учитывая важную роль Excel во многих корпоративных настройках.

PowerPoint, кажется, совсем не изменился, хотя функции совместной работы обещаны. Microsoft включает в себя новый инструмент для презентаций Sway, предназначенный для создания веб-страниц, которые можно прокручивать, чтобы выступать в качестве презентаций; это интересно, но я пока не нашел в этом необходимости. Аналогично, в OneNote не так много изменений.

Outlook и другие инструменты

В Outlook больше изменений - опять же с акцентом на совместную работу - хотя я не смог их много протестировать, так как большинство моих коллег все еще используют старую версию. Для бизнес-пользователей он добавляет функцию групп, которая позволяет быстро отправлять сообщения конкретной команде в концепции, которая кажется очень похожей на Slack, и вы можете просматривать эти беседы отдельно в мобильном приложении. Это также позволяет вам легко обмениваться файлами и календарями для команды. Это важная концепция, и я с нетерпением жду возможности увидеть, поможет ли это улучшить связь.

Другие новые функции включают упрощение отправки ссылки на файл OneDrive, а не отправку ее в виде вложения (что-то, что было в веб-приложении в течение некоторого времени), а также функцию «Беспорядок» для корпоративных пользователей, которая собирает почтовые сообщения. что он не считает спамом, но считает, что может иметь более низкий приоритет. Это интересная идея.

Хотя совместная разработка является большой новой функцией, есть несколько других новых дополнений к пакету, особенно для бизнес-клиентов. К ним относятся улучшенная публикация в PowerBI, инструмент бизнес-аналитики, который связан с Excel, и последняя версия Skype для бизнеса. Существует новый инструмент под названием Delve, предназначенный для того, чтобы помочь вам находить важные документы и обмениваться ими, и план действий включает Office 365 Planner, инструмент, помогающий группам организовать свою работу, и кажется гораздо более простым и легким в использовании, чем попытки использовать SharePoint или полномасштабный проект, но пока недоступен. Пока что это интересные идеи, хотя они не кажутся достаточно зрелыми для большинства компаний.

На корпоративном уровне Office 2016 включает улучшенную поддержку предотвращения потери данных и многофакторной проверки подлинности, а также новую опцию развертывания под названием Current Branch for business, которая позволяет ИТ-отделам развертывать важные обновления только три раза в год, предоставляя им больше времени для тестирования., В соответствии с этим планом первая версия Office 2016 будет развернута для бизнес-пользователей в феврале следующего года с функциями первоначального общего выпуска и новыми обновлениями безопасности.

Вы должны обновить?

Если у вас есть такой же повсеместный продукт, как Office, для большинства пользователей реальный вопрос - стоит ли это обновление или нет. Если вам просто нужно базовое редактирование, бесплатные мобильные версии или альтернатива, такая как LibreOffice или Google Apps, будут соответствовать вашим потребностям; они не такие мощные, но они, безусловно, дешевле. Если вы просто отдельный пользователь Office, который редко обменивается файлами, в этой версии их не так много; вы, вероятно, не заметите большой разницы в сохранении существующего Office. Модель подписки Office 365 предоставляет вам обновленную версию плюс хранилище OneDrive, но старая модель одноразовой покупки может оказаться дешевле, если вам не нужны новые функции.

Для малого бизнеса дополнительные функции совместной работы будут хорошими, но, опять же, многие из них еще не полностью выпечены. Для предприятий, имеющих корпоративное соглашение или план подписки, новая версия является более очевидным обновлением, но я, конечно, вижу аргумент для ожидания, пока не будут проработаны некоторые изгибы совместного редактирования Word или пока Excel не получит эти функции.

Суть в том, что Office остается самой мощной программой в своей категории, и кажется, что она направлена ​​в правильном направлении, но я бы хотел, чтобы некоторые новые функции для совместной работы были более зрелыми, чем в этом выпуске.

Для получения дополнительной информации см. Обзор Office 2016 от PCMag.