Быстрый старт: настройте базовую CRM за 10 простых шагов

Базовая CRM - это выбор редакции PCMag для программного обеспечения CRM. Выложенная серия видеороликов предназначена для быстрой и простой работы с Base CRM. Он проведет вас через все начальные этапы настройки, организации и использования вашей учетной записи. В этой статье мы разберем такие задачи, как настройка каналов продаж, настройка управления потенциальными клиентами и настройка автоматических действий.

Содержание

• Шаг первый: обзор панели
• Шаг второй: персонализация ваших уведомлений
• Шаг третий: лиды против контактов
• Шаг четвертый: создание и управление сделками
• Шаг пятый: настройка ваших конвейеров продаж
• Шаг шестой: Добавление пользовательских полей
• Шаг седьмой: планирование встреч
• Шаг восьмой Создание и назначение задач
• Шаг девятый Интеграция вашей электронной почты
• Шаг 10 Настройка автоматических действий

Обзор панели мониторинга Персонализация уведомлений по сравнению с контактами Создание и управление сделками Настройка конвейеров продаж Добавление настраиваемых полей Планирование встреч Создание и назначение задач Интеграция электронной почты Настройка автоматических действий

Шаг первый: обзор панели

Узнайте, как использовать панель управления Base CRM в этом коротком видео, включая обзор активности учетной записи, сводную информацию о конвейере и параметры фильтрации. Существует три типа профилей Base CRM, каждый из которых имеет разные разрешения: Пользователь, Менеджер и Предприятие. Профиль пользователя может видеть только свою собственную активность, менеджер может видеть свою активность и активность своих прямых отчетов, а корпоративные пользователи могут видеть активность для целых групп.

В противном случае информационные панели выглядят одинаково во всех профилях, с конвейером и сводкой сделок в левой части, активностью учетных записей в центре и задачами и встречами в правой части. Новым дополнением к пользовательскому интерфейсу является универсальная кнопка «Добавить», с помощью которой можно добавлять новые контакты, потенциальных клиентов и другие записи с любого экрана, включая панель инструментов.

Вы можете просмотреть информацию о ваших сделках на верхнем уровне, отфильтрованную по конвейеру, а также активность за последние 30 дней, включая подсчет сделок, которые были выиграны и проиграны или помечены как неквалифицированные. Активность аккаунта организована по заметкам, выполненным задачам и сделкам. В этом столбце вы будете видеть каждый раз, когда кто-то добавляет новую сделку, контакт, заметку, задачу или изменяет статус или стадию сделки или сделки. Наконец, задачи и предстоящие встречи находятся на правой стороне; просроченные задачи отображаются красным цветом. Посмотрите видео с советами по фильтрации контента и настройке панели мониторинга в соответствии со своими потребностями.

Шаг второй: персонализация уведомлений

В этом видео рассказывается, как управлять уведомлениями. В Базовой CRM существует три различных типа уведомлений: предустановленные уведомления, персонализированные уведомления и веб-уведомления.

Предустановленные уведомления включают в себя действия программного обеспечения, например, когда вам назначены лидерство, сделка или задача, а также напоминания о встречах и задачах. Существуют также системные уведомления, например, когда импорт или экспорт завершен или когда из формы захвата создается новое преимущество. Для каждого из них вы можете выбрать веб-оповещение, уведомление по электронной почте или отключить уведомления.

Пользователи могут создавать персонализированные уведомления, связанные с лидами, контактами и предложениями. Для каждого из них вы сначала выбираете фильтр, например, лиды, принадлежащие к определенным командам или пользователям, или сделку, которая находится на определенной стадии. Затем вы выбираете триггер. Например, вы можете получить предупреждение, когда задача добавляется в новую сделку или когда изменяется стадия сделки в конвейере. Уведомления могут иметь более одного триггера. Вы можете получать веб, электронную почту и мобильные оповещения.

Наконец, пользователи, которые подписались на Base Voice или интегрированы с другим поставщиком услуг голосовой связи, могут подписываться на веб-уведомления о входящих вызовах и текстовых сообщениях. Base Voice включает в себя уникальный номер телефона и автоматически записывает звонки и сообщения на лиды и контакты.

Шаг третий: лиды против контактов

Если вы новичок в CRM, то у вас может возникнуть путаница, когда речь идет о лидах и контактах. В Base CRM лидерство - это ведущий человек, компания или бизнес-возможности, которые еще не включены в процесс продаж. К ним относятся люди и компании, которые вы обнаружили в сети, но с которыми вы еще не заключили коммерческую сделку. Лидеры все о потенциале. Как только потенциальные клиенты проявляют интерес к продукту или услуге, они могут быть преобразованы в контакт. Контакт также может быть кем-то, с кем вы имели дело в прошлом, и, вероятно, предложит повторный бизнес.

Вкладки Lead и Contact в Base CRM выглядят и работают одинаково с различными фильтрами поиска. Ссылки делятся на три категории: новые, рабочие и неквалифицированные. Контакты делятся между потенциальными клиентами и клиентами. Контакты могут быть связаны с одной или несколькими сделками. Как для потенциальных клиентов, так и для контактов вы можете видеть связанные задачи и встречи в их записи, а также связанные документы. Ссылки могут быть преобразованы в контакты, но это действие нельзя отменить.

Шаг четвертый: создание и управление сделками

Сделки - это возможности продажи, связанные с лидерством или контактом. Они проходят через ваш торговый канал, который представляет ваш процесс продаж. Каждый конвейер заканчивается на одном из трех закрытых этапов: выиграл, проиграл или неквалифицирован. Выигранный и проигранный говорят сами за себя; пометить сделку как неквалифицированную означает, что она не была полностью отклонена. Безусловные причины могут касаться сроков, бюджета, реорганизации компании или любого другого элемента, который находится вне вашего контроля. Эти три корзины для сделок помогают отслеживать ваш успех и лучше ориентироваться на вашу команду продаж.

На странице «Сделки» вы можете увидеть, сколько сделок на каждом этапе процесса. Как лиды и контакты, вы также можете фильтровать предложения по любому из полей, которые вы используете. В записи о сделке вы можете увидеть, какой контакт, лидер или компания связаны с ним, последние действия, а также их ценность и процент вероятности. Любые связанные задачи или встречи также отображаются. Вы также можете изменить этап сделки здесь.

Шаг пятый: настройка ваших конвейеров продаж

Торговые трубопроводы состоят из этапов. Базовая CRM имеет шесть этапов из коробки, но вы можете добавить или удалить любую, которую вы не планируете использовать. Вы также можете переименовать и изменить порядок этапов в зависимости от процессов вашей компании. Есть два типа этапов: активный и закрытый. В то время как вы можете переименовать любой из трех закрытых этапов, которые по умолчанию выбраны как выигранные, проигранные и неквалифицированные, вы можете удалить их или добавить больше.

Если у вас есть несколько каналов продаж, вы можете настроить каждый из них на разных этапах. Таким образом, если вы продаете как продукты, так и услуги, у вас могут быть конвейеры, подходящие для каждого процесса.

Шаг шестой: Добавление пользовательских полей

У потенциальных клиентов, контактов и сделок есть множество полей по умолчанию, но этого не всегда достаточно. Пользовательские поля позволяют собирать и хранить дополнительную информацию о ваших потенциальных клиентах, которая является уникальной для вашего бизнеса. Базовая CRM имеет множество опций настраиваемых полей. Вы можете создавать поля для одной строки текста, абзаца текста, флажка, раскрывающегося меню, меню с множественным выбором, даты, адреса электронной почты, телефона, адреса и URL-адреса. Вы можете добавить столько настраиваемых полей, сколько захотите, и в раскрывающемся меню с несколькими вариантами выбора до 500 вариантов.

Шаг седьмой: планирование встреч

Базовая CRM поставляется с функцией календаря, и вы также можете интегрировать один или несколько календарей Google с вашей учетной записью. Вы должны выбрать один календарь по умолчанию, который вы можете редактировать. Встречи из календарей не по умолчанию отображаются серым цветом. Когда вы создаете встречу, вы можете связать ее с лидерством, сделкой или контактом. Просто начните вводить имя, и Base CRM предложит любые подходящие записи.

Эти назначения будут отображаться в записи о лидерстве, контакте или сделке. Сохранение встречи добавляет его в календарь и рассылает приглашения другим участникам. Вы можете загрузить логотип своей компании, чтобы он отображался во всех приглашениях. Вы также можете добавлять встречи со страниц контактов, контактов или сделок. Просматривая встречу, вы можете увидеть, какие участники приняли и отклонили ваше приглашение.

Шаг восьмой: создание и назначение задач

В Базовой CRM все задачи связаны со сделками. Вы можете добавлять задачи на вкладке «Календарь» или «Задача» или непосредственно из записи о потенциальном клиенте, контакте или сделке. Задачи имеют крайние сроки и дополнительные напоминания, которые могут быть отправлены за одну неделю, один день, один час, 30 минут, 15 минут или пять минут до даты исполнения или в точное время срока исполнения. Просроченные задачи отображаются красным цветом. В зависимости от ваших разрешений вы можете назначать задачи себе или другим пользователям.

Шаг девятый: интеграция вашей электронной почты

Base CRM имеет инструмент электронной почты, но он также интегрируется с Gmail и другими поставщиками электронной почты. Интеграция вашей учетной записи электронной почты означает, что сообщения с контактами и контактами автоматически регистрируются, что дает вам время для более важной работы. Ваша учетная запись электронной почты будет синхронизироваться двумя способами: сообщения электронной почты, которые вы отправляете в Base CRM, будут отображаться в вашем почтовом клиенте и наоборот. Базовая CRM отправит вам электронное письмо после завершения начальной синхронизации электронной почты.

Ваша электронная почта разделена на четыре папки: Входящие, Неотслеженные, Отправленные и Архивные. Ваш почтовый ящик содержит электронные письма, которые связаны с лидами, контактами и предложениями в вашей учетной записи. Неотслеживаемые письма - это те, которые не связаны с вашей учетной записью. Из этой папки вы можете добавить электронное письмо в качестве ведущего или контакта. В папке «Отправленные» вы можете увидеть, было ли просмотрено электронное письмо и сколько раз оно было просмотрено. Таким образом, вы можете идентифицировать сообщения, которые могут быть повреждены или отправлены на неправильный адрес электронной почты. Вы можете удалять сообщения или архивировать их, когда они перестали быть важными.

Шаг 10: Настройка автоматических действий

Если вы снова и снова выполняете одну и ту же задачу, то почему бы не автоматизировать ее? Base CRM имеет несколько опций для автоматического создания задач на основе определенных событий. Вы должны быть пользователем уровня администратора, который является администратором учетной записи для создания автоматических действий. Примеры включают создание задач, когда сделка переходит на новый этап, или обновление настраиваемого поля при создании новой сделки. Сначала вы выбираете событие, которое будет запускать действие. Возможны следующие варианты: при создании нового потенциального клиента, при создании нового контакта, при создании сделки или при перемещении сделки на другой этап. Некоторые из этих событий имеют более детализированные параметры, такие как фильтрация по компании, конвейеру или стадии сделки.

Затем вы решаете, какой должна быть задача, назначаете ее пользователю и при необходимости добавляете дату выполнения. Вы можете создать несколько задач для одного автоматизированного действия.